Виды банковских документов и порядок их хранения. Банковские документы

Налогообложение по инвестиционным операциям Довольно часто частных инвесторов разочаровывает слишком низкая реальная прибыль от инвестиций по сравнению с тем, на что они могли бы рассчитывать. Причиной несоответствия являются не только неверно выбранные

14. Оцифровка Визуальная документация за рамками встречи Представьте, что встреча, которую вы планировали, подошла к концу. Скорее всего, она была частью большого процесса или проекта, работа в рамках которого нуждается в систематичности, в противном случае добиться

ДОКУМЕНТАЦИЯ Нового работника попросят принести форму по подоходному налогу с предыдущего места работы. Затем работнику могут быть выданы разнообразные документы, в том числе правила и литература по технике безопасности, книга с правилами, принятыми в данной компании,

В процессе осуществления своих функций учреждения банков выполняют огромное количество различных операций. Только при правильной организации учетно-операционной работы банки могут выполнять возложенные на них функции. Банковский учет является составной частью системы народно-хозяйственного учета. От его постановки, правильности ведения зависит своевременность и правильность выполнения отдельных операций. Кроме того, это отражается и на состоянии учета обслуживаемых предприятий и организаций, т.к. банк даёт соответствующим клиентам выписки из лицевых счетов.

Одним из принципов бухгалтерского учета, в том числе и банковского, как части единой системы народнохозяйственного учета, является обязательное наличие документа, на основании которого выполняется соответствующая операция.

Документ - слово латинское. Оно означает доказательство, свидетельство.

Банковской документацией называется совокупность документов, содержащих необходимые данные для оформления и учета отдельных операций, а также подтверждающих их законность.

Итак, следовательно, документ, используемый банком должен:

• Являться основанием для выполнения определенной операции, подтверждением ее законности;
• Должен содержать все необходимые данные, информацию о характере содержания операции.

Как уже отмечалось, учреждения банков выполняют большой объем различных операций. Это предъявляет особые требования к построению банковской документации. Формы этих документов должны быть приспособлены к автоматизации учета, что достигается путем стандартизации и унификации форм документов. Под стандартизацией понимается построение форм документов для определенных операций по единым образцам. Под унификацией же - максимальное сокращение количества таких образцов и объединяемых ими форм.

Формы документов, которые хозорганы представляют учреждениям банков, включены в унифицированную систему денежно-расчетных документов. Применение унифицированной системы денежно-расчетных документов значительно облегчает работу банковских работников по обработке документов, дает возможность шире использовать средства вычислительной техники.

По некоторым операциям, например, эмиссионным, применяются документы специфических форм (для оформления выпуска или изъятия денег из обращения и др.). Для составления документов используются стандартные бланки. Они изготовляются типографским способом (например, платежные требования, платежные поручения и др.).

Денежно-расчетные документы могут быть составлены на электронных вычислительных машинах. Но расположение в них данных должно соответствовать стандартной форме бланка документа, используемого для оформления данной операции.

Для того, чтобы документы могли быть использованы для выполнения определенных операций, они должны иметь данные, раскрывающие содержание этих операций, т.е. они должны иметь соответствующие реквизиты. Основные реквизиты, которые применяются в банке, регламентированы Положением о расчетных документах. Этим положением предусмотрены также правила и сроки оформления документов, ответственность работников, подписавших их.

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты:

1. Наименование документа (платежное требование, платежное поручение и т. д.);
2. Номер формы документа;
3. Номер документа и дата его составления;
4. Наименование и местонахождение хозограна, получающего средства и обслуживающего его банка;
5. Наименование и местонахождение клиента, получающего средства и обслуживающего его банка;
6. Номера счетов клиентов-участников данной операции;
7. Содержание операции;
8. Сумма операции;
9. Коды для обработки информации на вычислительных машинах;
10. Подписи должностных лиц клиента, составившего документ и оттиск его печати;
11. Подписи соответствующих работников банка.

Номера документов могут быть напечатаны типографский (например, на чеках), проставлены клиентами и работниками банка. Документы имеют строго унифицированные стандарты в содержании, размещении и заполнении реквизитов. Это чрезвычайно важно для контроля и машинной записи операций.

В правой части лицевой стороны документа приводятся данные, необходимые для ввода в вычислительную машину. Бланки документов заполняются обычно на машинах. Некоторые документы заполняются от руки с соблюдением ряда требований (например, денежные чеки). Документы, на основании которых будут совершаться операции, обязательно имеют контировку, т.е. в них обозначены номера счетов, по которым отражаются суммы. Контировка - это бухгалтерская проводка по счетам.

Для того, чтобы сократить трудоемкость оформления операций, избежать дублирования в оформлении документов, банк с максимальной возможностью использует те документы, которые представлены клиентами. Это ведет к сокращению издержек, связанных с оформлением документов. Например, отдельные части объявлений на взнос наличными остаются у кассиров расходных касс, передаются ответственным исполнителям и клиентам.

Клиенты снабжаются бланками документов, изготовляемых типографическим способом, либо банком (например, объявления на взнос наличными) либо же заказывают бланки в типографии по формам, сообщаемым банком. Для банковских учреждений бланки документов изготовляются централизованно. Документы могут составляться предприятиями и организациями, т.е. клиентами. В этом случае их так и называют клиентскими (платежные требования, поручения и т.д.).

Часть же документов составляется учреждениями банков. К таким документам, называемым банковскими, относятся авизо, мемориальные ордера, приходные и расходные внебалансовые ордера и др.

Денежно-расчетные документы по характеру отражаемых операций подразделяются на три группы:

1. кассовые;
2. мемориальные;
3. внебалансовые.

К кассовым относятся такие документы, которыми оформляются движения наличных денег, т.е. их прием или выдача из кассы банка. Соответственно эти документы подразделяются на приходные и расходные.

К приходным кассовым документам относятся:

1. объявления на взнос наличными в кассы банка;
2. приходные кассовые ордера.

К расходным кассовым документам относятся:

1. денежные чеки;
2. расходные кассовые ордера.

Объявления на взнос наличными применяются в тех случаях, когда клиенты вносят наличные деньги в кассы банка на расчетные, текущие и другие счета. В зависимости от формы платежа и вносителя наличных денег применяются различные формы объявлений. Эти формы отличаются реквизитами, количеством экземпляров. Объявления на взнос в бюджет налоговых и других платежей должны содержать данные бюджетной классификации и т.д.

При инкассации денег применяются препроводительные ведомости. В них кроме реквизитов объявлений даётся покупюрная опись денег. При приёме наличных денег банк выдает вносителю квитанцию. Она может быть оформлена на отдельном бланке или на отдельной части бланка. Кассовые приходные ордера применяются реже. Например, при выполнении банком эмиссионной операции - выпуск денег в обращение. Денежные билеты и монет на основании специальных разрешений передаются из резервных фондов денежных билетов и монет в оборотную кассу учреждения банка.

Денежный чек

Основным расходным кассовым документом является денежный чек.

Денежный чек - это письменный приказ предприятия или организации, т.е. владельца счета в банке о выплате указанной в чеке суммы чекодержателю, иными словами предъявителю чека. Чеки выписываются на специальных бланках, которые являются бланками строгой отчетности.

Кассовые расходные ордера применяются при выплате пенсий, переводов, выдаче денег на заработную плату работникам банка, сумм на командировочные расходы и т.д.

Мемориальные документы - наиболее многочисленная группа документов. Они используются, главным образом, при безналичных перечислениях средств с одного счета в банке на другой.

Мемориальные документы составляются как клиентами, так и банком. Основными клиентскими документами являются: платёжные поручения, расчетные чеки, реестры платежных требований и чеков, заявления на выставление аккредитива, на выдачу чековых книжек и другие.

К мемориальным документам, составленным банком, относятся мемориальные ордера (раньше к ним относились также авизо по взаимным межбанковским расчетам). Платежное требование - это расчетный документ, содержащий требование поставщика (получателя) о переводе ему через банк средств со счета плательщика за отгруженные товарно-материальные ценности или указанные услуги. Платёжные требования применяются при акцептной форме в одногородних и иногородних расчетах.

Бланки платёжных требований используются также и в других случаях. В частности, на них составляются реестры товарно-транспортных документов, предъявляемых поставщиками к оплате с открытых аккредитивов, инкассовые поручения по исполнительным документам и др.

Платежное поручение - это распоряжение плательщика своему банку о перечислении указанной в нем суммы с его счета на счет получателя средств. Счета участников расчетов могут находиться как в одном, так и в разных одногородних или иногородних учреждениях банка. Платёжные поручения применяются при оплате товарно-материальных ценностей, оказанных услуг в одногороднем и иногороднем обороте и по нетоварным обязательствам. Особенно широко поручения применяются по нетоварным обязательствам (платежам в государственный бюджет, перечислению средств на капитальное строительство, в фонды предприятий и т. д.).

Расчетный чек

Расчетный чек - в отличие от денежного чека используется только для перечисления средств с одного счета на другой в безналичном порядке. Наличные деньги по этим чекам не выдаются.

Расчетный чек - расчетный документ-поручение чекодателя своему банку о перечислении указанной в нем суммы с его счета на счет предъявителя чека или чекодержателя.

В соответствующих темах курса будут подробно рассмотрены различные виды оформляемых предприятиями и организациями мемориальных документов. Авизо по межфилиальным расчетам традиционно являлось банковским документом. Это поручение, даваемое одним учреждением банка другому о выполнении указанной в нем операции. Например, банк, обслуживающий плательщика, списав на основании расчетного документа сумму платежа со счета плательщика, дает поручение иногороднему банку, обслуживающему поставщика, зачислить сумму на его счет. До 2002г. авизо составлял Центральный банк (Центр расчетов) от имени коммерческого банка.

Мемориальный ордер - это составляемый учреждением банка документ, в котором дается характеристика совершаемой учетной операции и указывается корреспонденция затрагиваемых ею счетов. Например, при частичной оплате платёжного требования из-за недостаточности средств у плательщика, банком оформляется мемориальный ордер.

К внебалансовым документам, являющимся банковскими, относятся приходные, расходные и приходно-расходные внебалансовые ордера. Все рассмотренные документы имеют большое контрольное значение. Поэтому учреждения банков должны обеспечить их строгую сохранность. Ответственность за правильное хранение документов возлагается на руководителя учреждения банка и главного бухгалтера.

Но прежде чем документы отправить на хранение, их необходимо систематизировать и сформировать в специальные папки. Это следует сделать таким образом, чтобы при возникновении, например, претензий хозоргана или при получении запроса от другого учреждения, банка, при ревизии и т.п. можно было легко и быстро найти соответствующий документ. В учреждениях банков установлен специальный порядок формирования документов.

В процессе отражения в учете выполняемых в течение дня операций работники банка осуществляют подборку и систематизацию используемых документов. Отдельно подбираются кассовые, внебалансовые и мемориальные документы. Кассовые и внебалансовые с подразделением на приходные и расходные, а мемориальные - по номерам дебетованных балансовых счетов. Мемориальные документы могут быть сформированы в порядке возрастания номеров кредитованных счетов. По некоторым операциям один документ может затрагивать по дебету или кредиту несколько счетов. Такие документы со сложной контировкой помещаются после всех мемориальных документов.

После этих документов находятся внебалансовые ордера по счетам, не учитываемым в книгах кладовой. Например, приходные и расходные ордера, относящиеся к расчетным операциям. Внебалансовые документы подбираются в возрастающем порядке номеров внебалансовых счетов. Причем сначала помещаются документы, которыми оформляются приходные операции, после них - расходные внебалансовые ордера и затем приходно-расходные.

При формировании документов учитываются сроки их хранения. Поэтому документы, по которым установлены были длительные сроки хранения, помещаются в отдельные папки. К этой группе относятся:

1. Кассовые документы.
2. Мемориальные документы, внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним по вкладам граждан и военнослужащих.
3. Мемориальные и кассовые документы по ссудам, выдаваемым индивидуальным заемщикам на жилищное строительство и на другие цели.
4. Мемориальные документы, внебалансовые приходные и расходные ордера со всеми приложениями к ним по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой и по расчетам в иностранной валюте.

Для удобства ревизии отдельно брошюруются документы по операциям самих банков с основными фондами, их капитальными вложениями, доходами и расходами и другими внутрибанковскими операциями.

Кассовые документы и внебалансовые ордера располагаются в следующей последовательности: кассовые приходные, расходные документы, затем внебалансовые приходные и расходные ордера.

В общие папки мемориальных и кассовых документов помещаются справки о суммах документов по дебету каждого балансового счета, приходу и расходу каждого внебалансового счета, сформированные в отдельных папках. Эти справки подписываются главным бухгалтером учреждения банка или его заместителем. Формирование документов производится, как правило, ежедневно после совершения всех бухгалтерских записей, составления материалов аналитического и синтетического учета и их сверки.

Документы с длительным сроком хранения с разрешения руководителя учреждения банка могут формироваться в другие сроки. В порядке формирования этих документов имеются некоторые особенности.

Формирование документов производится специальным работником. Кассовые документы формирует кассир. Сформированные документы брошюруются. Затем сброшюрованные документы подсчитываются на вычислительной машине. Суммы подсчета сверяются с итогами оборотов в бухгалтерском журнале или сводке оборотов (с учетом соответствующих корректив). Итоги подсчета внебалансовых документов так же сверяются с бухгалтерским журналом. Ленты подсчета прилагаются к сброшюрованным документам.

На обложке папок указывается количество и сумма сброшюрованных документов. Папки сброшюрованных документов хранятся учреждениями банков в соответствии с Правилами введения бухучета и отчетности в учреждениях банков. Кассовые документы за последние двенадцать месяцев и мемориальные документы за текущий месяц хранятся в кладовой или в несгораемых шкафах бухгалтерии. Мемориальные документы за истекшие месяцы до сдачи их в архив хранятся в текущем архиве бухгалтерии, оборудованном железными шкафами, ящиками, стеллажами.

Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся по требованиям, подписанным главным бухгалтером учреждения банка или его заместителем.

От организации работы учетно-операционного аппарата во многом зависят правильное завершение расчетных операций, своевременное зачисление средств на счета предприятий и организаций, укрепление их расчетной и платежной дисциплины, обеспечение сохранности государственных средств. Поэтому четкая организация работы учетно-операционного аппарата банка приобретает особое значение в настоящее время при переходе предприятий и организаций на новые условия хозяйствования исходя из требований рыночной экономики.

Все банковские операции с точки зрения бухгалтерского учета появляются лишь тогда, когда появляется соответственный первичный документ, оформленный в соответствии с требованиями учета. Нет документа - нет операции, это аксиома бухгалтерского учета.

Таким образом, первичные документы предназначены для оформления операций. Рассмотрим классификацию первичных документов. Их удобно разделить на кассовые, мемориальные и прочие. С внешним видом первичных документов можно ознакомиться в приложениях. Перечислим их и рассмотрим их основное предназначение.

Кассовые первичные документы предназначены для оформления наличных операций. Основными кассовыми документами являются:

Объявление на взнос наличных предназначено для оформления поступления наличных денег от клиентов юридических лиц в кассу банка.

Денежный чек предназначено для оформления снятия наличных денег клиентами юридическими лицами из кассы банка.

Приходный ордер предназначен для оформления поступления наличных денег от клиентов физических лиц в кассу банка. Служит для оформления как рублевых, так и валютных платежей (валютный приходный ордер).

Расходный ордер предназначен для оформления снятия наличных денег клиентами физическими лицами из кассы банка. Служит для оформления как рублевых, так и валютных платежей (валютный расходный ордер).

Мемориальные первичные документы предназначены для оформления безналичных операций. Учитывая банковскую и экономическую специфику мемориальных документов по количеству и разновидностям намного больше чем всех остальных. Мемориальный означает безналичный. Основными мемориальными документами являются:

Платежное поручение - это безусловное поручение на перечисление денежных средств от плательщика получателю. Используется для внешних расчетов в российских рублях.

Мемориальный ордер это простейший документ, оформляющий безналичную операцию внутри банка в рублях.

Обе эти документа часто используются в своих сводных разновидностях, когда они оформляют не одну операцию, а сразу много, например сводное платежное поручение или сводный мемориальный ордер. Так последним оформляется большое количество банковских операций.

Помимо этих документов в качестве первичных могут использоваться также следующие документы:

Платежный ордер - разновидность мемориального ордера, которая используется при операциях с неоплаченными платежами, находящимися в картотеке банка (во внебалансовом учете).

Аккредитив - условное поручение об осуществление платежа. Клиент определяет условия, банк проверяет их выполнение и если все нормально осуществляет платеж получателю.

Платежное требование, инкассовое поручение - безусловное требование по списанию средств со счета плательщика в пользу получателя. Посредством этих первичных документов банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), и инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

Платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя). В практике коммерческих банков используется не часто, в основном при оплате коммунальных расходов. Активно используется в системе Сберегательного банка.

Кредитные документы - предназначены для оформления выдачи/возврата кредитов, в случае, когда не используются документы, описанные выше (мемориальный ордер, платежное поручение). Например, распоряжение руководства банка о выдаче кредита, может выступать как непосредственный первичный документ.

Сообщения платежных и торговых систем - используется также как первичные документы. Речь идет, прежде всего, о сообщениях системы SWIFT, которая используется в основном для проведения разнообразных расчетных операций в иностранной валюте. Например, аналогом платежного поручения в валюте, является сообщение МТ103 (клиентский перевод). Также основанием для проведения операций, являются сообщения карточных платежных систем (VISA, MasterCard, American Express) и торговых систем (РТС, Reuters, Bloomberg).

Различные ведомости предназначены для отражения групповых операций, например ведомость начисления процентов. Являются первичными документами и не требуют создания других документов, по своей сути являются разновидностью сводных мемориальных ордеров.

К прочим первичным документам можно отнести:

Мемориальный ордер по выдачи ценностей.

Внебалансовый ордер.

Заявка на подкрепление кассы через корсчет.

Заявка на получение аванса для кассы.

Разнообразные квитанции.

В правилах бухгалтерского учета (№ 205-П) есть список условных обозначений документов, он представлен ниже. Цифровые условные обозначения используются непосредственно в самих первичных документах, соответствующее поле называется вид операции.

Перечень условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в кредитных организациях

Условные Наименование документов, по которым отражены обозначения операции документов (шифры операций) 1 Списано, зачислено по платежному поручению 2

Оплачено, зачислено по платежному требованию 3

Оплачен наличными денежный чек 4

Поступило наличными по объявлению на взнос наличными 5

Оплачено, зачислено по требованию-поручению 6

Оплачено, зачислено по инкассовому поручению 7

Оплачено, поступило по расчетному чеку 8

Открытие аккредитива, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного аккредитива 9

Списано, зачислено по мемориальному (расходному, приходному кассовому) ордеру 10

Документы по погашению кредита, кроме поименованных выше 11

Документы по выдаче кредита, зачислению кредита на счет, кроме поименованных выше 12

Зачислено на основании авизо 13

Расчеты с применением банковских карт 16 Списано, зачислено по платежному ордеру

Все первичные документы должны быть оформлены строго в соответствии с требованиями нормативных инструкций, без помарок и исправлений.