Законодательство не предъявляет строгих требований к оформлению распоряжения руководителя, однако на практике сложилась определенная структура этого документа. Обычно он содержит объясняющую и собственно распорядительную часть. Образец распоряжения, инструкцию по его составлению можно найти в статье.

Зачастую эти виды документов объединяют, полагая, что приказ и распоряжение – это одно и то же. На практике так часто и бывает, однако важно понимать, что:

• приказ выпускается только от имени директора всего предприятия;
• распоряжения издают руководители филиалов, обособленных подразделений компании.

Также распоряжения могут подписывать и начальники цехов, менеджеры отделов и др. Поэтому подписание приказа – это исключительное полномочие директора, а остальные руководящие сотрудники могут издавать только распоряжения. При этом директор практически всегда подписывает приказ только лично, однако таким правом обладает и другой сотрудник, который официально уполномочен на это (имеет действующую доверенность).

Суть и виды распоряжения

Назначение распоряжения руководителя может быть разным, и в зависимости от этого можно условно выделить 2 его вида:

1. Предлагающее – менеджер проявляет инициативу и вносит деловое предложение на рассмотрение своего начальника (директора по предприятию).
2. Обязывающее – документ содержит приказную часть, в которой излагаются требования к определенным отделам, конкретным сотрудникам и т.п. К такому типу распоряжений относится большинство документов.

Структура и образцы распоряжения

Несмотря на отсутствие единой формы распоряжения, обычно документ составляется согласно такой структуре:

1. Название компании.
2. Номер распоряжение (обычно нумерация сквозная в этой категории документов, новый порядок начинается с января следующего года).
3. Место и дата подписания.
4. Обоснование решения: обычно начинается со слов «В связи с» либо: «Во исполнение», «На основании», «В соответствии».
5. Распорядительная часть: начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ», которое принято прописывать только заглавными буквами.
6. Отметка о том, кто будет контролировать исполнение распоряжения – конкретный сотрудник, несколько сотрудников либо сам руководитель: «Контроль за исполнением оставляю за собой».
7. Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

Готовый образец документа, на который можно ориентироваться при составлении своего распоряжения, выглядит так.

Как оформляется и сколько хранится документ

Технически текст можно составить как от руки (ручкой синего или черного текста), так и набрать на компьютере. При этом собственноручная подпись ставится обязательно (факсимиле использовать недопустимо), а печать ставится только в том случае, если это прямо предусмотрено нормативными актами самой компании.

Документ, как правило, составляется в количестве 1 оригинального экземпляра. Копию при необходимости может снять любой сотрудник, который должен выполнить поручение согласно этому распоряжению. По истечении срока исполнения либо после завершения задачи документ отправляют в архив для хранения. Срок хранения зависит от вида регулируемой деятельности:

• основная деятельность – постоянно;
• вопросы административно-хозяйственного характера – 5 лет;
• по сотрудникам (личному составу) – 75 лет.

Реквизиты документа (номер, дата, название) всегда фиксируются в журнале учета внутренней документации.

Порядок согласования текста распоряжения

В большинстве случаев текст распоряжения необязательно согласовывать с директором, поскольку документ составляется «в развитие» недавно вышедшего приказа. Например, директор приказал оптимизировать расходы, в связи с чем руководитель каждого из филиалов издает серию распоряжений об инвентаризации, изучении использования рабочего времени, выявлении причин недовыполнения плана и т.п. Поэтому предполагается, что распоряжение составляется как вариант детализации общего приказа, и директор знает об этом.

Однако если инициатива исходит от самого руководителя, и его распоряжение не является реакцией на вышедший приказ, согласование текста документа с директором обязательно.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Особенностью распоряжений является то, что они издаются для решения оперативных вопросов основной деятельности, и это существенно сужает сферу применения данного вида документа при реализации распорядительных функций. Решение основных задач, стоящих перед организацией, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы управления вместо приказов соответственно принимают решения и постановления. Распоряжения часто издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных правовых актов и поручений вышестоящих органов. Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями обусловлено необходимостью оперативного разрешения возникающих задач управления, что позволяет существенно сузить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, предоставляя им, таким образом, возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач.

Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управление которыми осуществляется на основе принципа единоначалия. Согласно сложившейся практике издание распоряжений происходит, как правило, в организациях, занятых в сфере производства и имеющих сложную структуру. В иных организациях издание распоряжений нецелесообразно.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих целях должны издаваться (приниматься) приказы, постановления, решения).

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

Заголовок к тексту;

Подпись;

Регистрационный индекс.

Заголовок распоряжения включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Текст распоряжения обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть распоряжения не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение распоряжения предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты распоряжения излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.

Распорядительная часть распоряжения заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением распоряжения возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим.

Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).

Проекты распоряжений подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты распоряжений в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.

Регистрируются распоряжения отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей , указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной , начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

«АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе: Главного юрисконсульта – 1 штатная единица Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы 2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001. Главный бухгалтер Помощник генерального директора по коммерческим вопросам Главный юрисконсульт Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управления На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)» ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы. 3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001. Генеральный директор В.С.Семенов Руководитель службы ДОУ В.Н.Кораблева Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года;	5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

К локальной управленческой документации относят распоряжения. Они действуют строго внутри одного предприятия или организации и распространены как в коммерческом секторе, так и в бюджетных учреждениях.

Нередко руководители отдают распоряжения в устной форме. Такое решение отрицательно сказывается на работе фирмы, так как наемные сотрудники могут просто проигнорировать указы начальства, не оформленные должным образом. Привлечь к дисциплинарному взысканию за это невозможно.

Кто может писать распоряжения?

Приказы могут издавать только руководители предприятия или иные лица, наделенные соответствующими полномочиями (например, представители, действующие по доверенности). Написание распоряжений находится также в компетенции глав структурных подразделений:

1. Начальников филиалов.
2. Руководителей отделов.

При этом распоряжение может распространяться только на сотрудников, находящихся в непосредственном подчинении у лица, издавшего соответствующий документ. Чаще всего дополнительного согласования с дирекцией предприятия не требуется. Правильно написанное распоряжение должно включать обоснование (например, указывают норму закона, в связи с которым возникла необходимость составить новый документ).

Как написать распоряжение?

Сейчас единого унифицированного стандарта в написании распоряжений не существует. Организации обладают полным правом составлять их в произвольном виде. Для упрощения документооборота внутри компании распоряжение оформляют с учетом определенных правил:

1. Вписывают дату издания.
2. Присваивают номер.
3. Указывают наименование организации.
4. Вносят обоснование издания.
5. Указывают сотрудника, в отношении которого выходит документ (или целый отдел).
6. Устанавливают задачи и сроки выполнения.
7. Указывают сотрудника, ответственного за контроль выполнения распоряжения.

Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, например или , то их отмечают в тексте распоряжения отдельным пунктом.

Важно : документация должна быть в обязательном порядке подписана лицом, от имени которого она издалась. После написания необходимо внести соответствующую правку в журнале учета внутреннего документооборота компании.

Бланк распоряжения

В Интернете много готовых форм для внутренней документации. Например, есть , о приеме на работу или об увольнении. Естественно, получится найти и типовые бланки распоряжений. Для удобства мы такой бланк уже подготовили.

Образец распоряжения

При возникновении трудностей с заполнением бланка рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Естественно, всю информацию следует адаптировать к каждому конкретному случаю.

Чем распоряжение отличается от приказа?

Решения руководящего состава, оформленные в виде приказов и распоряжений, обладают некоторыми отличиями. Существуют неофициальные правила, при которых составляется тот или иной документ. Дифференциация заключается в:

1. Сроке действия.
2. Условиях прекращения.
3. Визировании.
4. Возможностях внесения изменений.
5. Круге решаемых задач.

Распоряжения, как правило, издаются на более короткий срок. При этом их действие заканчивается с момента исполнения, приказ же обязателен к выполнению до отмены . Подписантом в составлении распоряжения может выступать руководитель подразделения или филиала. Изменения в документацию подобного плана не вносят, их чаще переиздают. При помощи распоряжения принято решать только оперативные задачи, например обязать начать вести или выполнить анализ реализации рекламной кампании.

Подводим итоги

Требования, предъявляемые к оформлению распоряжений и приказов, практически идентичны. При составлении необходимо придерживаться общих правил документооборота и делопроизводства.

На срок действия указа его принято подшивать в общую папку с другими распорядительными актами организации. После исполнения документ хранят в архиве предприятия.