Как оформить накладную на возврат товара: используем бланк для заполнения. Оформление накладной на возврат товарной продукции Форма накладной на возврат товара поставщику

Сегодня обычно все без исключения, занимающиеся коммерческой деятельностью, обязательно поставляют товары или же услуги иным юридическим, физическим лицам.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Именно поэтому необходимо формировать целый ряд различного рода документов специального формата, установленного законодательно или же произвольного.

Одним из обязательных таких документов является именно товарная накладная. Она составляется на транспортируемый груз.

Существуют определенные правила формирования подобного рода документа. Все они отражаются в специальных законодательных нормативных документах.

Что нужно знать

Накладная – специализированный документ, который позволяет реализовывать большое количество самых разных задач. Именно поэтому составление его так необходимо. Причем целью является не только отчетность, но и множество иных действий.

В первую очередь это касается отправителя и получателя товара, какого-либо груза. Например, необходима в случае, если по какой-то причине товар не удовлетворяет определенным требованиям.

Формат документа устанавливается специальными нормативами. Важно помнить, что накладные могут потребоваться при проведении проверок контролирующими государственными органами.

В первую очередь это Федеральная налоговая служба. К основным вопросам, рассмотреть которые нужно будет в первую очередь, стоит отнести следующие:

  • необходимые термины;
  • с какой целью она формируется;
  • правовое регулирование.

Необходимые термины

Сегодня существует целый ряд различного рода законодательных актов, которые регулируют вопрос составления товарной накладной.

Основными вопросами, рассмотреть которые нужно обязательно заранее, являются следующие:

  • общие правила составления;
  • какой берется бланк;
  • если давальческих материалов.

Общие правила составления

Процесс составления накладной связан с множеством самых разных нюансов, особенностей. Особенно если эта накладная является возвратной. Предварительное ознакомление с ними позволит избежать большого количества самых разных сложностей.

При этом существуют определенные ситуации когда вообще возможно составление данного документа:

  • истек срок годности груза, товара;
  • имеет место задержка оплаты;
  • отсутствует возможность реализации;
  • имеет место обновление ассортимента.

Важно помнить о необходимости присвоения соответствующего номера составляемой накладной. Она должна осуществляться в соответствии с установленным в организации порядком подобных действий.

При осуществлении транспортировки автомобильным транспортном обязательно проставляется номер, а также дата составления транспортной накладной.

Раздел товарного типа должен быть заполнен в соответствии с определенными данными накладных в соответствии с которыми все полученные товары были приняты к учету в организации.

Видео: товаро-транспортная накладная

При помощи накладной необходимо установление связи между ранее возвращенным и поставленным имуществом. В накладной на возврат и оригинальной обязательно должны совпадать следующие данные:

  • используемые единицы измерения;
  • ставка и цена;
  • другое.

Товар должен быть возвращен на условиях поставки. Руководитель организации, иной исполнительный орган, а также главный бухгалтер обязаны осуществлять простановку своих подписей на документах.

Факт осуществления отгрузки должен обязательно фиксироваться подписями лиц материально-ответственных. Причем как отправителя, так и получателя.

Какой берется бланк

На законодательном уровне установлен формат бланка для возвратной накладной. Стоит ознакомиться с верно составленным образцом.

Данный документ обязательно включает в себя следующие разделы:

  • информация о грузоотправителе;
  • поставщик и плательщик;
  • основания;
  • номер товарной накладной и дата составления;
  • таблица с информацией по возвращенному грузу;
  • перечень прилагаемых документов;
  • сумма отпуска;
  • места для подписи материально ответственных и других лиц.

Все представленные выше разделы должны быть обозначены обязательно. При отсутствии опыта в составлении таких документов следует ознакомиться с образцом.

Найти его можно в интернете. Но следует использовать только хорошо себя зарекомендовавшие источники.

Если давальческих материалов

Давальческие материалы – выдаваемые поставщиков для реализации каких-либо задач. Подобные грузы подразумевают обязательный возврат. Именно поэтому в их случае необходимым условием является оформление возвратной накладной.

Принимая поставку, представитель покупателя обязан проверять ее на соответствие условиям договора: провести наружный и выборочный осмотр, подсчет и др. Однако не всегда брак или несоответствие товара могут быть обнаружены при осмотре. Возможен ли возврат, если право собственности уже перешло? Какие документы оформлять на возврат товара поставщику? Какие проводки на возврат товара должен сделать бухгалтер? Ответы на эти вопросы можно найти в статье.

Оформление возврата товара зависит от его причины и времени передачи права собственности. Если продавец может заменить порчу, доукомплектовать, переупаковать поставку, возвращать товар не потребуется. Но отказ покупателя принять поставку означает, что договор купли-продажи расторгнут, что должно найти отражение в учете сторон. Рассмотрим, как отражаются в учете операции по возврату ТМЦ по наиболее частым основаниям.

Как оформить возврат в случае брака

В случае отказа по причине брака следует оформить:

  1. Акт о выявленных недостатках, на основании которого предъявляется претензия поставщику (самостоятельно разработанная форма, содержащая все обязательные реквизиты первичного документа). Данная форма применима при отказе от уже принятого к учету товара. Образец акта возврата товара поставщику предлагаем в конце статьи. При возвращении на этапе приемки можно воспользоваться накладной ТОРГ-12 (с пометкой «возврат»).
  2. Возвратную накладную. Образец накладной на возврат товара поставщику можно скачать в конце статьи.
  3. Письмо (претензия) продавцу с требованием принять ТМЦ обратно и вернуть уплаченную за него сумму. Образец письма на возврат товара поставщику смотрите ниже.

При оформлении непринятых ТМЦ не происходит реализации (нет перехода права собственности). В учете покупателя никаких операций не отражается. В учете продавца такой возврат отражается записями сторно операций, отраженных под реализацию возвращенных товаров.

При возвращении принятой к учету продукции в учете продавца и покупателя отражаются следующие операции:

У продавца

У покупателя

Дт 62 Кт 90-1 сторно

на сумму дохода от реализации ТМЦ

Дт 76-2 Кт 41

на возвращенную стоимость

Дт 90-3 Кт 68 сторно

на сумму начисленного НДС

Дт 76-2 Кт 68

на сумму НДС по возвращенным ТМЦ, ранее принятую к вычету

Дт 90-2 Кт 41 (43) сторно

сторно на сумму расходов на покупку ТМЦ (изготовление готовой продукции)

Дт 51 Кт 76-2

возвращены денежные средства за некачественную поставку

Если возвращается качественная поставка

Эта ситуация разрешима только при наличии условия в договоре или при согласии продавца. При отсутствии таких условий в договоре, но наличии согласия продавца принять поставленную продукцию, следует составить дополнительное соглашение с обязательным указанием:

  • причин отказа;
  • сроков возвращения;
  • условий доставки;
  • порядка осуществления расчетов;
  • другие необходимые для сторон условия.

Формы такого допсоглашения нет. Предлагаем вам образец.

Отказ от поставки, к которой нет претензий по качеству, отражается следующими проводками:

У продавца

У покупателя

Оприходована продукция, возвращенная покупателем

Дт 41 Кт 60 сторно

на сумму возвращаемой продукции

отражен «входной» НДС

Дт 19 Кт 60 сторно

на сумму НДС по возвращаемым ТМЦ

принят к вычету «входной» НДС

Дт 68 Кт 19 сторно

на сумму НДС, принятого к вычету

возвращены денежные средства покупателю

получены денежные средства от продавца

Отказ от ТМЦ в специализированных программах бухгалтерского/налогового учета оформляется покупателем специальным документом — «Возврат товаров поставщику».

Важно для НДС

При отказе на этапе приемки: если возвращается часть поставки, поставщик (плательщик НДС), приняв партию обратно, в течение 5 календарных дней выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру (Письмо № 03-07-09/18053). Если возвращается вся партия, корректировочный счет-фактура не составляется, а продавец в книге покупок регистрирует первоначальный счет-фактуру, выставленный им при отгрузке (Письмо № 03-07-11/48963).

При отказе от товара, принятого к учету: покупатель выставляет поставщику счет-фактуру на стоимость возвращаемых позиций (Письмо № 03-07-09/18053). В данном случае осуществляется так называемая обратная реализация.

В ситуациях, рассмотренных в статье, требуется достаточное количество неунифицированных форм. Следует помнить, что при применении таких форм их нужно утвердить в учетной политике. Операции по возврату поставки необходимо отражать в бухучете с учетом приведенных в статье рекомендаций.

Возвратная накладная является одним из главных документов, фигурирующих в документообороте между покупателем и поставщиком при расторжении, либо частичной корректировки сделки на приобретаемый товар.

Приобретение и продажа ТМЦ происходит в соответствии с Гражданским Кодексом РФ. Поставщик заключает с покупателем договор, на основании которого обязан предоставить необходимое количество реализуемого товара. В дополнительном соглашении к договору прописываются подробные характеристики изделия.

При обнаружении у товара нарушений из указанных ниже, покупатель может сделать возврат или потребовать замены на продукцию надлежащего качества.

  • Товар без упаковки или в несоответствующем ему упаковочном материале;
  • Отсутствуют сопроводительные документы к изделию;
  • Нарушения в сроках поставки;
  • Задержка в оплате;
  • Неосуществимость дальнейшей реализации продукции;
  • Комплектация товара не полная или неправильная;
  • В изделии обнаружен брак;
  • Количество товара расходится с данными накладной;
  • У изделия закончился срок годности.

На заметку! Законодательством предусматриваются и другие ситуации возврата, если они были прописаны в договоре поставки.

Сроки для оформления возврата

Покупатель должен проверить качество, количество и необходимую комплектацию продукции во время приемки товара. При выявлении недочетов до оприходования продукции, для возврата достаточно составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2.

Возврат некачественной продукции можно осуществить в определенные сроки. Статья 477 ГК РФ предусматривает следующие сроки:

  • Если на товар гарантия изготовителем не предоставлена, его можно вернуть не позднее двух лет;
  • Изделия со сроком годности можно вернуть в этот срок;
  • Продукцию можно вернуть в течение гарантийного срока.

Дата розничной продажи, указанная на официальном документе, является началом исчисления срока для возврата некачественного товара.

При возвращении продукции поставщику необходимо подготовить следующие документы:

После подготовки документов собирается комиссия с представителем поставщика и проводится учет.

Как оформить и образец бланка

Возвратная накладная — это специальный документ по форме ТОРГ-12, составляется со всеми обязательными реквизитами и в соответствии с регламентом, установленным законодательством.

Важно! Накладные у организации может затребовать Федеральная Налоговая служба при проведении специальной проверки.

Возвратная накладная по форме ТОРГ-12

Накладная на возврат товара выписывается в случае обнаружения у товара брака, несоответствия изделия стандартам качества. Она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада поставщика и получение ее другой организацией.

С помощью ТН ведется учет остатков товара на складе, а итоговые данные заносятся в бухгалтерскую отчетность.

Подробная инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат:

  1. Наверху документа пишется «Накладная». Далее ставится порядковый номер накладной номер и указывается дата составления;
  2. Ниже вбиваются данные поставщика. Указать нужно все реквизиты: название организации, ИНН/КПП, юридический адрес, наименование банка контрагента, БИК, корреспондентский и расчетный счет;
  3. Далее необходимо указать данные в графе «Грузоотправитель». Заполнить обязательные реквизиты по аналогии с «Поставщик»;
  4. В графу «Плательщик» вносятся сведения о покупателе продукции. Заполняются необходимые реквизиты организации и данные банка плательщика;
  5. Далее идет графа «Грузополучатель». В строке отражаются реквизиты и наименование организации. Часто данные по строкам «Плательщик» и «Грузополучатель» совпадают. В этом случае допускается в графе «Грузополучатель» указать «он же»;
  6. Напишите, что будет основанием для возврата ТМЦ. Например, договор поставки, соглашение. Тут же проставьте дату документа-основания;
  7. Сделайте описание товара, который подлежит возврату. Пропишите наименование изделия, его количество и цену. Ниже укажите полную стоимость товара, исходя из заказанного количества;
  8. Поставьте подписи руководства вышеперечисленных компаний — грузоотправителя и грузополучателя. На готовом бланке ТОРГ-12 поставьте печати организаций и дату составления накладной на возврат.

Обратите внимание! Возвратная накладная выписывается в двух экземплярах — один покупатель оставляет себе, а другой передает продавцу.

Заполнение ТОРГ-12 автоматизировано, благодаря использованию специальных систем учета, например, 1С, СБИС. Разрешается заполнение вручную, без поправок и опечаток.

Нужна ли счет-фактура к возвратной накладной

Возврат продукции с браком — это хозяйственная операция, которая обязательна к отражению на счетах бухгалтерского учета. Все операции сопровождаются подтверждающими документами.

Кроме товарной накладной, в определенных случаях должна оформляться счет-фактура на возврат. Рассмотрим подробнее.

Товарно-материальные ценности могут возвращаться от покупателя к продавцу двух видов:

  • Надлежащего качества;
  • Ненадлежащего качества.

А возврат происходит:

  • До подписания ТН;
  • После подписания ТН.

Возврат товара надлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

  • Продукция хорошего качества возвращается продавцу только по обоюдному согласию сторон, такой момент должен быть в договоре;
  • Так как право собственности у покупателя, и товар был принят к учету, такой возврат в бухгалтерии называют обратной реализацией;
  • Покупатель от себя обязан выставить счет-фактуру контрагенту на сумму товара к возврату. Счет-фактура заносится в книгу продаж бывшим покупателем.

На заметку! Обратная реализация проводится на ту же стоимость, по которой товар был приобретен.

Возврат товара ненадлежащего качества, когда оба контрагента на ОСН:

  • Если некачественная продукция не принята к учету, то покупатель не должен выписывать счет-фактуру на возврат ТМЦ и исчислять НДС. А поставщик со своей стороны выдает корректировочную счет-фактуру. Она не подлежит занесению в книгу продаж покупателя, так как входного НДС по данному приобретению не было;
  • Если брак в товаре обнаружен после принятия к учету, то покупатель расторгает договор в одностороннем порядке, оформив это специальными документами. Корректировочная счет-фактура выставляется от лица поставщика, такой возврат не считается реализацией;
  • При частичном возврате покупатель не выставляет от себя счет-фактуру, ведь определенная часть товара не поставлена на учет. Корректировочную счет-фактуру должен выставить продавец на остаток ТМЦ, оставшийся после выбраковки. Он заносит ее в книгу покупок и корректирует НДС в бюджет. Покупатель регистрирует в книге покупок часть товаров, принятых к учету.

На заметку! Налоговая служба в данной ситуации настаивает на обратной продаже, так как товар был оприходован. А причины возврата поставщику не имеют существенного значения.

Возврат товара при УСН и ЕНВД:

Покупатели при упрощенной и вмененной системах налогообложения освобождены от уплаты налога НДС. Они не выписывают счета-фактуры при принятии ТМЦ к учету. Вопрос документооборота зависит только от того, сколько товара возвращает покупатель — целую партию или только часть от нее.

  • Возврат целиком. Продавец заносит счет-фактуру в книгу покупок, до возврата этот документ в книге продаж. Регистрация документа происходит в налоговом периоде, когда был осуществлен возврата товара;
  • Возврат частями. Продавец оформляет корректировочную счет-фактуру на меньшую итоговую сумму и корректирует сумму налога в бюджет. Стоимость в корректировочных документах должна совпадать с суммой, на которую ТМЦ были возвращены от покупателя.

Каждое предприятие, выполняя определённые действия, должно иметь документальное тому подтверждение. К числу таких , которые являются бумагами первичного учёта, является товарная накладная (ТН). Как правильно её оформить по форме ТОРГ-12, какие сведения она должна содержать, попытаемся рассмотреть в этой статье.

Что такое товарная накладная

Одним из главных первичных документов, используемых для ведения бухучёта, является товарная накладная. Ни одна сделка, связанная с куплей-продажей или поставкой товаров, не обходится без её оформления.

Как правило, этот документ составляется в двух экземплярах: один для продавца (поставщика), а другой для покупателя.

  1. Список продаваемой продукции.
  2. Количество товара.
  3. Подписи и фамилии лиц, ответственных с одной стороны за отпуск товара, с другой за его приёмку.
  4. Печати предприятий, оформляющих сделку.

Товарная накладная является подтверждением факта отпуска (продажи) продукции другому предприятию.

Допустимо составлять этот документ в свободной форме, однако, в связи со сложившейся многочисленной практикой применения унифицированной формы, рекомендовано всё же использовать типовой образец, во избежание проблем и вопросов со стороны налоговых органов.

Накладные применяются как на больших предприятиях, занимающихся оптовой продажей товара, так и в мелкооптовых организациях, магазинах.

Заполнение этого документа, как правило, автоматизировано, ввиду использования автоматизированных систем учёта, например, 1С. Однако допускается его оформление от руки, без поправок, опечаток и помарок.

Помимо основного назначения накладной – основание списания, оприходования продукции на складе, она необходима также бухгалтерам для ведения отчётности.

Отличие товарной накладной (ТОРГ-12) от других видов

ТН необходимо оформлять в любом случае, когда продаётся товар. ТТН же подлежит выдаче, когда при продаже товара используется его транспортировка.

Более того, при доставке изделий собственным автотранспортом предприятия используют бланк товарной накладной, а при привлечении сторонних организация для транспортировки — используется товарно-транспортная накладная.

Товарная накладная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) различаются не только по своему оформлению, но и ситуациями, в которых они используются.

Существует еще также другая форма накладной, которая используется на предприятия – это расходная. Служит этот документ для учёта по передвижению, перемещению товаров внутри компании, например, тележки или продукты, используемые для оформления витрин. Таким образом, в отличие от товарно-транспортной накладной, расходная накладная не покидает пределы организации и не является общедоступным документом.

Обязательность оформления ТН

ТН нужна для того, чтобы:

  1. Продавец вёл учёт остатка продукции на своём складе, после совершения сделки.
  2. Покупатель вёл проверку количества, качества поступаемой продукции, а также её остаток на своём складе.
  3. Покупатель может использовать этот документ при возврате изделий.
  4. Предъявлять перевозчику, при доставке продукции автотранспортом как доказательство того, что продукция не украдена.
  5. Использовать как доказательство о наличии правоотношений между сторонами при необходимости обращения в суд.
  6. Предъявлять в налоговые органы для исчисления, уплаты необходимых налогов.

Унифицированная форма товарной накладной утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. С января 2013 года использование этих форм не является обязательным, организации наделены правом составления собственных форм таких документов. Однако, не всегда эти формы устроят налоговые органы. Поэтому, во избежание дальнейших проблем и вопросов, организации применяют утверждённый бланк.

Образец этого документа можно без труда бесплатно скачать онлайн с любого правового портала в форматах как , так и .

При оформлении накладной ТОРГ-12 следует обратить внимание на правильность заполнения всех её полей, во избежание вопросов со стороны налоговых органов, а именно:

  1. Графа «Грузоотправитель» заполняется следующим образом:
  • если отправителем является стороннее предприятия, с которым у поставщика заключён договор и откуда будет грузиться товар, необходимо вписать его реквизиты, а именно: название, адрес, банковские реквизиты, телефон, факс;
  • если отправителем является структурное подразделение поставщика – то соответственно прописываются его реквизиты;
  • при отправке продукции самим поставщиком, следует указать его собственные данные.

  • это может быть договор, заключенный между сторонами, с указанием даты, номера;
  • счёт на оплату, с указанием даты, номера, прочие документы.
  1. Табличная часть заполняется по данным, которые полностью должны совпадать со сведениями из счёт-фактуры, а именно:
  • номер;
  • название товара, его код с прописью артикула, серии и т. д.
  • единицы измерения;
  • упаковка;
  • количество;
  • при необходимости масса как нетто, так и брутто.
  • цена за единицу, конечные данные с подсчётом суммы НДС.

Заверяется документ подписью главного бухгалтера и работников, осуществляющих его продажу.

Когда возможен возврат товара

Право на возврат товара предусмотрено как действующим законодательством, так и соглашением между сторонами.

По закону оформить возврат возможно в следующих случаях:

  • если будет выявлено несоответствие заявленному качеству (ст. 475 ГК РФ);
  • не соответствует необходимому ассортименту (ст. 468 ГК РФ);
  • отсутствует заявленная комплектация (ст. 480 ГК РФ);
  • отсутствует надлежащая упаковка (ст. 482 ГК РФ).

Договором или соглашением между сторонами могут быть предусмотрены иные условия и причины для возврата товара:

  • при истечении его срока годности;
  • если по истечении какого-то периода невозможна продажа продукции;
  • в случае нарушения срока оплаты;
  • при несоответствии функций (качеств) товара заявленным производственным целям покупателя;
  • при обновлении требуемого ассортимента или исключении каких-либо товаров из продаж.

Порядок оформления документации при этой своеобразной процедуре следующий:

  1. Необходимость возврата может возникнуть до оприходования продукции на складе, то есть при его приёмке. Для этого достаточно составления акта о приёмке товара и обнаружениях расхождений по качеству или количеству по утверждённым формам, либо согласованной форме между сторонами.
  2. Необходимость возврата продукции возникла после того, как товар поступил на склад. Нужно надлежащим образом оформить возвратную накладную. При этом образец её заполнения несколько отличается от ТН при отпуске товара, однако в её составе нигде не прописывается причина произведенного возврата. Эти сведения указываются в прилагаемых документах.

Возвратная накладная (шаблон)

При оформлении возвратной накладной следует отметить несколько нюансов:

  1. Графы «Поставщик», «Грузоотправитель» заполняются с указанием адреса, банковских данных телефонов покупателя по договору.
  2. В строке «Грузополучатель» следует указать реквизиты поставщика (продавца) по заключённому соглашению.
  3. Строка «Плательщик» заполняется, если при возврате продукции покупатель намеревается получить за возвращённый товар с поставщика денежную сумму. При отсутствии таких намерений, указанную строку можно оставить пустой.
  4. Строка «Основание» является одной из самых главных. Следует прописать все документы, на основании которых производится возврат:
  • реквизиты заключённого между предприятиями договора;
  • номера, даты накладных, по которым произведено получение изделий;
  • номера, даты документов, таких как дефектная ведомость, письма и т. д.
  1. Нумерация указанного документа присваивается по порядку, принятому на предприятии, однако, она может содержать отличия, такие как наличие буквы «В» — обозначающей возврат.
  2. Табличная часть заполняется в строгом соответствии с данными, прописанными в ТН, которая была при приёмке товара. Очень важно правильно указать наименование, артикула, сорта товаров, их цену. Немаловажным будет пропись итоговой суммы, а также суммы начисленного НДС.

Указанный бланк также подписывается главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за приёмку и отгрузку товара.

Образец товарной накладной на возврат вы можете :

Указанный бланк также подписывается главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за приёмку и отгрузку товара

Накладная ТОРГ-12 является документом, который подтверждает отгрузку товара с одного предприятия, а также его получение другой организацией. При помощи этой бумаги ведётся учёт и контроль остатков продукции на складе, а также заполняется бухгалтерская отчётность. Возможно составление этого документа в свободной форме, однако, во избежание вопросов со стороны налоговых органов, предпочтительнее заполнять унифицированную форму.

Не знаете, как оформить возврат товара поставщику ? Наша статья посвящена описанию этого процесса и содержит конкретные рекомендации с учетом всех нюансов.

При закупке лучше не пренебрегать заключением договора, в котором вы пропишете все условия, в том числе и по возможному возврату товара поставщику. В этом случае вам не придется тратить время на обоснование претензий и получение денег обратно.

Закупки и возвраты удобно оформлять в МоемСкладе. У нас можно вести учет товара, заполнять все нужные документы и печатать их, работать с базой контрагентов, планировать состояние склада. Наш сервис легко освоить, есть простые видеоинструкции. и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар. Это случаи несоответствия по:

  • качеству;
  • ассортименту;
  • комплекту;
  • таре и упаковке.

В некоторых из этих случаев надо понимать, что возвращать товар, возможно, и не потребуется, если поставщик что-то может заменить, доукомплектовать, переупаковать. Тут не нужна никакая бумажная волокита. Но при других обстоятельствах надо знать, какими документами оформляется возврат товара поставщику.

Знайте, что отказ покупателя принять товар по перечисленным в списке основаниям означает, что договор купли-продажи расторгнут. Даже если в контракте не были прописаны причины расторжения или вообще он не был составлен в бумажной форме, покупатель все равно может воспользоваться данным правом, потому что это предусмотрено Гражданским законодательством. Без договора вы просто потратите больше времени на споры и защиту своих прав, если поставщик не считает себя виноватым и не хочет принимать товар.

Возврат товара поставщику. Документальное оформление

Какими документами оформляется возврат товара поставщику? Все решает конкретная ситуация. Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет. Если не перешло, то это самый простой сценарий.

Вообще, все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

  1. брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке, вы просто не принимаете у поставщика некачественный товар,
  2. основания для возврата выявлены сразу, но вы все равно вынуждены принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику,
  3. плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у вас обратно товары, которые вы не успели реализовать до истечения срока их годности.

Ниже рассмотрим подробно эти случаи и документы на возврат товара поставщику, которые необходимо оформить в каждом из них.

Возврат некачественного товара поставщику

Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную - без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12 , которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции - те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя - экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Если вы платите НДС, то поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для вас счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам в течение 5 рабочих дней. Ведь вы купили меньше товара.

В 2019 году действуют новые правила возврата. Теперь, если покупатель возвращает товар поставщику, то именно поставщик составляет корректировочный счет-фактуру на возврат. В счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Это же правило работает, если покупатель собирается вернуть товар, купленный в 2018 году. Но в этом случае в корректировочном счете-фактуре нужно указать ставку НДС не 20%, а 18%.

До 2019 года счета-фактуры при возврате товаров составлял покупатель. А продавец принимал обратно собственный товар по документам от покупателя.

Есть и другой вариант: допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. Вы принимаете всю поставку, подписывая накладную без корректировок. А поставщик обещает привезти недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай тогда, когда у вас уже отлаженные и доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда вы не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки. Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания - подрядчик продавца по доставке - ничего не принимает обратно. Здесь все сложнее, в том числе и документальное оформление возврата бракованного товара поставщику. Вам, несмотря на брак, придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе. И только после этого написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком. Рассмотрим процесс подробнее.

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 . Он подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику .

Форма ТОРГ-2 очень сложная. Если вы не хотите тратить время на заполнение ее многочисленных полей, то можете составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию вам нужно составить накладную ТОРГ-12. Она уже будет возвратная для вас и приходная для поставщика, ведь уже он будет покупать у вас товар, который вы возвращаете. Именно покупать, так как вы ранее получили на него право собственности. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация

У вас как у покупателя нет претензий к товару, но вы договорились с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени. Здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация. Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы. Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику. Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой.

Чтобы оформить возврат, вам понадобятся перечисленные в статье бланки. Скачать любые формы документов и образцы их заполнения, в том числе ТОРГ-12 и ТОРГ-2, вы можете на нашем сайте.