Сдаем отчет сзв-м
Под конец прошлого года был принят закон, отменяющий индексацию пенсий работающим пенсионерам (закон от 25.12.2015 г. № 385-ФЗ). Положения закона вступили в силу с 1 января 2016 года. Помимо отмены индексаций, ст. 2 данного НПА включает в себя и описание новой формы отчетности, сдавать которую нужно будет каждый месяц, начиная с апреля 2016 года - СЗВ-М.
Аббревиатура СЗВ-М расшифровывается как «Сведения о заработке (вознаграждении), сдаваемые ежемесячно». Отчет СЗВ-М включает сведения о работающих в компании гражданах. Если среди них есть пенсионеры, то ПФР будет знать поименно тех, кому не положена индексация пенсии. Ежемесячно нужно сдавать отчет для того, чтобы получать актуальную информацию о том, кто из пенсионеров работает и не имеет права на индексацию; кто из них уволился, а значит, вправе претендовать на повышение социальных выплат.
Кто сдает СЗВ-М в 2016-2017 году
Новую отчетность должны сдавать все страхователи работающих у них лиц - как по трудовому договору, так и по договору подряда - если в соответствии с договором с сумм вознаграждения платятся страховые взносы в ПФР (п. 2.2 ст. 11 закона от № 27-ФЗ). При этом сведения нужно предоставлять на всех сотрудников, которые трудились в компании в течение отчетного периода: на уволенных и принятых в течение месяца, а также на тех, кто физически не присутствовал на рабочем месте (временно нетрудоспособных, декретниц, работников в отпусках по уходу за детьми).
У многих бухгалтеров возникает вопрос: надо ли сдавать нулевую форму СЗВ-М? Ведь если у компании нет застрахованных лиц, то и предоставлять сведения не на кого. Если нет работников, СЗВ-М предпринимателя не будет содержать никаких строк в табличной части списка застрахованных лиц.
Если единственный учредитель компании принят в штат и платит сам себе зарплату, то сдавать СЗВ-М он должен на самого себя - в таблице застрахованных лиц будет единственная запись (письмо ПФР от 04.05.2016 №15/753).
Порядок заполнения СЗВ-М
Бланк формы СЗВ-М утвержден Постановлением правления ПФР от 01.02.2016 г. №83п, которое не содержит отдельного регламента заполнения формы - вся информация по внесению сведений в отчет уже содержится в самом бланке. СЗВ-М состоит из 4 разделов. Первый раздел посвящен сведениям о страхователей - указать нужно регномер в ПФР, краткое наименование компании в соответствии с уставом или ФИО предпринимателя, ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН). Код по ОКПО бухгалтер может взять в карточке статистических кодов, которые присвоили компании при регистрации.
Во втором разделе компания должна указать период, за который отчитывается. Раздел содержит перечень 12 месяцев и цифровой код для каждого месяца: 01 - январь, 02 - февраль и так далее. Бухгалтер указывает соответствующий цифровой код и год: если отчет сдается за май 2016 год, то должно быть указано 05 и 2016.
Третий раздел информирует ПФР о типе формы:
- исхд - исходная форма: если страхователь впервые подает СЗВ-М за отчетный период;
- доп - дополняющая: отметка в этом поле ставится в случае передачи в ПФР дополнительных сведений за отчетный период;
- отмн - отменяющая: СЗВ-М с отметкой в этом поле сдают для аннулирования ошибочно переданных данных.
Четвертый раздел содержит таблицу сведений о застрахованных лицах. Таблица состоит из 4 граф:
- 1 графа - порядковый номер записи в таблице;
- 2 графа - ФИО застрахованного лица, заполнять их нужно только в именительном падеже;
- 3 графа предназначена для СНИЛС застрахованного;
- 4 графа содержит ИНН застрахованного.
В 1-3 графах таблицы раздела 4 сведения должны быть обязательно. ИНН работника компания может и не заполнять. Ошибки в любой из записей таблицы - повод для штрафа со стороны ПФР. Поэтому если вы не знаете, как точно пишется фамилия работника или на ксерокопии ИНН плохо видно одну из цифр - лучше уточнить. Если у вас нет сведений об ИНН, то графа 4 таблицы нужно оставить пустой, прочерки или иные знаки писать не нужно.
Бланк таблицы в разделе 4 содержит 25 строк, учетная программа автоматически добавляет дополнительные строки, если застрахованных лиц больше 25. В конце листа формы СЗВ-М указывается должность руководителя компании, его подпись и расшифровка. Печать на отчете ставится в том случае, если компания официально не отказалась от использования печати. Еще в конце формы следует указать дату составления.
Как исправить ошибки в СЗВ-М
Бланк СЗВ-М очень простой и содержит подсказки по заполнению формы. Да и сам принцип отчета тоже несложный - перечислить сотрудников и указать СНИЛС и ИНН (при наличии). Но поскольку форма сдается впервые в этом году, у бухгалтеров возникают ошибки и недоразумения. Как заполнить форму СЗВ-М, чтобы исправить ошибки - читайте ниже.
Важно: Принимать от страхователей корректировки сданных отчетов СЗВ-М за апрель 2016 г. сотрудники фонда будут до 07.06.2016 г. (информация ПФР от 04.05.2016 № 04/406/1984). Но штрафа вряд ли удастся избежать, поскольку новые сведения поступили в ПФР после крайнего срока сдачи отчетности за апрель 2016 г.
Если бухгалтер внес в раздел 4 сотрудника, который в апреле 2016 г. уже не работал в фирме, то он должен сдать СЗВ-М еще раз: разделы 1 и 2 останутся неизменными, а в разделе 3 тип формы будет указан как отменяющая. Раздел 4 в таком случае должен содержать только сведения о сотруднике, которого надо исключить из отчета.
Если же бухгалтер наоборот, забыл указать кого-то из персонала (например, декретницу или сотрудника, который весь апрель был в командировке), то нужно опять отправить СЗВ-М: раздел 1 и 2 исправлять не нужно, в разделе 3 указать тип формы «дополняющая». Таблица перечня застрахованных лиц будет состоять из тех сотрудников, которых бухгалтер забыл включить в отчет.
Когда бухгалтер должен исправить ошибку в отчете, то нужно сдавать сразу две формы СЗВ-М: отчет с кодом «отмн» и перечнем лиц, по которым допущены ошибки, аннулирует сведения о них. А отчет с типом формы «дополняющая» будет содержать тех же сотрудников, но уже с исправленными данными.
Если вы отправляете СЗВ-М в электронном виде, то ПФР может прислать три варианта протокола:
Вид протокола | Что это значит? | Как исправить? |
Успешно - отчет принят | Ошибок и предупреждений не выявлено. Отчет успешно сдан. | Никак. Все в порядке |
Успешно - отчет требует доработки | Отчет принят частично. В ходе проверки обнаружены несоответствия ФИО и СНИЛС. | Составить новый СЗВ-М с типом формы «дополняющая» только с теми лицами, по ком были допущены ошибки, в установленный срок представления отправить отчет |
Отчет не принят | В ходе проверки выявлены грубые ошибки. | Исправить ошибки и в установленный срок представления формы заново отправить отчет с типом формы «исходная» |
Порядок и сроки сдачи СЗВ-М
Фирма, у которой меньше 25 застрахованных лиц, может сдать отчет двумя способами:
- на бумаге - почтой России, принести лично в отделение фонда или передать через представителя;
- в электронном виде - для этого необходимо иметь ЭЦП, программное обеспечение и должно быть заключено соглашение об электронном документообороте с ПФР.
Если застрахованных лиц больше 25, то отчет нужно сдавать только в электронном виде (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).
Когда сдавать отчет СЗВ-М? Изначально в 2016 году был установлен срок сдачи - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Если это выходной день - то срок переносится на ближайший рабочий день. В 2017 году срок продлили на 5 дней, теперь это - не позднее 15-го числа следующего месяца.
Можно ли досрочно сдать СЗВ-М? Закон не запрещает дожидаться конца месяца, чтобы сдать отчет - например, за май месяц вы можете отчитаться 20.05.2016 г. Но если компания наймет еще одного человека после этой даты, то нужно будет подавать дополнительные сведения в отчет. Мы не рекомендуем сдавать СЗВ-М до конца отчетного месяца - если бухгалтер забудет о новом сотруднике, то ПФР оштрафует компанию за непредставление сведений.
Штраф за несдачу СЗВ-М
По нарушениям порядка заполнения и сдачи СЗВ-М есть несколько штрафов. Работодателя оштрафуют в случае опоздания с расчетом или не сдачи СЗВ-М. Размер штрафа - 500 рублей. Вроде бы небольшая сумма, но это не за весь отчет, а за каждого сотрудника, сведения о котором ПФР не получил (ч. 4 ст. 17 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Если у вас работает 100 человек и бухгалтер забыл сдать СЗВ-М вовремя, то штраф составит 500 рублей*100=50 000 рублей.
За ошибки в расчете СЗВ-М штраф аналогичный - 500 рублей, причем тоже за каждого человека, сведения по которому бухгалтер передал с ошибкой. Ошибки могут быть в ФИО, СНИЛС или ИНН. Первые два показателя - обязательные реквизиты формы, даже опечатки в них чреваты штрафом. ИНН не является обязательным элементом сведений, но если уж указали его, то сделайте это без ошибок. Если бухгалтер сдал сведения о 100 сотрудниках, но в информации о двоих ошибся: неправильная фамилия работника, а в другой строке привел ошибочный СНИЛС, - то штраф за такую оплошность будет равен 500 рублей*2=1000 рублей.
Споры вызывает штраф за отправку СЗВ-М не по ТКС. ПФР имеет право оштрафовать за несоблюдение электронного формата только за сдачу РСВ-1. Однако на практике чиновники могут вообще объявить, что СЗВ-М не сдан - и тогда придется платить штраф как за непредставление сведений по каждому сотруднику.
Образец заполнения формы СЗВ-М
Чтобы вы могли наглядно разобраться с правилами заполнения формы СЗВ-М, мы подготовили пример заполнения отчета и исправления ошибок. В ООО «Фантазия» штатный состав представлен следующими лицами:
В апреле 2016 г. был уволен Соколовский Игорь Валентинович, вместо него 29.04.2016 г. была принята на работу Ивашкевич Кристина Георгиевна. Кроме того, на предприятии трудится программист Иванов Ярослав Олегович, с которым заключен договор оказания услуг в 2016 году.
За апрель 2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал СЗВ-М досрочно - 25.04.2016 г. Однако потом бухгалтер выяснил, что ошибочно включил в расчет юриста Стадничук Алексея Вадимовича, который был уволен 31.03.2016 г., а в апреле приходил только за трудовой книжкой и справками для нового места работы. Кроме того, бухгалтеру нужно передать сведения и по Ивашкевич Кристине Георгиевне, поскольку она была устроена в штат после сдачи апрельской СЗВ-М.
Итак, 25.04.2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал отчет с типом формы «исходная» за апрель 2016 г.
Затем 26.04.2016 г. бухгалтер отправил в фонд СЗВ-М с типом формы «отменяющая» - только на Стадничука Алексея Вадимовича, который в апреле на предприятии уже не трудился.
А после майских праздников 04.05.2016 г. бухгалтеру пришлось отправлять еще один отчет СЗВ-М с типом формы «дополняющая» - для передачи сведений по Ивашкевич Кристине Георгиевне.
Поскольку бухгалтер успел до крайнего срока сдачи СЗВ-М за апрель (10.05.2016 г.), а из ПФР во всех трех случаях пришел успешный протокол передачи сведений - штраф ООО «Фантазия» не получит.
Все нововведения в законодательстве приживаются со значительными трудностями. Схожая ситуация наблюдается и со сдачей такого документа, как форма СЗВ-К. О ней уже ходят легенды у кадровиков. Кто-то упоминает об огромных очередях и непреклонных инспекторах ПФ, иные же эти ужасы опровергают и заявляют, что отчитываться по предложенному порядку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Постараемся определиться, как же обстоят дела на самом деле, и зачем сейчас потребовалась документация СЗВ-К. Форма 2014 года призвана уточнить дополнительные данные о работников, который не отражён в архивах Пенсионного фонда Российской Федерации по ряду причин. Все страхователи могут оформить необходимые бланки в бесплатном веб-приложении «Контур.Отчет ПФ».
Введение
Потребовал от организаций всех форм собственности предоставить до 1 июля 2014 года такую документацию, как форма СЗВ-К. Необходимые уточнения касаются лишь работников, относительно которых у государственного регулятора нет сведений о трудовой деятельности до 1 января 2012 года. Соответствующие предписания стали приходить в компании с середины мая и вызвали значительные волнения у кадровиков. Рассмотрим причины, которые побудили требовать предоставления такого отчёта, как форма СЗВ-К, и еще ряда уточнений от работодателей.
Для чего ПФР необходимы сведения?
В соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях», который вступает в силу с января 2015 года, скорректирован порядок начисления гражданам выплат по потере кормильца, инвалидности или старости. Их размеры будут определяться с учётом множества характеристик, но ключевое значение в численном формировании отводится ИПК. Индивидуальный пенсионный коэффициент - это параметр, в котором при помощи относительных единиц (баллов) отображены пенсионные права, на которые может претендовать работник или застрахованное лицо. Его итоговое значение определяется по сложной формуле, которая учитывает продолжительность стажа, сумму уплаченных взносов и иные специфические характеристики. Кроме всего прочего, для уточнения и корректного отображения физического лица важно знать точную продолжительность периодов иной деятельности или работы, в течение которых удерживались вклады в Пенсионный фонд. После прояснения особенностей становится понятно, что есть форма СЗВ-К, что это такое, и какое у документа назначение. Однако важно уточнить, кому необходимо заниматься оформлением данных материалов, и на какую категорию граждан они распространяются.
Условия
В архиве Пенсионного фонда Российской Федерации были обнаружены данные о физических лицах, которые производили выплаты страховых взносов на регулярной основе, но не имели сведений об особенностях своего трудового стажа до 2002 года. Если эти работники числились в организациях на 31.12.2013, то компании получили извещения с требованием о предоставлении актуального отчёта с таким наименованием, как форма СЗВ-К. Если же сотрудник не работал до 2002 года вообще, то оформлять документацию на него не требуется, достаточно лишь сообщить эти данные в компетентную организацию. Тогда как при расторжении трудового договора между работодателем и штатной единицей после 31 декабря 2013 страхователь обязан отправить необходимую информацию в уполномоченный орган ПФР своего региона.
Методы подготовки отчёта
Если необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К, то в этом помогут специальные программы, которые рекомендуются для актуализации данных физического лица. В соответствии с требованиями Пенсионного фонда Российской Федерации, ими могут быть «Контур.Отчет ПФ» или «1С». Для предоставления сведений о трудовом стаже до конца декабря 2001 года необходимы документы работника, которые его подтверждают.
Состав отчёта
Заполнение формы СЗВ-К производится всеми работодателями на своих сотрудников, которые обладают страховыми свидетельствами и не были уволены на момент формирования отчётной документации. По требованиям ПФР, организации должны группировать необходимые для территориального органа материалы в пачки. На них налагаются следующие ограничения:
- Общий размер прилагаемых документов не должен превышать 200 единиц.
- Различные классы, на которые делится форма СЗВ-К, бланк со списком сотрудников и прочие сопроводительные материалы, должны формироваться в отдельные пачки.
- Бумаги, которые передаются в Пенсионный фонд, должны сопровождаться описью по утверждённой форме.
- Заполнение формы СЗВ-К завершается после её пронумеровывания и скрепления нитью, которая выводится сзади пачки и заклеивается бумажным листком с печатью организации и указанием количества страниц.
Кроме всего прочего, к пачке добавляется брошюра со списком застрахованных лиц и предоставлением сведений о них в произвольной форме. Эти бумаги заверяются подписью руководителя и печатью организации, что гарантирует корректность отображённой в них информации. В некоторых случаях документация может сопровождаться носителем информации, однако все файлы, которые будут на нем представлены, должны соответствовать «Правилам подготовки персонифицированного учёта», утверждённым территориальным органом ПФР. Отклонение от рекомендованных стандартов не допускается. Если же форма СЗВ-К, бланк с пояснениями составляются в нескольких экземплярах, то каждой такой пачке присваивается порядковый номер. Его указание производится на описи отчётов, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд Российской Федерации.
В дальнейшем эти сведения будут занесены на индивидуальные лицевые счета граждан и станут применяться для подсчёта трудового стажа и определения размеров пенсионных выплат по новой методике. Однако накопительная система взносов в Пенсионный фонд коснётся лишь людей, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2012 года. При этом права прочих лиц с достаточным количеством стажа не будут ущемлены, их взносы будут конвертированы согласно новым требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации. Ведь было бы, по меньшей мере, несправедливым сбрасывать со счетов период многолетней трудовой деятельности, когда работник день за днём подтверждал свои права на пенсию.
Основания
Главными доказательствами, которые подтверждают стаж работника, могут быть различные документы. Проще всего его отследить по трудовой книжке, однако если записи в ней не велись или существуют неточности, то используют трудовой договор, выписки из ведомостей на получение заработной платы и так далее. В том случае, когда деятельность работника осуществлялась в виде гражданско-правовых отношений (возмездное оказание услуг), подтверждением являются письменные соглашения между работодателем и сотрудником. Период ухода за детьми до определённого законодательством возраста также требует предоставления доказательств в виде свидетельства о рождении малыша. Однако этот стаж может засчитываться кому-то одному из родителей. Авторская деятельность подтверждается договорами, которые оформлены в письменном виде и не нарушают требований законодательства. Время получения пособия по безработице определяется соответствующей справкой из службы занятости Российской Федерации. Деятельность в сфере индивидуального предпринимательства также заносится в такую документацию, как форма СЗВ-К. ПФР требует руководствоваться при её заполнении «Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии». А также рекомендациями органов об уплате обязательных платежей.
Порядок заполнения
Чтобы подать корректные отчёты в Пенсионный фонд Российской Федерации, необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К. Это непростой процесс, который требует не только внимания, но и последовательности действий. Однако для её составления существуют инструкции которые призваны помочь в разрешении данной проблемы. Они содержат в себе конкретные рекомендации для каждого случая. Поэтому, если сравнить образец заполнения формы СЗВ-К, который предложен в типовом положении, с реальными примерами трудового стажа, то на их совместной основе можно подготовить корректную документацию, не вызывающую вопросов в ПФ.
Заполнение данного отчёта следует начинать с указания страхового номера работника и его персональных данных. Имя, фамилия, отчество и дата рождения указываются на основании удостоверения личности, гражданского или заграничного паспорта и иных устанавливающих документов. Номер пенсионного страхования определяется из соответствующего свидетельства. Также правила заполнения формы СЗВ-К предусматривают указание территориальных условий проживания работника в конкретный период времени. Однако вносится, если физическое лицо осуществляло трудовую деятельность в районах Крайнего Севера, местностях за Полярным кругом или на территориях, приравненных к ним. В случае если работник не проживал в указанных условиях, то раздел не заполняется.
Если документация (форма СЗВ-К), образец которой определяется индивидуально, заполняется впервые, то необходимо внести правку, что это исходный отчёт. Если же после сдачи данного материала в нем обнаружатся неточности, то составляется корректирующий лист, который подшивается ко всей пачке. В том случае, когда предоставленные данные в отчёте не соответствуют действительности, необходимо его полностью переделать, но уже указать значение «Отменяющий».
В графе «Наименование организации» отображают название и форму собственности компании или учреждения, где работник осуществляет трудовую деятельность на данный момент. Тогда как раздел «Периоды общественной, трудовой или иной деятельности» включает в себя всех работодателей до 31 декабря 2001 года. Код вида трудовых отношений указывается в графе с соответствующим названием, написание данных производится по рекомендациям «Инструкции по заполнению форм персонифицированного учёта». Если работник претендует на льготную пенсию в связи с особыми условиями (труд на высоте, подземная деятельность, вредное производство и так далее), то указывается шифр его профессии. Важно помнить, что такой образец заполнения формы СЗВ-К подаётся в ПФ отдельно от всей документации или в сшитой пачке с отчётами этого же типа. Дальнейшие пункты материалов для Пенсионного фонда заполняются идентично и уже не вызовут затруднений. Необходимо лишь руководствоваться рекомендациями соответствующих инструкций.
Образец составления
Рассмотрим вышеуказанный пример заполнения формы СЗВ-К на конкретных данных:
- Иванович - ФИО работника;
- 14 июля 1985 года - дата рождения;
- г. Москва, ул. Васильевская, 12, кв. 6 - место проживания по состоянию на момент составления отчёта;
- 009-480-671-93 - № страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- записи трудовой книжки содержат следующие данные:
- с 3 марта 1999 по 20 декабря 2002 работал в ОАО «Пульс» инженером-технологом инструментальной оснастки;
- с 21 декабря 2002 по настоящее время работает в ОАО «Пульс» инспектором по снабжению. - подписи и печати ответственных лиц:
- директор ОАО «Пульс» Аторов Дмитрий Васильевич;
- ответственное лицо за составление формы СЗВ-К - менеджер по персоналу Васенькова Тая Митрофановна.
Распространённые проблемы
При заполнении документации для Пенсионного фонда нередко возникают вопросы о необходимости включения периода дневного обучения в общее количество стажа. Специалисты рекомендуют делать это лишь в том случае, когда приобретение образования проходило в сертифицированном заведении, его ординатуре, аспирантуре и так далее. При этом в графе «Наименование организации» отображается полное название университета или колледжа, прошедшего государственную аккредитацию и обладающего правом осуществления своей деятельности. Если работник обучался в военном учебном заведении, то этот период приравнивается к службе в Вооружённых Силах РФ. Однако если трудовая книжка не содержит данных об образовании, то сотрудник может подтвердить его получение справкой из соответствующего вуза.
Штрафные санкции
Какие последствия будут ожидать организацию, которая опоздает со сдачей такой документации, как форма СЗВ-К, что это будет значить на практике для работодателя? Пенсионный фонд предлагает следующую трактовку закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», который определят штраф в размере 10 процентов от всей суммы взносов, проведенных за отчётный срок времени. Однако важно знать, что выполнять взыскания этих средств может лишь суд. А он, в свою очередь, будет применять законы, которые более правомерны в данной ситуации. Если говорить конкретнее, то нормативно-правовой акт «Об обязательном пенсионном страховании в РФ». Он содержит в себе положения, которые предполагают выплату лишь 1000 рублей за нарушение определённого термина для передачи отчётности. Поэтому следовать трактовке законодательной базы от ПФ нерационально, в этом случае большинство правовых рычагов на стороне работодателя.
Несмотря на все сложности, которые могут возникнуть при составлении и передаче формы СЗВ-К в Пенсионный фонд, этот документ имеет очень важное значение, и пренебрегать его своевременной отправкой не стоит. Для автоматизации подготовки этого отчета существуют специальные программы, которые облегчают обработку анкетных данных сотрудников предприятия. Необходимо лишь убедиться, что эти приложения соответствуют актуальным требованиям оформления ПФ.
Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.
Как сдать отчет СЗВ-М?
Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет - форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».
Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.
Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.
Как составить отчет СЗВ-М?
Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.
Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:
- бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
- промо-версии в онлайн-сервисах;
- профессиональные бухгалтерские программы;
- онлайн-сервисы на постоянной основе.
Программы Пенсионного фонда
А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.
Проверка СЗВ-М
Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:
- проверка в программах Пенсионного фонда;
- проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.
1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.
2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.
Отправка СЗВ-М
После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel .
Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel . Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».
Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.
Отправка СЗВ-М в электронном формате
Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через (ЭДО).
Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.
Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.
Как выбрать оператора ЭДО?
Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.
Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.
И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.
Отправка СЗВ-М на бумаге или лично
Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки. Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.
Подача СЗВ-М лично
Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.
Предоставляемым в ПФР. Форма утверждена постановлением Правления ПФР № 2п от 11.01.2017 г. О том, кто должен сдавать данную отчетность и в каких случаях, как заполнить СЗВ-К, расскажем в этом материале.
Форма СЗВ-К в 2018 году – кто сдает
Отчет СЗВ-К необходим для отражения сведений о стаже до 2002 года. Такие данные нужны ПФР, чтобы рассчитать каждому застрахованному лицу пенсионные баллы . Для расчета Фонду требуется знать не только сумму страховых «пенсионных» взносов, уплаченных за работника с 2002 года, но и его трудовой стаж за период до 01.01.2002 г., т.е. до введения новой системы пенсионного страхования с уплатой обязательных страховых отчислений.
Впервые работодатели сообщали в ПФР такие данные о своих работниках в 2003 г. Но и на сегодня информацией о стаже, наработанном до 2002 г., ПФР располагает еще не по всем гражданам, а значит, не сможет многим из них правильно рассчитать страховые пенсии. С этой целью Фонд рассылает работодателям (ИП и компаниям) запросы о лицах, по которым данные о работе до 2002 г. отсутствуют. Именно в ответ на такой запрос работодателем заполняется СЗВ-К в 2018 году. То есть данный отчет не является регулярным, а направляется лишь по конкретному требованию ПФР, в котором также указывается срок предоставления формы.
Если на момент получения запроса, сотрудник уже не работает у данного работодателя (и не работал у него в период до 2002 года), необходимо сообщить Фонду о невозможности предоставить форму СЗВ-К, поскольку трудовой книжки, а значит и требуемых сведений о стаже до 2002 г., у страхователя нет.
Заполнение форм СЗВ-К
Форма заполняется согласно Инструкции, утвержденной тем же постановлением ПФР № 2п (приложение № 2), здесь же указан порядок формирования пакетов документов при передаче их в отделение Фонда.
Общие правила заполнения разрешают вносить данные в форму вручную печатными буквами (шариковой ручкой, чернилами), машинописным способом или на компьютере. Цвет шрифта допустим любой, кроме зеленого и красного.
Документы, на основании которых происходит заполнение СЗВ-К:
личные данные вносят согласно паспорту (или иному удостоверению личности);
страховой номер лицевого счета физлица – согласно свидетельства СНИЛС;
данные о страховом стаже до 2002 года – согласно записям из трудовой книжки, а также по данным иных документов, подтверждающих стаж: трудовых договоров, выписок из приказов, справок работодателей и т.п. Данные вносят в порядке хронологии, начиная с самого первого периода трудовой деятельности и до 01.01.2002г.
Тип формы
В данной части СЗВ-К знаком «Х» в соответствующей ячейке указывается, какая форма подается страхователем в отчетном периоде:
«исходная» - если форма сдается впервые,
«корректирующая» - если форма продается взамен ранее представленной исходной по причине наличия в ней ошибок, при этом заново указывают все сведения в полном объеме, а не только исправляемые,
«отменяющая» - подается, если нужно аннулировать ранее сданные сведения по застрахованному лицу.
Личные данные физлица
Этот блок включает:
страховой номер (СНИЛС);
ФИО застрахованного (в именительном падеже);
дата рождения (число, месяц, год);
«Территориальные условия проживания на 31.12.2001» - этот параметр заполняется согласно классификатору приложения № 1 к Инструкции по заполнению. Например, для проживавших на Крайнем Севере - «РКС», в приравненных к нему районах - «МКС», с указанием районного коэффициента и т.д. Поле может оставаться пустым, если особых условий проживания не было.
Периоды трудовой или иной деятельности
Данный блок содержит сведения о периодах работы или иной общественно полезной деятельности (служба в армии и т.п.), включаемых в стаж, в т.ч. даты начала и окончания деятельности, используемые при подсчете общего стажа, а также периоды работы, которые дают право на досрочное назначение пенсии определенным категориям лиц. Подробный порядок расчета трудового стажа приведен в п. 33 Инструкции.
По каждому месту работы указывают следующие данные:
наименование работодателя, как указано в трудовой книжке (или ином подтверждающем документе);
вид деятельности – указывается код согласно приложению № 1 к Инструкции;
начало и конец периода соответствующей деятельности (в формате «дд.мм.гггг»);
код территориальных (Крайний Север, зона отчуждения и т.п.) или особых (тяжелые, вредные работы и т.п.) условий труда указывается согласно классификатору приложения № 1 к Инструкции;
«Основание (код)» по графе «Исчисляемый трудовой стаж» заполняется согласно классификатору приложения № 1 к Инструкции;
«Основание (код)» графы о «Выслуге лет» заполняют согласно вышеупомянутому классификатору, а «Дополнительные сведения» зависят от вида выслуги (фактически отработанное время, налет часов, число спусков и т.д.);
«Профессия или должность» заполняется, как указано в трудовой книжке (или ином соответствующем документе).
Конец периода по последнему месту работы, если сотрудник продолжал работать в указанной организации в 2002 г., указывается датой «31.12.2001».
Сведения на 01 января 2002 г. для оценки пенсионных прав
В этой части форма СЗВ-К отражает общий трудовой стаж, а также стаж, по которому возможно назначение досрочной трудовой пенсии.
Правила подсчета стажа приведены в п. 33 Инструкции. Так, чтобы подсчитать общий трудовой стаж, начала нужно отдельно суммировать даты конца и начала периодов работы, а затем вычислить разницу. К периодам трудовой деятельности нужно прибавить по одному дню по каждому случаю увольнения. В нашем примере формы СЗВ-К (образец приведен далее) подсчет будет следующим:
складываем даты конца периодов деятельности: 01.03.1990 + 25.06.1999 + 31.12.2001 = 57.21.5990;
также складываем даты начала периодов: 01.03.1988 + 01.04.1990 + 29.08.1999 = 31.15.5977;
стаж составит: 57.21.5990 – 31.15.5977 = 26.6.13 или 13 лет 6 месяцев 26 дней. Поскольку случай увольнения был только один (по второму периоду), прибавим к результату 1 день и получим общий стаж, равный 13 лет 6 месяцев 27 дней.
Аналогичным образом подсчитывается стаж, дающий право на досрочную пенсию.
После заполнения формы СЗВ-К с ней нужно ознакомить лицо, на которое она составлена. В подтверждение работник ставит свою подпись в строке «Со сведениями о трудовом стаже ознакомлен».
СЗВ – это отчет, отражающий информацию обо всех наемных работниках, трудящихся по соглашениям трудового и гражданско-правового типа. Данная форма подлежит ежемесячной подаче в территориальное отделение ПФР на основании бланка, утвержденного Постановлением 83п от 01.02.16. В статье рассмотрим на примерах заполнение СЗВ-М, дадим образец с конкретными данными.
Кто заполняет отчет СЗВ-М
Сведения должны подавать ИП, организации, частнопрактикующие лица, у которых имеются работающие по:
- Трудовым соглашениям;
- Гражданско-правовым соглашениям;
- Иным видам договоров из п.2.2 ст.11 Закона о персонифицированном учете.
Также необходимо подавать информацию о тех лицах, с которыми подписаны или расторгнуты обозначенные выше соглашения в отчетном месяце. Если сотрудник хотя бы 1 день отработал в отчетном месяце, и является при этом застрахованным лицом, то сведения о нем нужно показать в СЗВ-М за этот месяц.
Сроки сдачи заполненного отчета СЗВ-М
Отчет носит ежемесячный характер, поэтому сдавать его нужно по завершению каждого месяца не позднее пятнадцатого дня следующего месяца. Выпавшее 15-тое число на выходной день подлежит переносу на рабочий день, идущий за 15-тым числом. Для страхователей доступна как электронная форма подачи, так и бумажная, если среднее число работающих лиц находится в пределах 24 человек, в противном случае обязательно сдавать СЗВ-М в электронном формате.
Электронно отчет подается через оператора по ТКС, заверенный УКЭП. Днем представления считается число, указанное в уведомлении от оператора о получении электронного документа.
Бумажную форму отчета можно традиционно принести в пенсионное отделение или отправить почтой. Однако первый способ предпочтительнее, так как документ быстрее дойдет до адресата и будет проверен ПФР. При передаче СЗВ-М через доверенное лицо необходимо прикладывать доверенность или иную бумагу, позволяющую выполнить данное действие.
Инструкция по заполнению формы СЗВ-М
Форма содержит 4 раздела, в каждом имеются пояснения по заполнению, которыми нужно руководствоваться при подготовке ежемесячного отчета. Порядок заполнения указан в таблице:
| Наименование раздела | Пояснения по заполнению |
| 1. Реквизиты страхователя | Сведения о работодателе, использующем наемный труд. В числе реквизитов следует обозначить:
|
| 2. Отчетный период | Цифровым кодом обозначается временной промежуток, за который подготавливается отчет – каждому месяцу присваивается двузначный код, соответствующий порядковому № месяца в году, начиная с 01 до 12. Также прописывается соответствующий отчетный год. |
| 3. Тип формы | В поле вносится код типа формы, таких кодов три:
Данное поле обязательно для оформления, необходимо поставить один из указанных выше буквенных кодов. |
| 4. Информация о застрахованных лицах | Приводится список лиц, с которыми подписаны или расторгнуты договора (трудовой, ГПХ или иной), а также договора с которыми продолжали действовать. В таблице в отношении каждого работающего нужно указать:
В данном разделе приводится список всех трудящихся, независимо от их количества. Если одного листа с таблицей не достаточно, оформляются дополнительные. Формировать пачки в отношении данного отчета не требуется. |
Заполнение СЗВ-М при увольнении работника
Аналогично нужно действовать и при приеме нового работника в отчетном месяце, сведения по нему также подлежат включению в четвертый раздел.
Образец СЗВ-М за декабрь 2016 г.
В компании ООО «Медведь» в декабре трудилось 8 человек, с 7-ю работниками подписан трудовой договор, с одним – гражданско-правовой. Двое из 8-ми работников уволились, даты расторжения договоров 09.12 и 22.12. Отчет нужно оформить таким образом:
Особенности подачи нулевой СЗВ-М
Нулевая СЗВ-М представляет собой отчет, в котором заполнены три первых раздела, но отсутствуют сведения в четвертом разделе. Нужно ли его сдавать? СЗВ-М – это сведения о работающих лицах, подается в ПФР, чтобы показать персональные данные о застрахованных сотрудниках. Если таких лиц нет, то и смысл формирования СЗВ-М теряется.
Вопрос о необходимости подачи нулевого отчета может возникнуть в случае, когда компания не подписывала договора трудового или гражданско-правового типа ни с кем. То есть фирма имеет учредителя, но не имеет работников, при этом с учредителем договор также не заключался. Также такая ситуация возможно у ИП, когда гражданин как предприниматель зарегистрировался, но работников не нанимал. Нужно ли подавать в подобных случаях нулевую СЗВ-М с незаполненным четвертым разделом?
Ошибки при подготовке СЗВ-М
При формировании СЗВ-М наиболее часто допускаются следующие ошибки:
- В отчет включены сведения по работникам, уволенным в предшествующем периоде;
- В отчете не показаны данные о лицах, оформленных на работу в отчетном месяце;
- В форму не включены работники, находящиеся в отчетном месяце в одном из видов отпуска (основной, без зарплаты, декретный или иной) или на больничном.
Пример 1. С сотрудником А.А. Кротовым расторгнут трудовой договор в ноябре 2016г. При подготовке СЗВ-М за декабрь 2016г. данный работник ошибочно внесен в список застрахованных лиц. Что делать?
Страхователю следует еще раз составить СЗВ-М, в разд. 3 поставить код «отмн», в разделе 4 привести правильный список лиц, из которого будет исключен уволенный ранее сотрудник. Таким образом, ранее поданный документ с типом «исхд» с ошибочно указанными данными ПФР отменит, а новый отчет с типом «отмн» примет к учету.
Пример 2. Сотрудник А.А. Енотов оформлен в штат на работу в декабре 2016г., но в СЗВ-М за декабрь сведения о нем не показаны в разд. 4. Как исправить ошибку?
Страхователю следует сформировать еще одну форму СЗВ-М, дополняющую исходную, в разд. 3 поставить код «доп», а в раздел 4 включить только данные о принятом работнике, которого не учли в исходном отчете. Включать в дополняющую форму отчета ранее указанные в исходном отчете сведения не нужно.
Если работник весь отчетный месяц проболел, находился в трудовом или ином виде отпуска, его все равно следует показать в отчете. Если ошибочно данные лица не показаны в списке разд.4, то ошибку нужно исправлять в том порядке, который приведен в примере 2.
Ст.17 Закона 27-ФЗ, устанавливающая ответственность для страхователей, гласит, что за каждого застрахованного, по которому передана ошибочная или неполная информация, компания работодатель обязана платить штраф 500 руб. При этом данная статья не содержит точных сроков, в пределах которых допускается подача отменяющей или дополняющей СЗВ-М без взимания штрафов. Однако говорится, что страхователь должен исправить выявленную ПФР ошибку не позже 5-ти дней с даты получения уведомительной бумаги из фонда.
Что делать, если работодателю не хватает сведений о работниках для заполнения СЗВ-М? Например, работник не предоставил свидетельство, в котором прописан ИНН, или не предоставил пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. Если у страхователя не хватает ИНН для заполнения сведений, то штрафных санкций для организации, подавшей СЗВ-М без ИНН не последует. В самом отчете в графе для указания ИНН даются пояснения, что данный реквизит не относится к обязательным.
При этом графа СНИЛС является обязательной, в отношении каждого указанного в таблице застрахованного сотрудника нужно внести персональный номер его пенсионного свидетельства. Если такового у работника нет, задача работодателя – как можно быстрее узнать СНИЛС. Для этого работнику следует обратиться с документами в ПФР. Процесс подготовки СНИЛС может занимать до 5 недель, поэтому вопрос о заполнении СЗВ-М в подобной ситуации лучше уточнить в ПФР, перед которым отчитывается страхователь. Возможно, можно изготовить свидетельство за более короткий период, или же подать своевременно исходный СЗВ-М без СНИЛС, после чего направить дополняющий СЗВ-М с указанием полученного работником номера пенсионного свидетельства.