Выдаем денег в подотчет из кассы. Заявление на выдачу денег под отчет Образец заявления на подотчет в году
Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.
Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.
Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.
Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.
Именно на основании данного заявления осуществляется оформления . К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.
Во время сдачи бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.
Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.
Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.
Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег
Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:
- Сумму;
- Срок на который она берется;
- Наличие или отсутствие задолженности;
- Подпись руководителя.
Образец заявления для сотрудников
При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ - должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого - должность и Ф.И.О. сотрудника.
Затем посередине страницы идет название – .
Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество - как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок - тоже цифрами и прописью.
После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.
Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.
Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.
Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.
Образец заявления для директора
Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.
Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.
Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.
После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.
Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.
Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017
- Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления подотчетного лица, по распорядительному документу руководителя организации.
Выдача наличных денег работнику под отчет производится на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Это могут быть расходы на покупку канцтоваров, на изготовление визиток, рекламы или информационных услуг и другие разумные расходы организации.
Согласно п 6.3. УКАЗАНИЯ (этот пункт изменен 19.06.2017 ) О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. правила выдачи наличных денег изменились и теперь бухгалтер или сам подотчетный сотрудник могут записать сумму и срок, на который надо выдать деньги. А руководителю останется лишь завизировать такое заявление (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).
В шаблоне заявления для работников можно добавить строчки для записи суммы и срока выдачи денег. Для руководителя компании заявление на выдачу наличных денег под отчет также обязательно. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. Но бланк для него стоит составить с иными формулировками. В конце руководитель поставит подпись, которая является одновременно разрешающей. Тогда заявление не будет выглядеть так, будто директор разрешает выдать деньги сам себе.
к меню
6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу
юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению
подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
(в ред. Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У)
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
к меню
КАК НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ на выдачу денег в ПОДОТЧЕТ, ПРИМЕР бланка формы в Word
Если сотруднику понадобились наличные под отчет. В заявлении он указывает необходимую сумму и цели, на которые ее потратит.
Генеральному директору ОАО «ГАЗПРОМ»
Медведеву А. П.
от главного специалиста
Распутина И. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче денег под отчет
Прошу выдать мне в подотчет наличные денежные средства в сумме 100 000 (Сто тысяч) руб. на срок 60 (шестьдесят) календарных дней.
Бухгалтер _____________ Свиридова Т.Н.
РАЗРЕШАЮ :
Генеральный директор ___________ Медведев А.П.
Руководитель может выпустить приказ со списком подотчетных лиц и сроками выдачи денег в подотчет, или можно писать заявление на . Это заявление директор визирует.
Заявление на выдачу денег в подотчет должен быть приложен к Расходному Кассовому Ордеру (РКО), потому что этот документ оформляется на основании Заявления.
Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.
к меню
Можно оформлять подотчет любым распорядительным документом
Компания вправе сама решить, какой распорядительный документ оформить, чтобы выдать под отчет сотрудникам. Такой вывод впервые сделал Центробанк в письме от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642 .
С 19 августа компания вправе отказаться от заявлений на подотчетные. Вместо них можно оформлять распорядительный документ (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Форму документа чиновники не утверждали и не рекомендовали, поэтому компания вправе сама решить, как именно составить бумагу.
В распорядительном документе должны быть обязательные реквизиты: Ф.И.О. подотчетного сотрудника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В документе нужно проставить регистрационный номер.
Вид распорядительного документа можно выбрать из классификатора ОК 011–93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299). Компания вправе оформить распоряжение, приказ либо другую бумагу. Но выдачу под отчет нельзя оформить одним расходным ордером. Это кассовый, а не распорядительный документ.
Компания вправе по-прежнему брать у сотрудников заявления на подотчет. Но распорядительный документ удобнее. Его составляет бухгалтерия, а значит, не будет ошибок.
Как составить распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет на хозрасходы
Поскольку приказ или распоряжение - это не заявление, формально в них не нужна подпись подотчетного сотрудника. В то же время нужно ознакомить работника с суммой и сроками, в течение которых он должен отчитаться. Поэтому безопаснее, чтобы подотчетник расписывался в документе.
Если выдаете деньги под отчет сразу нескольким сотрудникам, например, на хоз расходы, оформите общий документ .
Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты ( , письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).
к меню
Приказ о командировке и выдаче денег под отчет
Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.
Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку (см. образец ). Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму.
| ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме |
-
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций,как то накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на юридических лиц от 40 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 15. -
Указан порядок использования юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями наличных денег, поступивших в их кассы, а также предельный размер.
Для получения наличных средств бюджетное учреждение создает документ «Заявка на получение наличных денег». Ввод данных производится на уровне ПБС, ФО (заполняется закладка «Данные о чеке»). Далее документ передается в ОрФК.
Заявка на получение наличных формируется ПБС и направляется в ОрФК, где открыт лицевой счет ПБС.
Для работы с документами «Заявка на получение наличных денег» следует перейти в пункт меню «Документы / Регистрация и учет обязательств / Заявки на платеж / Заявка на получение наличных денег». Откроется ЭФ списка документов, представленная на рисунке 77.
77. ЭФ списка документов «Заявка на получение наличных денег»
4.6.3.1.Доступные операции
На АРМ ПБС доступны следующие операции над документом «Заявка на получение наличных денег»:
ввод вручную;
ввод из родительского документа;
импорт из внешней системы;
документарный контроль;
просмотр и редактирование;
удаление;
подписание ЭЦП;
печать;
отправка в ОФК (УФК, ЦАФК).
4.6.3.2.Экранная форма документа
ЭФ «Заявка на получение наличных денег» представлена на рисунке 78. Форма содержит заголовочную часть и следующие закладки:
«Раздел 1,2»;
«Подписи»;
«Системные атрибуты»;
«Протоколы».
78. ЭФ « ». Закладка «Раздел 1,2»
«Сведения об обязательстве»;
«Заявка на внесение изменений в обязательство»;
«Заявка на перерегистрацию обязательства в очередном финансовом году».
20. Описание полей документа « Заявка на получение наличных денег »
| № | Наименование поля | Описание поля | Дост. на редакт. | Значение по умолчанию | Автозап. |
| Номер заявки | Номер документа | + | - | - |
|
| Дата заявки | Дата заявки. Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря. | + | Текущая дата | - |
|
| Статус | Код статуса документа. Заполняется автоматически в результате обработки документа или присылается из учетной системы (в случае обработки документа в учетной системе). | - | 000 | - |
|
| Отклонение по строкам | Сумма расхождения между итоговым значением строчных сумм из блока «Раздела 1. Реквизиты чека» и итоговым значением строчных сумм из блока «Раздела 2. Расшифровка на получение наличных денег». Значение выводится по модулю. Поле заполняется автоматически. | - | - | - |
|
| Закладка «Раздел 1, 2» (рисунок 78) |
|||||
| Наименование клиента | Полное наименование ПБС. При изменении значения в поле «По Сводному реестру» или «Номер лицевого счета», которые не соответствуют федеральному бюджету, данное поле становится пустым. | + | - | - |
|
| По Сводному реестру | Код клиента по СРРПБС. Значение может быть выбрано из справочника СРРПБС. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Номер лицевого счета». При вводе документа от имени УП поле должно содержать значение, которое отсутствует в справочнике СРРПБС, либо не является актуальным. | + | - | + |
|
| Номер лицевого счета | Номер ЛС клиента согласно СРРПБС. Значение может быть выбрано из справочника «Лицевые счета». При вводе документа от имени УП поле не заполняется. | + | - | - |
|
| ГРБС | Полное наименование ГРБС согласно справочнику ведомств. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Глава по БК». | + | - | + |
|
| Глава по БК | Код главы (вышестоящего ведомства). Значение может быть выбрано из справочника «Ведомства». | + | 100 | - |
|
| Бюджет | Наименование бюджета. Значение может быть выбрано из справочника «Бюджеты». | + | - | - |
|
| Финансовый орган | Полное наименование ФО, соответствующего указанному выше бюджету. Значение может быть выбрано из справочника «Финансовые органы». | + | - | - |
|
| Орган ФК | Полное наименование ТОФК, в котором открыт ЛС клиента. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «По КОФК». | + | - | + |
|
| По КОФК | Код по КОФК ТОФК, обслуживающего клиента. Значение может быть выбрано из справочника «Справочник органов Федерального Казначейства». | + | - | - |
|
| Пред. дата | Предельная дата исполнения. Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря. | + | - | - |
|
| Учетный номер обязательства | Учетный номер БО. Поле заполняется, если расход осуществляется по бюджетному обязательству. | + | - | - |
|
| Закладка «Заголовок, Раздел 1, 2», табличный блок полей «Раздел 1. Реквизиты чека» |
|||||
| № | Номер по порядку | - | - | - |
|
| Сумма в рублях | Сумма по чеку в рублях | + | - | - |
|
| Номер чека | Номер чека | + | - | - |
|
| Серия чека | Серия чека | + | - | - |
|
| Дата чека | Дата чека | + | - | - |
|
| Срок дейст. чека | Срок действия чека | + | - | - |
|
| Символ касс. пл. | Символ кассового плана | + | - | - |
|
| ИТОГО | Итоговая сумма в рублях по всем чекам | + | - | - |
|
| Закладка «Раздел 1, 2», таблица «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» |
|||||
| № | Номер по порядку | + | - | - |
|
| Наименование вида средств | Наименование вида средств | + | - | - |
|
| Код по БК | Код бюджетной классификации плательщика | + | - | - |
|
| Сумма | Сумма в рублях | + | - | - |
|
| Код цели | Код цели субсидий/субвенций | + | - | - |
|
| Назначение платежа | Назначение платежа | + | - | - |
|
| Примечание | Примечание | + | - | - |
|
| Закладка «Раздел 3, 4, 5» , группа полей «Раздел 3. Реквизиты контрагента» (рисунок 70) |
|||||
| Наименование | Наименование контрагента-получателя платежа (ФИО – для физического лица) | + | - | - |
|
| ИНН | ИНН получателя платежа | + | - | - |
|
| КПП | КПП получателя платежа | + | - | - |
|
| Лиц. сч. | Номер лицевого счета получателя платежа | + | - | - |
|
| Банк. счет | Номер банковского счета получателя платежа (при вводе банковского счета вручную, осуществляется проверка на ключевание) | + | - | - |
|
| БИК/SWIFT | Код БИК/SWIFT банка получателя платежа | + | - | - |
|
| Кор.счет | Номер корреспондентского счета банка получателя платежа | + | - | - |
|
| Наим. банка | Наименование банка получателя платежа | + | - | - |
|
| Закладка «Подписи», группа полей «Доверенное лицо» (рисунок 81) |
|||||
| Доверенное лицо: Должность | Должность доверенного лица на получение наличных | + | - | - |
|
| Фамилия, Имя, Отчество | ФИО доверенного лица на получение наличных | + | - | - |
|
| Документ, удост. личность | Наименование документа, удостоверяющего личность | + | - | - |
|
| Номер | Номер документа, удостоверяющего личность | + | - | - |
|
| Выдан | Наименование организации, выдавшей удостоверяющий документ | + | - | - |
|
| Дата выдачи | Дата выдачи удостоверяющего документа | + | - | - |
|
| Закладка «Подписи», группа полей «Подписи» |
|||||
| Руководитель (уполномоченное им лицо). Должность | Наименование должности руководителя. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи». | + | - | + |
|
| Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи | ФИО руководителя. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Руководитель (уполномоченное им лицо). Должность». | + | - | + |
|
| Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Должность | Наименование должности главного бухгалтера. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Расшифровка подписи». | + | - | + |
|
| Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Расшифровка подписи | ФИО главного бухгалтера. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Должность». | + | - | + |
|
| Дата подписания | Дата подписания документа главным бухгалтером. Заполняется вручную или выбором из календаря. | + | - | - |
|
| Закладка «Подписи», группа полей «Отметка органа Федерального казначейства о регистрации Заявки на получение наличных денег» |
|||||
| Номер заявки | Регистрационный номер заявки в УФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК. | - | - | - |
|
| Дата регистрации | Дата регистрации документа в УФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК. | - | - | - |
|
| Ответственный исполнитель. Должность | Наименование должности ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК. | - | - | - |
|
| Ответственный исполнитель. Расшифровка подписи | ФИО ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК. | - | - | - |
|
| Телефон | Номер телефона ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК. | - | - | - |
|
В табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» закладки «Раздел 1,2» содержится список чеков в разрезе символов кассового плана. Поля табличного блока приведены в таблице 20. Для добавления записи в список следует нажать на кнопку «Добавить новую строку». Откроется форма «Добавление записи» (рисунок 79).
79. ЭФ «Добавление записи»
«Номер данных о чеке». Поле заполняется автоматически.
«Сумма в рублях» – сумма по чеку в рублях.
«Номер чека».
«Серия чека».
«Дата чека». Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.
«Срок действия чека». Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.
«Символ кассового плана». Значение может быть выбрано из справочника «Символы касплана».
Табличный блок «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» (рисунок 78) закладки «Раздел 1,2» содержит строки расшифровки суммы заявки по КБК. Поля табличного блока приведены в таблице 20.
Для добавления записи в таблицу следует нажать на кнопку «Добавить новую строку». Откроется форма «Добавление записи» (рисунок 80).
80. ЭФ «Добавление строки»
«Номер позиции». Поле заполняется автоматически.
«Вид средств» – код и наименование вида источника финансирования. Допустимые значения для кода: «10», «11», «20», «21», «30», «40», «80», «90». Значение по умолчанию – «10». Значение может быть выбрано из справочника «Источники финансирования».
Группа полей «Код по КБК плательщика»:
«Код по БК» – код по БК плательщика. Вводится вручную, либо формируется автоматически по заполненным значениям нижестоящих полей: «Код главы» + «ФКР»+«КЦСР»+«КВР»+«КОСГУ». Значение может быть выбрано из справочника «Коды бюджетной классификации».
«Код цели» – код и наименование цели субсидий/субвенций. Значение может быть выбрано из справочника «Цели субсидий/субвенций».
«Код главы» – код ведомства. Значение может быть выбрано из справочника «Ведомства».
Блок полей «Расходы» содержит следующие поля (Поля необязательны для заполнения, если введен код по БК):
«ФКР» – код функциональной классификации расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Разделы/подразделы ФКР».
«КЦСР» – код целевой статьи расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Целевые статьи ФКР».
«КВР» – код вида расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Виды расходов ФКР».
«КОСГУ» – код экономической классификации. Значение может быть выбрано из справочника «Экономические статьи».
«Сумма в рублях» – сумма в рублях по КБК.
«Назначение платежа».
«Примечание».
В поле «Примечание», размещенном в нижней части блока, отображается значение соответствующего поля текущей строки блока.
81. ЭФ « Заявка на получение наличных денег ». Закладка «Подписи»
Проверка обязательности заполнения полей «Номер заявки» и «Дата заявки» в заголовке документа (рисунок 78);
Проверка обязательности заполнения полей «Наименование клиента», «По сводному реестру», «Номер лицевого счета», «ГРБС», «Глава по БК», «Бюджет», «Финансовый орган», «Орган ФК», «по КОФК» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78). Для документа, заполняемого от лица УП, не осуществляется поверка обязательности заполнения поля «Номер лицевого счета».
Проверка обязательности заполнения полей «Доверенное лицо: Должность», «Фамилия, Имя, Отчество», «Номер», «Выдан», «Дата выдачи», «Документ, удост. личность» в группе полей «Доверенное лицо» на закладке «Подписи» (рисунок 81);
Проверка обязательности заполнения полей «Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи», «Гл. бухгалтер (уполномоченное лицо). Дата подписания» в группе полей «Подписи» на закладке «Подписи» (рисунок 81);
Контроль заполнения хотя бы одной строки табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78);
Контроль заполнения хотя бы одной строки табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78);
Значение даты в поле «Дата чека» в табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки».
Проверка на использование цифр/букв в полях сумм в разделах документа «Заявка на получение наличных денег»;
Значение даты в поле «Дата заявки» в заголовке документа должно быть меньше, либо равно значению даты текущего календарного дня.
Значение даты в поле «Срок дейст. чека» в табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата чека».
Значение даты в поле «Пред. дата» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки». Контроль выполняется только, если поле «Пред. дата» заполнено.
Проверка на неотрицательность сумм в полях сумм в разделах документа «Заявка на получение наличных денег»;
Проверка обязательности незаполнения поля «Код по БК» в табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78), если значение в поле «Наименование вида средств» равно «Средства, поступающие во временное распоряжение».
Проверка обязательности незаполнения поля «Учетный номер обязательства», если значение в поле «Наименование вида средств» в табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) равно «Средства на обеспечение оперативно-розыскных мероприятий».
Проверка на соответствие значений полей «Номер чека», «Серия чека», «Дата чека», «Срок дейст. чека» для всех записей в таблице «Реквизиты чека» в рамках одной заявки на получение наличных денег;
Значение в поле «Номер лицевого счета» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) не должно соответствовать типу лицевого счета ФО (02 л/с).
Значение даты в поле «Гл. бухгалтер (уполномоченное лицо). Дата подписания» в группе полей «Подписи» на закладке «Подписи» (рисунок 81) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки».
Проверка на дублирование документов в системе по значениям в полях заголовка документа «Номер заявки», «Дата заявки» и в полях «Наименование клиента», «Бюджет», «Глава по БК» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78). Проверка должна осуществляться без учета документов, которые находятся в статусе 000», «880», «888», а также для документов, которые не были загружены в учетную систему. Для документа, заполняемого от лица УП, проверка не осуществляется.
Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.
Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы
Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?
Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:
- документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
- пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
- в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
- заявление подписывается самим подотчетным лицом;
- в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
- и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.
Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.
Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).
Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:
- подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
- подпись подотчетного лица и дата составления документа;
- отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
- виза от руководителя компании.
Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.
Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?
Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?
Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.
С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.
Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.
Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.
Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм. В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.
Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.
Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается . И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.
Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм
От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору
Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.
При этом не имеет значения:
- ни срок договора;
- ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
- на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.
Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя . Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).
Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:
- подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:
- основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
- свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».
- срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
- предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.
Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».
Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.
Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.
Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.
От директора
Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.
А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».
Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.
И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.
А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).
И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».
Тогда самое лучшее будет закрепить в Положении о подотчетных лицах, что руководитель организации при совмещении им обязанностей кассира (!) оформляет на получение подотчетных средств только расходный кассовый ордер.
А вот отчитываться придется в общеустановленном порядке — с заполнением авансового отчета.
Нужно ли заявление, если сотрудник потратил свои деньги?
Выдача подотчетных сумм – это предоставление работникам денег в качестве аванса для оплаты предстоящих расходов. Поэтому для указанных целей требуется заявление и последующий отчет о произведенных тратах. Даже сам этот отчет называется не иначе, как авансовый!
В случае же, когда сотрудник потратит собственные средства на нужды предприятия, возникает обязательство компании погасить возникшую задолженность. И вот тогда-то и наступают проблемы.
Дело в том, что налоговые органы не очень довольны подобными тратами, пытаясь признать процедуру передачи имущества организации, купленной на деньги сотрудника, как куплю-продажу. В этом случае полученные в погашение задолженности средства от компании-работодателя налоговики считают доходом сотрудника.
Однако это можно оспорить, если документы по произведенным за счет сотрудника расходам сразу оформлены на имя компании.
Кроме того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, можно:
- оформить беспроцентный заем, который предоставляется организации ее работником. Далее эти средства «выдаются» сотруднику под отчет. Причем, оформить эти две операции следует одним днем. Но тут есть свои неловкости. В частности, за беспроцентными займами пристально следят налоговики. Особенно, их опасно оформлять, когда компания имеет денежную выручку в кассе или средства на расчетном счете. Кроме того, возникает проблема с датой оформления всей операции: по дате совершенной покупки? А если она была осуществлена вчера – днем, когда закрыты все записи по кассовой книге? Таким образом, беспроцентный заем хорош тогда, когда операция по оплате расходов и «оформление» условного заемного договора происходит в течение одного рабочего дня до закрытия кассовой книги. И главное – чтобы сотрудник не потратился с помощью платежной карты. Тогда идея с беспроцентным займом окажется бесполезной;
- но можно издать приказ по предприятию, в котором утвердить возможность расходования личных средств на нужды компании, при каких условиях и какими сотрудниками (т.е. указать должности и даже Ф.И.О. конкретных лиц). Кроме того, не лишним будет утверждение и порядка отчета по совершенной покупке, например, с помощью авансового отчета и посредством подготовки заявления сотрудникам с просьбой возместить ему потраченные им средства в интересах деятельности предприятия.
Самое главное в этом случае, чтобы документы на совершенную покупку (если это возможно формой документа) были оформлены сразу на компанию (предпринимателя).
Можно ли перечислить деньги в подотчет на карту сотрудника?
Можно. Тем более судебная практика на сегодня довольно противоречива. Главное – это возможность предприятия (предпринимателя) документально подтвердить целевой характер перечисленных на зарплатную карту средств. Для этой цели в Положении о подотчетных лицах следует:
- прописать возможность перечисления средств на карту и каких сотрудников;
- утвердить порядок отчета по этим средствам (авансовый отчет и сроки его сдачи);
- определить порядок перевода средств. Т.е. при перечислении на зарплатную карту подотчетных денег следует в платежном документе указать «выдача средств под отчет».
А нужно ли писать в этом случае заявление? Дело в том, что заявление – обязательное условие выдачи средств из кассы (!). Но оно станет не лишним и при предоставлении денег под отчет в безналичной форме:
- его наличие успокоит налоговиков;
- оно поможет в контроле расходования денег на предприятии;
- и его наличие позволит бухгалтеру без рисков производить подотчетные переводы.
Тем более для оформления такого заявления можно пользоваться формой, которая предусмотрена для выдачи наличных подотчетных сумм работникам.
Видео — как правильно оформить заявление на выдачу денег в подотчет на командировочные расходы:
ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей -
Оптимальные условия по открытию и ведению расчетного счета для предпринимателей
На 2018 год установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.
Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У . Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется. Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.
А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять . В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ , собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.
Помимо прочего, любая организация может выдать подотчетные финансы посредством перевода их на зарплатную карточку работника. Для осуществления данной процедуры работник должен написать соответствующее заявление, с обязательным указанием номера счета банковской карты. По составлению авансового отчета должны быть приложены документальные акты, доказывающие проведение платежей.
Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.
Собственник или управляющий компанией лично устанавливает
определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков
, в акте под отчетного сотрудника.
Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего , которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.
Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней , по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях :
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Основные документы с примерами
Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты :
- заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
- приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
- заявка на выдачу финансовых средств;
- служебное письмо.
Заявление на выдачу подотчетных сумм директору
Данное заявление является внутренним документом организации , на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.
Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.
В заявлении необходимо отобразить следующую информацию :
- сумма средств, выдаваемых под отчет;
- конкретный срок, на который предоставляются деньги;
- личные подписи заявителя и руководителя;
- даты формирования и подписания заявительного акта.
Приказ
Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом , так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.
В случае если налоговые органы при проверке обнаружат отсутствие данного приказа, то на руководителя будет наложено административное взыскание в виде существенного штрафа.
Заявка
Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия .
Служебная записка
Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.
В основном данный документ заполняется от руки.
В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей . Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.
Максимальная сумма
Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается .
Получается, что руководитель фирмы имеет право дать свое согласие на выдачу подотчетных средств неограниченной суммы, если эти финансы будут предназначаться для расчета с физлицом.
Процесс выдачи и учета
Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.
На карточку
Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.
Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.
Данный процесс имеет ряд преимуществ :
- надежность и своевременность;
- отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
- нет необходимости в оформлении кассовой документации;
- возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.
В кассу
Такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности , для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.
Основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.
Особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.