Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет? Какую максимальную сумму можно выдать подотчет С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета

Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего - снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция - это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.

Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.

Выдача подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.

Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодател яПостановления АС ВСО от 05.09.2014 № А69-3114/2013 , от 02.09.2014 № А69-3118/2013 .

Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным сумма мп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У) . Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нетПостановление ВС от 30.09.2015 № 307-АД15-11670 .

Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо - сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операци йч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти: → Формы

Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетову юПисьмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 ) устанавливает сама организация.

Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.

Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.

При перечислении подотчетных сумм на карту работника не забудьте в платежном поручении в поле о назначении платежа указать, что они являются именно подотчетными. Иначе есть риск, что налоговики при проверке посчитают их зарплатой и обложат НДФЛ. Кроме того, от назначения платежа часто зависит размер банковской комиссии, взимаемой за перевод.

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Луч»

Инструкция для подотчетных лиц

1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.

1.1. Деньги могут выдаваться под отчет на любые цели, связанные с деятельностью организации, и должны тратиться исключительно на те цели, на которые они были выданы.

1.2. Все расходы за счет подотчетных средств должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами в соответствии с п. 4.

1.3. Максимальная сумма покупки за наличные средства у организации или предпринимателя не должна превышать 100 000 руб. по одному договор уп. 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У .

1.4. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:
- при командировке - на время командировки, указанное в приказе о командировке;
- на хозяйственные и иные нужды - на срок, утвержденный руководителем.
По истечении этих сроков работник должен отчитаться по потраченным суммам и при наличии неиспользованного остатка подотчетных средств вернуть его организации в соответствии с п. 3.

1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем.

1.6. При получении подотчетных средств на банковскую карту работник вправе использовать при расчетах как карту, так и предварительно снятые с нее наличные.

1.7. При необходимости работник с разрешения руководителя может использовать при расчетах в интересах организации собственные средства, которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

2. Порядок получения денег под отчет.

2.1. Работник передает в бухгалтерию заявление (см. Приложение № 1) на имя руководителя с просьбой выдать ему деньги. В заявлении должны быть указаны сумма, цель расходования и срок, на который они необходимы, а при получении средств на банковскую карту - еще и платежные реквизиты, на которые нужно перечислить деньги.

2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче.

2.3. При положительном решении руководителя деньги работнику выплачиваются способом, указанным в заявлении.

2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в частности, это случаи, указанные в подп. 4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ - см. Приложение № 2, на иные полномочия - см. Приложение № 3). Работник должен предъявить ее при расчетах с третьими лицами, чтобы подтверждающие документы были оформлены на организацию и он, как ее представитель, смог забрать причитающиеся ей документы и ТМЦ.

Если работник оплатит покупку для организации чужой банковской картой, то вы все равно сможете учесть такие траты в расходах для целей налогообложения. Но для этого понадобится расписка владельца карты о том, что работник вернул ему потраченные с карты деньг иПисьма Минфина от 11.10.2012 № 03-03-07/46 ; ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 . Но если вы не хотите сталкиваться с такими сложностями, то прямо пропишите в инструкции запрет оплаты покупок с использованием банковских карт других лиц.

Представление авансового отчета

По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 ).

Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим днямп. 6.3 Указания № 3210-У ; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).

3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
- по средствам, выданным на командировку, - со дня возвращения из нее;
- по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, - после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
- по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 - со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.

3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях - в день выхода на работу.

3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.

3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).

3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.

В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».

Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.п. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У ).

Документальное подтверждение расходов

К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие расходы документы. Работник должен знать, какие требования предъявляются к первичным документам, чтобы суметь проверить их сразу на месте при совершении покупки.

Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.

4. Требования к подтверждающим расходы документам.

4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.

4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:

1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
- чек ККТ;
- товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
- счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;

2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, - любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);

3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.п. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ ):
- или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
- или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
- при авиаперелете - распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
- при проезде на поезде и ином транспорте - распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования - распечатка контрольного и посадочного купонов);

4) при покупках у оптового продавца:
- чек ККТ;
- товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
- счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
- корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
- чек ККТ;
- счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);

6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
- договор (см. Приложение № 6);
- расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);

7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) - чек, выданный терминалом;

8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.

Документ	Что нужно проверить
Кассовый чек	Наличие перечня товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости каждой единицы. При отсутствии такой информации в кассовом чеке она должна быть в других выданных документах, например в товарном чеке
Товарный чек	Наличие реквизито вп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ : - наименование документа и дата составления; - наименование организации (ф. и. о. предпринимателя); - перечень товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости; - должность лица, выдавшего документ, его подпись с расшифровкой
Документ об оплате, выдаваемый взамен чека ККТ вмененщиками и предпринимателями на патентном режиме	п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ : - номер документа; - ИНН организации (предпринимателя)
БСО	Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, а такж епп. 3 , 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 : - шестизначный номер и серия бланка, сокращенное наименование типографии, ее ИНН, адрес, номер заказа, год, тираж; - адрес (для организаций)
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)	В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника
Счет-фактура	В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника. Если работник лишь вносил предоплату, то в счете-фактуре (по строке 5) должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКОподп. «з» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137
Квитанция к ПКО	Наличие печати, а при ее отсутствии у продавца - штампа о проведении кассовой операции (например, с указанием наименования фирмы, ее ИНН и слова «Получен о»)пп. 4.4 , 5.1 Указания № 3210-У

При подготовке образца договора, заключаемого подотчетником с физлицом, не забудьте включить в него следующие данные:

• ф. и. о. и паспортные данные сторон;
• цену и предмет договора (в договоре купли-продажи - наименование товара, в договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения и срок аренд ы

  Проверка и утверждение авансового отчета

  Авансовый отчет проверяет бухгалтер и утверждает руководитель в сроки, установленные организацие йп. 6.3 Указания № 3210-У .

  5. Порядок проверки и утверждения авансового отчета.

  5.1. Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером в течение 3 рабочих дней и утверждается руководителем в течение 2 рабочих дней.

  5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение 2 рабочих дней после утверждения авансового отчета.

  5.3. Если работник своевременно не возвратил организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со дня окончания срока их возврата удержать эту задолженность из зарплаты работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса РФ.

  5.4. За нарушение требований настоящей инструкции к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде выговора.

  Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой догово рп. 5 Указания № 3210-У ; Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 . Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частност истатьи 137 , 168 ТК РФ : о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

  Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками, с которыми заключены трудовые договоры. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т. п.), например на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения. При этом авансовый отчет им оформлять не обязательно.

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам регламентирован законодательными актами и должен соблюдаться в каждой организации, ведущей финансово-хозяйственную деятельность. Об основных правилах и нюансах выдачи подотчета вы можете прочитать в этой статье.

Основные правила выдачи авансов под отчет

В ходе финансово-экономической деятельности любой организации возникает необходимость в покупке различных материальных ценностей, канцтоваров, топлива для транспорта, оплате работ и услуг, предоставленных сторонними организациями, расходов на представительские цели, командировочные поездки.

Нередко для решения этих вопросов выдаются наличные под отчет, при этом необходимо соблюдать правила, прописанные в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном ведении кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У:

• Для получения денег под отчет работнику нужно написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который он берет денежные средства. На основании этого заявления, подписанного руководителем, с проставленной датой, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер и происходит выдача аванса подотчетному лицу .
• Отчитаться за полученные средства подотчетник должен в течение 3 дней после завершения последнего дня, на который выданы деньги, или после выхода на работу. Необходимо составить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы о том, что расходы проведены целенаправленно. Проверка и утверждение отчета главным бухгалтером и руководителем проводятся в срок, установленный приказом или учетной политикой организации.
• Взять наличные деньги в качестве аванса под отчет работник может только при условии, что он не имеет долга по ранее полученным подотчетным суммам. Перед выдачей бухгалтер обязан проверить состояние расчетов с конкретным сотрудником на наличие его задолженности перед организацией. Для этого ведется аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Сотруднику, получившему деньги под отчет, необходимо помнить, что он является представителем организации, который должен соблюдать лимит, установленный для расчета наличными средствами между юридическими лицами. На 2016 год его размер — 100 000 руб. (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Внутренние регулирующие документы

В целях контроля за движением денежных средств и их целевым использованием в организации следует издать приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, а также:

• список сотрудников, которые могут получать авансы;
• срок, в течение которого деньги должны быть использованы на определенные цели;
• предельный размер аванса на те или иные нужды организации;
• порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов;
• лицо, ответственное за соблюдение всех пунктов данного приказа.

Работники организации, перечисленные в утвержденном списке, должны ознакомиться с приказом и оставить надпись «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату.

Узнать, как правильно составить приказ о подотчетных лицах, можно из статьи .

В зависимости от того, для каких целей предназначен аванс, должны быть оформлены также организационно-распорядительные документы, например приказ на приобретение конкретного имущества, приказ о направлении в командировку, расчеты, сметы, программа представительских расходов и др.

Все нюансы выдачи и закрытия авансов в организации должны быть оговорены в ее внутренних нормативных документах — приказах, положениях, учетной политике.

ВАЖНО! Если в организации нет внутреннего документа, в котором закреплен срок выдачи средств под отчет, при проверке работники налоговой инспекции могут посчитать, что расчеты по выданным деньгам должны быть проведены в течение одного рабочего дня.

Способы выдачи подотчетных сумм

Существует несколько вариантов передачи средств подотчетному лицу:

• наличными в кассе предприятия;
• безналичным переводом с расчетного счета организации на зарплатную карту подотчетнику (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/4228);
• через использование сотрудником банковской корпоративной карты, оформленной для юридического лица.

Сотрудник, получивший корпоративную карту, может проводить расчеты безналичным путем либо снимать наличные в банкомате.

Порядок применения корпоративных карт, а также список лиц, имеющих право их использования, рекомендуем четко зафиксировать во внутренних нормативных документах.

ВАЖНО! Датой получения аванса считается не момент передачи карты, а день списания денежных средств с этой карты, о котором можно узнать из банковской выписки.

О том, как правильно осуществить выдачу подотчета на карту сотрудника, рассказано в статье .

Итоги

Основные правила выдачи аванса под отчет установлены законодательно. Сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, их размер, порядок утверждения и списания должны быть закреплены в локальных нормативных актах — приказах, положениях, учетной политике. Во избежание недоразумений с контролирующими органами рекомендуется заранее предусмотреть возникновение возможных спорных нюансов и четко отразить все необходимые регламентирующие процедуры во внутрикорпоративных локальных документах.

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

1. «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
2. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
3. Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
4. Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Подотчет в 2018 году - предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым под отчет суммам.

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2018 году

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

• Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
• Основание для выдачи - заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
• Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа - ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель - единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет наш материал .

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье .

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2018 году (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком - не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. - в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет - ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки - более 100 000 руб.

Какие операции могут заинтересовать контролеров

Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2018 году может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:

1. Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).

1. Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
2. Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
3. Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
4. Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.

ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

• расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
• неоприходование в кассу наличности;
• нарушение порядка хранения наличных денег;
• нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения - 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. - для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже - например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров - тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 - в пользу ФНС).

Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье .

Итоги

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2019 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или представительские расходы.

Но для того чтобы контролировать финансы предприятия, необходимо вести правильный учет расходов. Все это – обязанность бухгалтера.

Тем более что в 2019 году начали действовать новые правила выдачи средств под отчет, о которых следует знать.

Необходимые сведения

Следует знать, что в 2019 году начали действовать некоторые изменения. К примеру, теперь подотчетные средства можно легко перечислять на банковскую карту ().

Для этого сотрудник обязан уточнить в своем заявлении, что деньги следует перечислить на его зарплатную карту.

Бухгалтеры часто допускают роковую ошибку, не оформляя возврат денег в кассу предприятия. Еще чаще сотрудники просто не возвращают средства по незнанию или специально.

Чтобы перестраховаться, лучше прописать этот пункт в или обязать работников предоставлять .

В некоторых случаях его отсутствие может повлечь за собой серьезные последствия для компании. К отчету должны быть приложены бумаги, которые могут подтвердить произведенные расходы (чеки, и т. д.).

Бухгалтер или другое уполномоченное лицо проверяет отчет и подтверждает, что средства были потрачены без нарушений.

Форма этого документа утверждена законодательством и без него производить подобные расчеты нельзя ().

Поэтому выдача денег из кассы предприятия может расцениваться налоговыми органами как серьезное нарушение процедуры. А что делать, если сотрудник не вернул остаток денег?

В этой ситуации есть только один выход – удержание определенной суммы с его зарплаты. Все это происходит исключительно на законных основаниях ().

Но следует знать, что необходимо придерживаться следующих правил:

• получить на удержание средств из заработной платы согласие работника ();
• не позднее, чем через месяц, издать соответствующий приказ;
• обязательно ознакомить с этим документом сотрудника.

Если он не дает своего согласия на вычет долга из зарплаты, этот вопрос следует решить в судебном порядке. Также не стоит затягивать с приказом, иначе также придется обращаться в суд.

Согласно Трудовому кодексу () одноразовое удержание из заработной платы не должно быть более 20 %. А если работник уволился и не погасил задолженность?

Законодательством установлено, что срок исковой давности равен 3 годам, в течение которых организация может обратиться в суд ().

Если же этот срок закончился, то предприятию придется списывать эти деньги. Согласно эта сумма должна быть включена в так называемые внереализационные расходы.

Нередко бухгалтеры настаивают на том, чтобы сотрудник подписал специальный .

Считается, что такой документ сможет гарантировать предприятию полный возврат средств. На самом деле при выдаче денег под отчет эта процедура совершенно ни к чему. Деньги и так можно будет удержать из заработной платы.

Перечень работников, с которыми договор о материальной ответственности действительно следует заключать, содержится в приложении к .

Определения

Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Под такими расходами подразумевают:

• хозяйственные нужды;
• командировочные;
• представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам. Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило.

Поэтому с 2019 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2019 г.).

Получая средства от организации на осуществление или другие нужды, подотчетное лицо берет на себя определенные обязательства.

В первую очередь, они касаются траты денежных средств согласно целевому назначению. Это должно быть подтверждено документально. Невозврат денег или нецелесообразные траты приводят к серьезным последствиям.

Основания для выдачи

Естественно, что в организации проводится учет все расходов, в том числе и незапланированных. И все должно быть в обязательном порядке задокументировано.

Поэтому основанием для выдачи денег является заявление сотрудника или (при начислении денег на карту).

Предварительно необходимо проверить, нет ли у сотрудника долга за ранее выданные ему денежные средства. Если же он имеется, то средства такому сотруднику не выдаются.

В случае, когда задолженностей нет, бухгалтер предприятия выдает и выдает деньги. Форма заявления законом не установлена, поэтому его пишут в произвольной форме.

Чаще всего этот документ выглядит так:

Если же денежные средства подотчет понадобились руководителю предприятия, он также обязан написать заявление.

Это необходимо, даже если о выдаче средств просит генеральный директор фирмы. Придерживаясь установленной процедуры, можно в будущем избежать проблем с налоговыми органами.

Законные основания

Законодательство РФ контролирует выдачу денежных средств подотчет с помощью .

Кроме того, процедуру выдачи денег подотчет регламентируют .

Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2019 году

В Российской Федерации все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей.

И считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Многих все-таки интересует вопрос о том, какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет более 100000 рублей?

Дело в том, что этот лимит на расходы установлен для расчетов между организациями и ИП. А на расчеты с физическими лицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.

Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет.

Видео: расчеты с подотчетными лицами

Главное, чтобы лимит в 100 тысяч сотрудник не превышал при расчетах с другими компаниями или частными предпринимателями.

А значит, что законодательством РФ эта сумма не ограничивается. Поэтому максимальный размер денежных средств, выдаваемых подотчет, устанавливается руководителем организации.

Это же касается и того, какую сумму можно выдать в подотчет 2019 директору. Все зависит от финансовых возможностей предприятия.

Кто устанавливает ограничение?

Если в бюджетной организации

Получение денежных средств под отчет в бюджетных организациях ничем не отличается от этой процедуры в частных организациях.

Если деньги идут на командировочные расходы, то их размер определяют либо , либо соответствующий нормативный акт ().

Сумма также выдается исключительно на основе заявления сотрудника. Обязательно следует удостовериться, что работник отчитался за предыдущие траты бюджетных денег.

Единственное, о чем необходимо помнит сотруднику, что при расчетах от лица организации с частными предпринимателями и юридическими лицами нельзя превышать лимит в 100 тыс. рублей.

Ответственность за нарушения

Организация обязана нести ответственность за нарушения любого из пунктов Положения № 373. Она заключается в наложении на компанию следующих штрафов:

Выдача денег под отчет – важный участок бухгалтерского учета, без которого не может обойтись ни одно предприятие.

Время от времени в эти правила законодательством вносятся различные изменения, о которых необходимо знать.

Иначе любая, даже самая небольшая ошибка, может привести к нарушению закона и последующей ответственности.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!