Выставить счет по инн. Выставить счет на оплату — что нужно делать для выставления счета

Для перечисления денежных средств за товары или услуги на расчетный счет индивидуального предпринимателя или юридического лица нередко используется счет – документ, в т.ч. предназначенный для информирования покупателя о банковских реквизитах продавца. Счет не является обязательным документом при расчетах, но активно применяется для уведомления покупателя или заказчика о необходимости оплатить товар (услугу), а также для передачи правильных платежных реквизитов продавца (исполнителя), по которым следует произвести оплату.

Когда следует выставить счет на оплату от ИП

Как продавец, так и покупатель заинтересованы в быстром завершении сделки, документ помогает верно заполнить покупателю реквизиты в платежном поручении и правильно отправить платеж по назначению.

Если сторонами не заключен договор, то счет выступает в качестве оферты - то есть предложения ИП о продаже чего-либо по определенным ценам и условиям (в счете можно указать, в течение какого периода он действителен), а его своевременная оплата – это акцепт (согласие) покупателя заключить сделку на этих условиях. Подробнее о том, когда счет может служить договором, мы рассказывали .

Если в договоре прямо указана обязанность исполнителя по выставлению счета, или сумма оплаты договором не определена, выставление счета обязательно.

Счет может предъявляться как на уже отгруженную продукцию, так и на аванс (предоплату).

Счет не является «первичкой», основанием для его составления служат иные первичные документы – счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и т.д.

В чем различие счета от ИП и счета организации

Юрлица, заполняя документ, указывают в качестве получателя название организации, а подписывают его, как правило, руководитель и главный бухгалтер. Предприниматель же выставляет документ от своего имени и визирует его тоже сам (либо это делает уполномоченный представитель ИП). Подпись главного бухгалтера на счете от ИП не требуется, но может проставляться, если такая должность предусмотрена.

Кроме того, хотя унифицированной формы счета не существует, в счете обязательно указывается ИНН и КПП получателя денежных средств, но так как КПП у ИП нет, то в счете на оплату от ИП поле «КПП» может не заполняться, либо в нем ставится «0».

Как сделать счет на оплату от ИП

Единой формы документа не существует, бланк счета для ИП можно разработать самостоятельно. Сведения, которые требуется указывать, включают:

  • фамилию, имя, отчество предпринимателя;

    наименование банка, в котором открыт расчетный счет ИП;

    корреспондентский счет и БИК банка;

    номер расчетного счета;

    адрес и телефон ИП, e-mail (если есть);

    номер и дата договора (если он заключен), в рамках которого выставляется счет;

    номер и дата составления счета;

    наименование покупателя (заказчика), его адрес, ИНН, КПП и контакты;

    наименование товаров, работ, услуг и их количество, единицы их измерения (шт, кв.м, л. и прочее), цена за единицу и общая сумма; при этом каждая позиция (товара или услуг) указывается в отдельной строке;

    общая сумма к оплате по счету;

    ставка НДС и сумма налога (выделяются отдельной строкой);

    подпись и расшифровка Ф.И.О. лица, подписывающего счет.

Важно: так как указывать НДС в платежном поручении при оплате за товары, работы, услуги нужно обязательно, то сумму налога в счете необходимо прописывать отдельно. Если ИП работает, не начисляя НДС (освобожден от уплаты), то в строке указывается «Без НДС».

Дополнительно можно указать срок действия счета, либо другие, имеющие ценность для сторон условия. Печать на счете не обязательна, но при наличии печати у предпринимателя, лучше поставить ее оттиск.

Документ заполняется и распечатывается в 2-х экземплярах. Выставить счет от ИП можно как электронно, так и лично, передав покупателю или заказчику бумажный бланк документа, либо отправить его почтой. Нередко скан счета высылается по эл.почте, а затем вместе с документами на отгрузку покупателю передается его оригинал. Второй экземпляр счета остается у продавца (исполнителя).

Авансовый счет от ИП – образец

Счет на предоплату выставляется в размере суммы аванса, указанной в договоре, либо установленной соглашением сторон. Образец счета на аванс.

Согласование цены относится к основным этапам любой сделки купли-продажи. В коммерческой деятельности стоимость товара/услуги указывается в выставленном счете.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году правильно составить счет на оплату? Среди документации, подтверждающей предварительную договоренность о приобретении товаров или услуг, присутствует и счет на оплату.

Этот документ имеет произвольную форму, поскольку не относится к первичным бухгалтерским документам.

Однако при составлении важно учитывать определенные нюансы. Каковы особенности счета на оплату в 2019 году?

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

  • предмет сделки;
  • количество единиц;
  • цена за единицу;
  • общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Как правило, в счете указывается дата, до которой покупатель должен совершить оплату. После истечения срока предложение утрачивает силу.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих .

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – , поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода для обоснования оплаты.

Когда предварительная договоренность сторон не предусматривает предоплату, то оплата осуществляется на основании договоров, актов и прочих первичных документов.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача сопровождается оформлением .

Оказание услуг или выполнение работ обосновано . Кроме того существует договор, где указывается цена и иные важные условия сделки.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Общие правила

Строгая форма для счета на оплату не предусмотрена, но при этом должны соблюдаться определенные требования. Правила к оформлению счетов обычно закрепляются в организации.

Не допустимо наличие ошибок в счете. Точного указания требуют следующие данные:

  • название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
  • юридический или фактический адрес отправителя счета;
  • (для ИП) и и (для ООО);
  • предмет договора (товар, услуги, работы);
  • количественное выражение предмета;
  • цена за единицу предмета;
  • общая сумма сделки;
  • валюта сделки (рубли);
  • реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
  • подписи лиц.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения.

Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее.

В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

По транспортным перевозкам

При оказании организацией услуг по перевозке грузов, перед выставлением счета на оплату предварительно заполняется ряд обязательных документов.

Они становятся основанием, по которому заполняется . Важно правильно сформулировать назначение платежа и указать сведения о грузоотправителе.

Инструкция к действиям будет такой:

Составляя счет на оплату, можно руководствоваться следующим шаблоном:

  • номер счета (отсчет ведется от начала текущего года);
  • дата создания документа;
  • наименование продавца, юридический адрес, реквизиты и расчетный счет для получения платежа;
  • наименование плательщика, адрес, ИНН, КПП;
  • сведения о предмете сделки (название, единица измерения, количество, цена единицы, общая стоимость);
  • ставка НДС или указание на отсутствие НДС;
  • срок оплаты;
  • подписи руководителя и главбуха, печать организации (при наличии).

Бланк счета на оплату в Word можно . Составив шаблон документа в Excel, можно постоянно использовать для быстрого создания счетов.

Такое письмо нужно для уточнения важных особенностей сделки, перечня прилагаемых документов и указания срока исполнения.

Как правильно вести реестр

Нужно ли вести реестр выставленных счетов на оплату? Поскольку документ не относится к первичной документации, то обязательным не является.

Соответственно, законодательно установленной обязанности по ведению реестра счетов не предусмотрено.

Однако организации может потребоваться отслеживание сроков оплаты по выставленным клиентам счетам.

Кроме того может понадобиться проверка ранее свершенной сделки. То есть систематизация счетов необходима организации.

Для журнала счетов унифицированной формы не предусмотрено. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа.

Как правило, отражаются основные реквизиты документа, номер, дата выставления. Журнал можно вести как для всех счетов в целом, так и в отношении отдельного клиента.

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем. То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам.

Он пишет соответствующее письмо партнеру. Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях. Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг

К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Нюансы при выставлении от ИП

Счет на оплату, выставленный индивидуальным предпринимателем, практически не отличается от счета организации. Отличие в том, что ИП проставляет на документе только одну подпись – свою собственную.

На счете ООО ставятся две подписи – руководителя и главбуха. Кроме того отметить можно такие отличия:

Счет на оплату, выставленный ИП, при наличии подтверждения совершения платежа, может становиться обоснованием базы при начислении .

Можно ли составить онлайн

Часто к накладной или к договору прикладывается счет на оплату – очень специфический документ, который одновременно способен играть существенную роль в совершении сделки, но при этом не является документальным подтверждением расходов в целях бухгалтерского учета. Однако документ этот практически всегда присутствует в деловых отношениях, а потому требует правильного составления и своевременного исполнения.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

  • полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
  • дату выставления и порядковый номер;
  • информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Стороны могут обойтись и без счета, используя для этого иной документ, но обязательно предусмотренный в договоре. Но обычно используется именно счет.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

  • — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
  • если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
  • полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
  • для предпринимателя – обязательно ИНН, и КПП;
  • порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
  • предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
  • количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
  • цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
  • валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
  • наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, . Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10 %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

Конечная стоимость по счету будет указана 200 тыс.рублей, поскольку налог включен в нее. Но, тем не менее, сам налог будет выделен отдельно.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Компании и предприниматели, которые находятся на налоговых спецрежимах и освобождены от НДС, в счете на оплату не должны выделять налог. Они просто делают следующую запись: «Без НДС».

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от 17.04.16»;

— дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Выводы

Счет на оплату не имеет унифицированной формы и его содержание не регулируется никаким законом. Однако у этого документа есть свой перечень обязательных реквизитов, которые помогают заказчику быстрее и без труда оплачивать сделку. Выставляется счет, как правило, для внесения предоплаты и действует в течение срока, оговоренного в договоре. Поэтому очень важно оплачивать его вовремя. Именно в этот период поставщик не вправе отказаться от сделки!

Видео — как выставить счет на оплату в 1С:

Однажды наступает тот момент, когда индивидуальному предпринимателю или Обществу с ограниченной ответственностью, которые оказывают услуги необходимо выставить счет на оплату как раз этих самых услуг. Как поступить в этом случае? Какой документ предоставить? Как правильно его оформить? На эти вопросы есть ряд ответов, которые мы и рассмотрим с вами в данной статье.

Утвержденной формы на выставление счета нет. Поэтому индивидуальный предприниматель или ООО вправе сам придумать форму, в которой будут описаны, выполненные услуги. Именно счет является основанием к оплате по безналичному расчету. Утвержденной формы нет, а вот ряд обязательных реквизитов в документе все таки должны присутствовать.

Что такое счет на оплату?

Счет - это документ, который выставляет исполнитель или продавец за оказанные услуги или товар. В данном документе должны присутствовать обязательные банковские реквизиты и перечень выполненных работ, услуг или предлагаемых товаров. Цель такого документа - это уведомление контрагента, о выполненных работах, услугах или резервации товара, а также необходимости перечислить денежные средства по указанным реквизитам.

Реквизиты, которые должны быть обязательно отражены в счете на оплату:

  • Наименование Общества с ограниченной ответственностью или Индивидуального предпринимателя;
  • ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
  • КПП (код причины постановки, в случае ООО);
  • Юридический и фактический адреса ООО или ИП;
  • Реквизиты банка, куда необходимо перечислить денежные средства.
  • Далее следует перечень услуг или товаров (наименование, количество, цена за единицу, общая сумма по счету и выделенный НДС, если организация или предприниматель оказывают услуги с налогом на добавленную стоимость).

Образец счета на оплату с НДС

Образец счета на оплату без НДС

Такой документ, как счет на оплату является обязательным?

Таким вопросом очень часто задаются директора и руководители фирм. Довольно часто сделки происходят без участия счетов на оплату среди директоров. Как правильно поступить бухгалтеру в этом случае? Документ «счет» не регламентируется никаким законом. Согласитесь, что реквизиты на оплату можно найти и в других документах. Таким документами будут являться: договор или накладная, а может и вовсе карточка предприятия, куда необходимо перечислить деньги. Но данные документы не являются основанием к оплате (за исключением случаев, когда в договорах прописаны графики оплаты). Счет делает расчеты между контрагентами более точными. Именно поэтому, все бухгалтера за такой документ, даже если он не предусмотрен договором. Существует два способа, где выставление счета просто необходимо: если договором не установлена сумма к оплате и если в договоре документ «счет» обязателен к выставлению.

Создать документ «счет» можно в любой бухгалтерской программе или в онлайн-сервисе « Моё дело ». С его помощью можно автоматически выставить счёт на оплату в течение нескольких секунд. При этом вам не придётся думать о правильности оформления каждого поля. Система всё сделает сама. Несколько простых шагов и счёт готов. ссылке .

Передать счет контрагенту на оплату можно в бумажном виде (в этом случае должны присутствовать подписи директора, бухгалтера, иногда подпись того кто выставляет счет, а также печать организации). Счет можно выставить в электронном виде через ТКС [Онлайн-сервис « Моё дело »] (в этом случае оператор ТКС подпишет документ ответственными лицами организации, которая выставляет счет на оплату). Счет можно оформить на чистом листе бумаге, а можно на фирменном бланке, главное чтобы были прописаны все обязательные реквизиты ООО или ИП.

Порядок выставления счета может быть определен условиями договора или выступать в роли самостоятельного документа. Как правило, документ печатается в двух экземплярах. Один экземпляр передается контрагенту для оплаты (по электронной почте, по ТКС или лично в руки), а второй экземпляр остается ООО или ИП. Счет может быть выставлен как на наличную оплату, так и на безналичную. В практике, наличная оплата чаще всего происходит без счета. В отдельных случаях, например, при спорных или конфликтных ситуациях, счет служит документом, который имеет юридическую силу - на случай предоставления его в суде.

Закрывающие документы

При проведении любой сделки очень важно, чтобы в наличии были закрывающие документы, как в ООО так и для ИП. Что же такое закрывающие документы? Это документы, которые подтверждают факт выполненной сделки. Такие документы должны быть не просто в наличии, но еще и иметь правильное оформление. Для того, чтобы у партнеров не возникало недопонимания и недоразумений, все нюансы должны быть тщательно прописаны непосредственно в договоре. Не лишним, будет указать наличие документов, которые необходимы при совершении сделки.

Закрывающие документы нужны не только для того, чтобы сделка была оплаченной, они необходимы для подтверждения сделки в письменном виде. Для таких подтверждений существует несколько видов закрывающих документов. Такие документы необходимы вашей организации или ИП для того, чтобы отразить факт совершенной сделки - вашего дохода. А для контрагента они необходимы для отражения факта - его расхода. Итак, перечень закрывающих документов:

1. Подтверждение выполнения договор поставки:

Основным документов для подтверждения факта поставки материалов, товаров, сырья является накладная. Унифицированная форма товарной накладной - это ТОРГ-12, если у вас есть свой бланк, который закреплен в учетной политике предприятия, то его также можно использовать в качестве накладной. Накладная должна быть составлена в двух одинаковых экземплярах. Один остается у поставщика, а второй - у покупателя. В ней отражаются реквизиты контрагентов, номер и дата отгрузки, перечень отгруженных товаров, подписи ответственных лиц и печать организации. Накладная должна быть представлена в оригинале.

Если в какой-то промежуточный период у вас присутствует копия накладной, то оригинал запросить все же придется. Этот юридический факт не способен изменить даже договор между контрагентами.

2. Подтверждения факта оказанных услуг:

Основным документом для подтверждения факта оказанных услуг является акт. Унифицированной формы данного документа не существует. Как и в случае с накладной, акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Несмотря на то, что унифицированной формы нет, обязательные реквизиты присутствовать в акте должны. Реквизиты контрагентов, номер и дата оказанных услуг, наименование услуги, единица измерения и стоимость услуги, а также подписи ответственных лиц за операцию. В отличие от накладной, в этом документе есть пункт, где заказчик полностью согласен с выполненными услугами и претензий к исполнителю не имеет. Акт также должен быть представлен в оригинале. Но в этом случае имеется исключения. Если акты оказанных услуг не являются обязательным условием и это четко прописано в законе, то разрешается их отсутствие. Такое часто случается при заключении аренды или договоров-оферты.

С помощью интернет-сервиса « Моё дело » также можно быстро создавать акт выполненных работ или накладную ТОРГ-12. Вам понадобится всего несколько секунд и пара кликов мышкой, чтобы подготовить необходимую документацию и отправить её через интернет. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Чем же грозит отсутствие документов в организации?

Накладные и акты - это документы, которые подтверждают факт совершения сделки. Без таких документов сделка считается неполной, не завершенной. Случается, что руководитель может столкнуться с халатностью своих сотрудников. Например, расходы, принятые по копии документов налоговая может не принять, и вам придется доначислить налоги. Ведь, в этом случае, вы не имели права брать к вычету суммы, которые не подтверждены оригиналами документов. Кроме этого, будут штрафы за отсутствие самих документов.

Счет на оплату - это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.

Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает - покупатель или любое лицо по его поручению.

Основная цель этого документа - уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.

Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.

Утвержденной формы счета нет, как нет и законодательно закрепленных правил его оформления, но в практике его использования сложились определенные требования к содержанию.

Реквизиты:

Наличие номера и даты;

Реквизиты продавца;

Наименование покупателя;

Предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);

Ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);

Общая сумма;

При необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.

Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».

НДС в счете

Если продавец товаров или услуг - плательщик НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.

Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).

Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.

Чем отличаются счета индивидуальных предпринимателей и организаций

Отличия есть, но их немного.

Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация - наименование по уставу.

ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Счет ИП содержит только ИНН, а организации - ИНН и КПП.

Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно ли оплачивать без счета

Можно, без проблем.

Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.

Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.

Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату - тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.

Как передать счет контрагенту

Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.

Самый удобный способ - сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.

Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура - что в них общего

Счет-договор - это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.

В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.

Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счета-фактуры совсем другая функция - подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.

Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Выставление счета на предоплату и постоплату: в чем разница?

Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.

Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.

Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.

Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.

Журнал счетов: нужная опция

Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.

Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.

Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.

Выставление счетов в сервисе «Моё дело»

В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа - и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.

Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.

Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.

Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.