Соответствии номенклатурой дел. Составление и утверждение номенклатуры дел организации. Составление номенклатуры дел: образец заполнения
Федеральное архивное агентство
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
управления комплектования,
организации услуг и архивных технологий,
начальник отдела комплектования Росархива
Т.А.Мещерина
4 августа 2005 года
Общие положения
Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее - методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.
Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.
Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее - организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.
1.1. Основные понятия
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.
Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Примерная номенклатура дел - номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.
Типовая номенклатура дел - номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел является нормативным документом.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.
1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел
Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.
Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.
Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.
Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.
Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.
Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел. В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.
В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.
При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.
В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе "Примечания".
В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.
1.3. Нормативно-методическая база разработки примерных номенклатур дел
При составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" , уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, табелями форм документов, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.
Круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.
При составлении примерных номенклатур дел можно использовать конкретные номенклатуры дел организаций, соответствующие предъявляемым архивными учреждениями требованиям.
Архивные учреждения по просьбе организаций могут на договорных началах оказывать помощь в изучении состава и содержания документов организаций, уточнении заголовков конкретных номенклатур дел.
Организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно типовые управленческие системы документации. К типовым управленческим системам документации относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД , ОК 011-93 в действующей редакции):
- организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
- первичная учетная документация;
- банковская документация;
- финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;
- отчетно-статистическая документация;
- учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;
- документация по труду;
- документация пенсионного фонда РФ;
- внешнеторговая документация.
Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД .
Типовые управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией.
В организациях кроме типовых документальных систем имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д.
Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.
Организация работы по составлению примерных номенклатур дел
Организация работы по составлению примерной номенклатуры дел включает:
1. Принятие решения о разработке примерной номенклатуры дел оформляется приказом о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел.
Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.
2. Разработку, согласование, подписание, утверждение и регистрацию примерной номенклатуры дел.
3. Введение в действие и внедрение примерной номенклатуры дел.
2.1. Порядок разработки, согласования, подписания, утверждения и регистрации примерных номенклатур дел
Составление примерных номенклатур дел осуществляется службой ДОУ совместно с архивом организации. Эта работа может проводиться по поручению органа управления, администрации отраслевым институтом информации или другим аналогичным учреждением на основе приказа или на договорных началах. Примерные номенклатуры дел могут разрабатываться на договорных началах учреждениями Федерального архивного агентства, другими организациями соответствующего профиля.
Примерные номенклатуры дел в системе организаций, связанных соподчинением, составляются службой ДОУ центрального аппарата головной организации.
Непосредственные исполнители работы по составлению примерных номенклатур дел в организации определяются руководством службы ДОУ в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями. Как правило, эта работа поручается методисту службы ДОУ или подразделению службы, в обязанности которого входит составление номенклатур дел.
Если примерные номенклатуры дел составляются по договору или заказу органа управления другой организацией, то организация-заказчик контролирует эту работу на промежуточных этапах (предварительное рецензирование), согласовывает ее с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченными в области архивного дела.
Архив организации разработчика рецензирует и визирует примерные номенклатуры дел (совместно со службой ДОУ), консультирует составителей по вопросам их разработки.
Примерная номенклатура дел подписывается составителем и визируется заведующим архивом организации, которой (или по заказу которой) она была разработана.
После подписания примерная номенклатура дел вносится на рассмотрение центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) органа управления, которым (или по заказу которого) она была разработана.
На рассмотрение ЦЭПК учреждений федерального архивного агентства вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
На рассмотрение ЭПК архивных учреждений вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования определенного государственного или муниципального архива.
Примерные номенклатуры дел федеральных органов государственной власти согласовываются с Федеральным архивным агентством (в соответствии с п.5.4.4 Положения о Федеральном архивном агентстве).
Примерные номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не создающих документы Архивного фонда Российской Федерации, согласовываются с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации и могут согласовываться с ЭПК архивных учреждений на договорной основе.
Утверждаются примерные номенклатуры дел грифом утверждения (приложение 1) или приказом (приложение 2).
Приказ об утверждении (приложение 3) следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.).
Примерная номенклатура дел регистрируется в массиве регистрации внутренних нормативных актов.
Примерные номенклатуры дел подлежат пересоставлению и переутверждению в случае изменения функций организаций, на которые они распространяются, а также в случае изменения правового статуса организации.
Переработку примерных номенклатур дел и их переутверждение следует проводить по мере возникшей необходимости.
2.2. Введение в действие и внедрение примерных номенклатур дел
Срок внедрения примерной номенклатуры дел - время от даты ее утверждения до установленной даты введения в действие, необходимое для выполнения всех необходимых мероприятий. Рекомендуется организовать внедрение в течение трех месяцев. В любом случае желательно назначить дату введения в действие примерной номенклатуры дел до IV квартала текущего года, чтобы было возможно составление на ее основе номенклатур дел организаций уже на следующий год.
Внедрение примерной номенклатуры дел подразумевает разработку на ее основе конкретных номенклатур дел на местах организациями, для которых данная примерная номенклатура дел была разработана, так как даже самая подробная примерная номенклатура дел не может учесть всех особенностей структуры конкретной организации и специфики процесса документирования ее деятельности.
Органы управления осуществляют контроль за внедрением примерных номенклатур дел в своих системах. При этом особое внимание уделяется разработке и применению организациями конкретных номенклатур дел на основе примерных, правильности формирования дел, их учета в делопроизводстве, а также соблюдению указанных примерными номенклатурами сроков хранения документов.
2.3. Ответственность за нарушения положений примерной номенклатуры дел
Руководители и сотрудники служб ДОУ организаций, на которые распространяются положения примерной номенклатуры, несут должностную ответственность перед руководителями организаций за нарушение ее принципиальных положений при разработке номенклатур дел организаций и установлении сроков хранения. Например, в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (2001 год) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена материальная ответственность соответствующих должностных лиц.
Ответственность возникает по результатам проверки на основании неудовлетворительной оценки качества конкретной номенклатуры и формирования дел.
Методика составления примерных номенклатур дел
3.1. Проведение подготовительной работы к составлению примерной номенклатуры дел
Основными принципами, которых нужно придерживаться при составлении примерных номенклатур дел, являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации дел, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатур изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета дел.
На начальном подготовительном этапе определяются базовые организации, документы которых должны послужить основой для составления примерных номенклатур дел. В зависимости от общего количества организаций, которые предполагается охватить примерными номенклатурами дел и от возможностей составителя берется определенная, являющаяся репрезентативной, выборка от их количества.
Следующим этапом подготовки к составлению примерных номенклатур дел является определение структуры, функций и задач организаций и их подразделений на основе изучения их организационных документов: положений, уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании, реорганизации, изменениях структуры организаций, распорядительных документов вышестоящих организаций.
В базовых организациях проводится изучение состава и содержания документов, создающихся в процессе деятельности организаций, анализ соответствия фактически заводимых в делопроизводстве дел имеющимся номенклатурам дел. Изучение может проводиться в процессе проверок организации документов в делопроизводстве и состава документов, находящихся в архивах организаций, в ходе которых учитываются и обобщаются их результаты.
При составлении примерных номенклатур дел организаций, связанных системой соподчинения и являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует проводить выявление дублетных документов (например, присылаемых из вышестоящих организаций в нижестоящие) и определять, от какой категории организаций будут приниматься на государственное хранение эти документы. Соответствующая отметка делается в графе "Примечания" по согласованию с соответствующим государственным архивом.
3.2. Критерии выбора категории организаций, для которых целесообразно составлять примерные номенклатуры дел
Критерием выбора организаций является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом организации могут различаться по структуре - отсюда и рекомендательный характер примерной номенклатуры дел, и вариативность схем ее построения (см. п.3.3).
Примерные номенклатуры дел могут составляться как для одной группы, так (поэтапно) и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию.
Примерные номенклатуры дел могут составляться для органов власти, акционерных обществ, общественных организаций, прочих юридических лиц и их представительств и филиалов (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.). В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая номенклатура, упорядочивающая полностью документацию в рамках отрасли (Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения) или определенной территории (Примерная номенклатура дел Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Мурманской области и его структурных подразделений, действующих на территориях муниципальных образований).
В названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления, на которые распространяется данная примерная номенклатура.
3.3. Схема построения примерной номенклатуры дел
По завершении подготовительных этапов разработки примерных номенклатур дел составители приступают к выбору классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.
Примерные номенклатуры дел могут быть построены по, преимущественно, структурному принципу или по основным функциональным направлениям деятельности организации.
Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерных номенклатур дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.
Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной однотипной структуры при незначительных различиях, как правило, выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций подвержена частым изменениям или имеет значительные различия при условии выполнения ими одинаковых функций, или даже вообще отсутствует, выбирается функциональная схема.
В схеме, построенной по структурному принципу, разделами являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовой структуре или штатному расписанию организации.
В номенклатуре дел организации, построенной по функционально-производственному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство; планирование; кадровая работа и трудовые отношения; финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные направления деятельности (наука, производство, строительство и др.); административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое обеспечение и вопросы охраны труда и др.
В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций выбранной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций (например, профсоюзных органов), временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела собраний учредителей, ликвидационной комиссии, временных творческих коллективов) и т.д.
3.4. Формулирование заголовков дел
После решения вопроса о выборе схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел.
Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
________________
Могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации.
В случае необходимости в заголовок вносятся данные о копийности документов.
Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков.
Номинальный признак выражается в названии видов документов, которые подшиваются в дело.
Авторский признак выражается в наименовании автора или составителя документа в виде наименования учреждения, где подготовлен документ, названия должности лица, подписавшего документ, или фамилии лица, подписавшего документ - в обращениях граждан.
Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.
Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документов дела.
Хронологический признак выражается названием отрезка времени, документы за который сгруппированы в деле.
Географический признак выражается в названии территории, к которой относятся документы, формируемые в дело.
Например, заголовок дела "Приказы директора школы по учебной работе" состоит из следующих элементов:
- "приказы" - указывает на номинальный признак;
- "директора школы" - указывает на авторский признак;
- "по учебной работе" - указывает на предметно-вопросный признак.
Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения или должностного лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы); краткое содержание документов дела (предметно-вопросная часть); название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Например: "Приказы директора ВНИИДАД по основной деятельности".
В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г.Москвы по проведению приемных экзаменов" географический признак, выраженный в названии местности или территории ("г.Москвы"), идет впереди предметно-вопросного.
В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например. "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)". Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например, "Документы к протоколам заседаний ученого совета института".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом Московской международной книжной выставки об участии в выставке".
Если переписка ведется с группой однородных организаций можно привести их обобщенное наименование. Например: "Переписка с филиалами, территориальными органами о проведении семинаров и совещаний по вопросам инвестиций и кредитования".
По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел как один заголовок.
3.5. Определение сроков хранения дел
Сроки хранения дел, включенных в примерные номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов ЦЭК органа управления по согласованию с ЦЭПК Росархива или соответствующего органа управления архивным делом субъекта Федерации.
Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с ЦЭПК затруднено (территориальная удаленность от Центра и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.0000" и ЦЭПК ставится в известность об установлении или изменении срока хранения данной категории дел.
При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными номенклатурами дел.
Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок "до минования надобности" (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.
Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.
Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК (или ЭК - для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений), которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.
В примерных номенклатурах дел отметка ЭПК (ЭК) делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.
Закрепленная отметка ЭПК (ЭК) переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру, при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.
Сроки хранения дел, устанавливаются в примерных номенклатурах дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы.
В случаях, когда определение сроков хранения документов по типовым, примерным перечням и иным нормативным документам, устанавливающим сроки хранения, не представляется возможным, сроки устанавливаются по решению ЭПК архивных учреждений.
3.6. Оформление примерных номенклатур дел
(приложения 1, 2) состоит из следующих граф: индексы дел (1); заголовки дел (2); сроки хранения и статьи по перечням (3); примечания (4).
В 1-й графе указаны индексы дел, включенных в разделы примерной номенклатуры дел. Разделами являются структурные подразделения.
Система индексации структурных подразделений вводится распорядительным документом.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05 "Приказы руководителя организации по личному составу", где 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.
Индексация может быть и более дробной, если структурное подразделение включает несколько отделов, секторов.
Во 2-й графе отражены заголовки дел. Составление заголовков проводится с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного и др.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
В 3-й графе указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней:
- Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Часть II. - М., 1989;
- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 год;
- Ведомственных перечней постоянного и долговременного сроков хранения (Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. - Москва, 2003; Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. - Москва, 2004) и иных нормативных документов, устанавливающих сроки хранения.
При указании сроков хранения отдельных документов, установленных решением ЦЭПК Росархива, указываются дата и номер протокола ЦЭПК.
В графе 4 приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, целесообразности ведения нескольких дел, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов и документов в электронном виде, наличия комплекта сопроводительной документации.
Подстрочные примечания применяют в тех случаях, когда возникает необходимость дать разъяснения или уточнения к названиям раздела.
Примерная номенклатура дел утверждается и вводится в действие приказом или другим распорядительным документом, в котором указываются сроки разработки на ее основе номенклатур дел, конкретные исполнители и т.д.
3.7. Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел
Для обеспечения практического пользования примерной номенклатурой дел к ней составляются методические указания.
В указаниях излагаются назначение примерной номенклатуры дел, особенности ее построения. Методические указания раскрывают специфику применения примерной номенклатуры в зависимости от выбранной схемы и порядок расположения документов.
В указаниях даются разъяснения о порядке включения отдельных категорий документов (в том числе документов, отражающих специфику деятельности данной организации) в конкретную номенклатуру дел.
В методических указаниях освещаются принципы формирования дел в делопроизводстве, особенности заведения отдельных дел, даются пояснения к срокам хранения дел и др.
Для удобства пользования примерной номенклатурой дел к ней составляется справочный аппарат. В его состав входят оглавление (названия разделов примерной номенклатуры с указанием страниц), список сокращенных слов и словосочетаний, наименование перечней документов, использованных при составлении примерной номенклатуры.
В методических указаниях к примерной номенклатуре дел целесообразно указать координаты органа, утвердившего примерную номенклатуру, по которым можно обратиться с вопросами, возникающими при составлении на ее основе номенклатуры дел организации.
Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел ведется одновременно с разработкой примерной номенклатуры дел.
Применение примерных номенклатур дел
В организациях, на которые распространяются положения примерной номенклатуры дел, на ее основе разрабатываются номенклатуры дел конкретных организаций.
Номенклатура дел предназначена:
- для размещения исполненных документов в дела с целью обеспечения их учета и сохранности;
- для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;
- для установления сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных и ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел краткосрочного хранения на уничтожение.
Номенклатура дел организует документальный фонд организации. Она является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве.
Номенклатура дел составляется службой ДОУ или уполномоченным лицом.
Работники центрального ведомственного архива или архива организации оказывают методическую помощь при составлении номенклатуры дел.
Номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям). Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в этой организации не образуются.
В номенклатуру дел из примерной номенклатуры переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, с учетом ее специфики, а также сроки хранения.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом (приложение 4).
В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
При составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее:
1. Большинство заголовков дел примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).
2. В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данной организации.
3. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками).
4. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.
5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного учреждения не образуется соответствующей документации.
Заголовки дел могут уточняться (но не сокращаться) в процессе формирования и оформления дел.
В номенклатуре дел конкретной организации, в отличие от примерной, имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по завершении его делопроизводством проставляется количество частей, томов.
Графа 3 "Количество дел" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
Если сроки хранения дел регламентируются только примерной номенклатурой дел, то в графе 4 номенклатуры дел организации дается ссылка на индексы соответствующих дел примерной номенклатуры.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в номенклатуру дел без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.
В графе 5 "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "в электронном виде".
Записи из графы "Примечания" примерной номенклатуры дел в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении.
Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Приложения
Приложение N 1. Форма примерной номенклатуры дел
Приложение N 1
к п.3.5
УТВЕРЖДАЮ |
||||
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | организации |
|||
N _________ | Расшифровка |
|||
место составления | ||||
Индекс дела | Заголовок дела | Примечания |
|
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА |
|||
Должность составителя | Расшифровка подписи | ||
Виза зав. архивом организации | |||
СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма примерной номенклатуры дел
________________
Приложение N 2. Форма примерной номенклатуры дел
Приложение N 2
к п.3.5
Наименование органа управления | УТВЕРЖДЕНО |
||
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | Приказом руководителя |
||
на которые распространяется примерная номенклатура) | N _______ |
||
N _________ | |||
место составления | |||
Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения и N статьи по перечню | Примечания | |
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА | ||||
Должность составителя | Расшифровка подписи | ||
Виза зав. архивом организации | |||
СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО |
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма примерной номенклатуры дел
________________
Для примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов.
Приложение N 3. Приказ "Об утверждении Примерной номенклатуры дел"
Приложение N 3
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ
ПРИКАЗ
г. ___________
Об утверждении Примерной номенклатуры дел
(наименование организаций, на которые |
распространяется примерная номенклатура) |
В целях повышения качества номенклатур дел организаций, унификации комплексов заводимых дел
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 00.00.0000 прилагаемую Примерную номенклатуру дел.
2. Службам ДОУ организаций разработать номенклатуры дел на _______ год на основе Примерной номенклатуры.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителей организаций.
Приложение N 4. Образец оформления приказа об утверждении примерной номенклатуры дел
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продолжение приложения N 4
По срокам хранения | В том числе: | |||
переходящих | с отметкой "ЭПК" | |||
Постоянного | ||||
Временного (свыше 10 лет) | ||||
Временного (до 10 лет включительно) | ||||
Руководитель | Расшифровка подписи |
|
Итоговые сведения переданы в архив | ||
Наименование должности лица, передавшего сведения в архив | Расшифровка подписи |
|
| 4. Положение о Федеральном архивном агентстве: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 2004 года N 290//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 25. - Ст.2572 . | ||
Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.
Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений - наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.
Обеспечить надлежащее ведение документооборота в организации и хранение создаваемых и накапливающихся документов невозможно без номенклатуры дел, которая выполняет функции:
Указателя основных направлений деятельности любой организации;
Схемы группировки (распределения) исполнительных документов по тематическим комплексам (делам);
Базы для индексации документов и дел;
- указателя сроков хранения дел;
Схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и архиве организации;
Основы для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Учетного документа в архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Согласно п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуре дел посвящена глава 10 Инструкции.
Кто составляет номенклатуру дел
В больших организациях разработка и составление номенклатуры дел проходит с непосредственным участием службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), на которую возлагается документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства. Служба ДОУ, в свою очередь, может включать в свою структуру такие подразделения, как общий отдел, секретариат, канцелярия, архив и пр. В таких организациях, как правило, вопросы делопроизводства и документооборота хорошо отлажены.
Данная статья, однако, в большей степени предназначена для организаций, где нет необходимости создавать службу ДОУ как отдельное структурное подразделение или иметь в штате хотя бы одного специалиста соответствующего профиля. В таких организациях приказом руководителя должен быть назначен ответственный за архив, который, по сути, и выполняет если не все, то значительную часть функций службы ДОУ.
Ответственным за архив назначается работник, который по своим основным обязанностям связан с документооборотом (секретарь, юрисконсульт, бухгалтер). В его должностной инструкции, помимо основных обязанностей, прописываются еще и обязанности ответственного за архив.
Указанный работник разрабатывает Положение об архиве организации, которое согласовывается с государственной архивной службой (архивом по личному составу при гор-, райисполкоме, администрации района) и утверждается руководителем.
В организации должна быть также постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности управленческой документации и подготовке ее к передаче на архивное хранение либо к уничтожению. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе не менее трех человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством, как правило, одного из заместителей руководителя. В состав комиссии в обязательном порядке включаются ответственное за архив лицо (назначается секретарем ЭК) и главный бухгалтер. Положение об ЭК также утверждается руководителем организации, а до того подлежит согласованию с государственной архивной службой.
Таким образом, назначив ответственное за архив лицо, создав ЭК, разработав и утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, можно приступать непосредственно к разработке номенклатуры дел. К выполнению этой задачи привлекаются все работники организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.
Следует также помнить, что номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года, а согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем не позднее, чем в конце декабря текущего года. Несвоевременно составленная номенклатура приводит к существенным нарушениям, в результате которых документы нового года неправомерно включаются (подшиваются) в дела прошлого года. Рано или поздно такие дела придется расформировывать (перешивать), что требует больших затрат времени. Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, как только начинается деятельность данной организации, а затем - к началу каждого календарного (делопроизводственного) года.
Общие требования к составлению номенклатуры дел
Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ министерств для подведомственной сети. Объектом нашего внимания является конкретная номенклатура дел, то есть номенклатура дел конкретной организации. Ее еще называют сводной, так как в больших организациях она составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел строится по структурному либо структурно-функциональному принципу.
Поскольку мы определились, что данная статья посвящена составлению номенклатуры дел в небольших организациях, где, как правило, нет устойчивой структуры либо она невелика, то сразу заметим, что номенклатуру дел таких организаций удобнее строить по функциональному принципу, присваиваякаждому разделу соответствующий индекс. Самая простая схема такой номенклатуры может выглядеть следующим образом: 01 - «Руководство»; 02 - «Кадры»; 03 - «Бухгалтерия».
Составление номенклатуры дел - ответственная задача, требующая вдумчивого отношения к ее выполнению. Поэтому аналитическая работа, предшествующая подготовке номенклатуры, может и должна вестись в течение всего года. Если структура организации и ее задачи существенно в течение года не изменились, тогда достаточно уточнить действующую номенклатуру и вновь в установленном порядке оформить ее подписание и утверждение.
Подготовка качественной номенклатуры дел экономит трудозатраты на ее переработку и составление в последующий год (или даже несколько лет).
Для составления номенклатуры дел используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, планы, отчеты, должностные инструкции работников, штатное расписание и другие документы, характеризующие задачи и функции организации в целом и ее структурных подразделений, а также типовые и ведомственные (отраслевые) перечни документов. Эти перечнипредставляют собой справочные пособия, в которых в виде определенных статей (пунктов) записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень). Он устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Прежде чем приступать к разработке номенклатуры дел организации, необходимо внимательно ознакомиться с этим документом.
Одно из главнейших требований к номенклатуре дел (а в дальнейшем и к формированию документов в дела) заключается в том, что в одно дело включаются документы по ряду объединяющих признаков (номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому и т.д.) или их сочетанию и с одинаковым сроком хранения. Помещать в одно дело документы разной значимости с различными сроками храненияне допускается.
Заполнение граф номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел организации, приведенная в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству, включает 5 граф, которые заполняются соответствующим образом.
В графе 1 проставляются индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела в нашем случае будет состоять из установленного индекса раздела номенклатуры и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного раздела. Например, 01–12, где 01 указывает на раздел номенклатуры - «Руководство», 12 - на порядковый номер дела. Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение 2 и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.
Индекс дела, указанный в номенклатуре, затем используется при нумерации дел (папок) и регистрации документов.
В графу 2 вносятся заголовки (наименования) дел, которые представляют собой краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. В состав заголовка входит название темы (содержание) дела с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и др.). Неправильно будут озаглавлены дела, в которых вместо вида документа указывается действие, например «Проверки финансово-хозяйственной деятельности…» вместо «Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности…». Все заголовки дел в номенклатуре пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков. Не допускается употребление в заголовках некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел в номенклатуре в последующем должны совпадать с их заголовками на обложках соответствующих дел. Вообще же, чтобы заголовки вашей номенклатуры дел были грамотными, не постесняйтесь позаимствовать их из Перечня.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности по мере убывания. Формы, используемые для регистрации, учета документов, рекомендуется располагать в конце раздела. Таким образом, в каждом разделе дела располагаются, как правило, в порядке убывания сроков их хранения (которые указываются в графе 4).
Если в течение года в организации будут возникать новые, ранее не предусмотренные документы (дела), то они вносятся в номенклатуру дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров (пустых линеечек). Каждый раздел номенклатуры целесообразно начинать с новой страницы.
Графа 3 «Количество дел» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество частей (томов) по каждому наименованию. Поскольку каждое дело (папка) с документами не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщины), при большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением следующего.
В графе 4 проставляют сроки хранения дел со ссылкой на соответствующие пункты Перечня. К слову, полное название Перечня указываются в конце номенклатуры дел.
В Перечне сроки хранения документов подразделены по двум группам организаций (графы 3 и 4 перечней). В графе 3 указаны сроки хранения документов в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы после ведомственного хранения поступают в соответствующие госархивы. Заметим, что к таким организациям относятся и негосударственные организации и предприятия. В графе 4 определены сроки хранения документов в организациях, которые не являются источниками комплектования госархивов. Документы, образовавшиеся в таких организациях, как правило, не имеют практического значения, поэтому в перечнях для них установлены временные сроки хранения (до 10 лет включительно). При составлении номенклатуры дел, в том числе и в негосударственных организациях, следует исходить из сроков хранения, указанных в графе 3 Перечня.
Произвольное снижение сроков хранения документов не допускается. В то же время по решению экспертной комиссии, если того требует специфика деятельности организации, сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены. Предусмотренная перечнями отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения некоторых видов документов, проставляется также и в номенклатуре дел. Она означает, что, в отличие от других документов временного срока хранения, отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-исследовательскую ценность. Поэтому они отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности документов после окончания делопроизводственного (календарного) года.
Если в Перечне не отражены сроки хранения некоторых документов, то они определяются экспертной комиссией организации. В этом случае в графе 4 номенклатуры дел вместо ссылки на пункт Перечня проставляется отметка ЭК (экспертная комиссия): «3 года. ЭК».
Сроки хранения документов, оформляемых в организациях на различных носителях (электронные документы, документы на микропленке и проч.), соответствуют срокам хранения аналогичных документов на традиционных (бумажных) носителях, включенных в перечни.
Следует заметить, что исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания дел делопроизводством.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Здесь также оговариваются особенности передачи документов в ведомственные архивы и на государственное хранение, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или условия их хранения в течение определенного срока (например: «После проведения налоговой проверки», «После увольнения» и т.п.).
Заключительные положения
Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы, а в нашем случае - лицом, ответственным за архив (наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием и должностной инструкцией: секретарь, юрисконсульт, бухгалтер и т.д.), согласовывается с экспертной комиссией организации и государственной архивной службой, а затем утверждается руководителем организации.
По окончании каждого делопроизводственного года (то есть в I квартале очередного года) в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству. Очень важно итоговую запись заполнить своевременно, поскольку здесь указывается количество заведенных в течение года дел с разными сроками хранения: постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заверяется лицом, ответственным за архив.
Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах: первый экземпляр хранится в канцелярии, второй - в структурных подразделениях, третий - в архиве организации, четвертый - в государственной архивной службе. Очевидно, что количество экземпляров номенклатуры дел определяется структурой организации, наличие двух экземпляров обязательно.
Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.
§ название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
§ название адресата или корреспондента;
§ название местности, с которым связано содержание документов;
§ даты (период), к которым относится содержание дела;
§ указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указываетсяколичество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).
Как мы видим, номенклатура дел организации:
· визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
· подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
· обязательно утверждается руководителем организации,
· если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.
Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
· основной части и
Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :
· временного хранения (до 10 лет включительно);
· долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
· постоянного срока хранения.
Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Документооборот компании регламентируется статьями номенклатуры дел. Что такое статьи номенклатуры дел и как их применять на практике, расскажем в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Как заполняется статья "Сроки хранения документов"
Обязательная часть подготовки НД - определение сроков хранения (СХ) деловых бумаг. Под СХ понимают период, в течение которого необходимо хранить бумага в силу ее значимости. СХ бывают:
постоянными;
долговременными: свыше 10 лет;
кратковременными: до 10 лет включительно.
В каждой организации должны использоваться специальные перечни, по которым можно определить СХ деловых бумаг. Специальные правовые акты РФ также устанавливают СХ отдельных документов.
Когда перечни документов попадают в руки сотрудникам, которые составляют номенклатуру дел подразделения, они теряются и не знают, как с ними работать. И здесь важно делопроизводителям и секретарям грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями.
Делопроизводственное подразделение может оказать методическую помощь, проконсультировать коллег из других подразделений и проверить результаты работы
На практике часто возникает вопрос: почему устанавливать СХ должны именно сотрудники подразделений? Поясните коллегам, что даже самый квалифицированный сотрудник службы делопроизводства или секретарь не перечислит все деловые бумаги подразделения и не определит их ценность для компании.
Какие виды перечней помогут установить сроки
Выделяют типовые и ведомственные перечни документов.
Типовые перечни
Основной перечень при определении СХ - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих документов № 558).
Он содержит список деловых бумаг, образующихся в ходе документирования основных управленческих функций предприятий.
Этот список применяют, когда составляют НД в компании, а также при отборе бумаг на хранение или уничтожение в ходе работы экспертной комиссии.
Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД.
Читайте также:
Ведомственные перечни
Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации - налоговых, финансовых, медицинских и т. п.
Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до 1991 г., применяют в настоящее время как справочники межотраслевого значения при подтверждении установленного экспертной комиссией организации срока хранения деловых бумаг.
Так, Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием СХ отменили, но не ввели вместо него новый. Поэтому кредитные организации продолжают использовать этот список, но уже как справочное пособие. В таких случаях СХ берется как приблизительный, уточняется с юристами и только потом утверждается экспертной комиссией.
Перечни удобны в работе с документами. Они помогают:
- систематизировать деловые бумаги организации по направлениям деятельности при составлении номенклатуры дел;
- определить СХ деловых бумаг;
- выявить значение бумаги: юридическое или историческое;
- отобрать документы на хранение или уничтожение ;
- учесть особенности хранения деловых бумаг при формировании дел.
Какая структура у перечней документов
Рассмотрим структуру на примере Перечня типовых управленческих документов № 558 . Это основной список при определении СХ. Он включает четыре части:
Общие положения, в которых указывают нормативные документы, по которым составлен список, цели составления, разделы, графы и т. д.
Сам список документов.
Список сокращений.
Указатель видов бумаг по алфавитному принципу.
Список представлен в виде таблицы, которая разделена на тематические разделы - их 12. Благодаря разделам можно сразу понять, где искать тот или иной документ.
Бухгалтерия найдет необходимые деловые бумаги в разделе 4, который содержит сведения по учету и отчетности.
Один вид документа может присутствовать в разных статьях и разделах, и только ознакомившись со всеми вариантами, можно выбрать подходящий для вас.
Что касается СХ (графа 3), то в списке указан не жесткий, а минимально необходимый СХ. Организация может его увеличить
В перечне встречаются сокращения и формулировки: «Пост.», «До замены новым», «До минования надобности», «ЭПК», «5 л. ЭПК». Что они означают:
- сокращение «Пост.» означает, что деловые бумаги хранят постоянно. Но даже в этом сокращении есть исключение. Данное сокращение для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, означает СХ не менее 10 лет;
- формулировки «До замены новым», «До минования надобности» позволяют организациям самостоятельно определять срок хранения деловой бумаги. СХ «До минования надобности» - не менее одного года;
- отметка «ЭПК» означает, что часть дел имеет научно-историческое значение. В таких случаях после установленного срока проводят дополнительную полистную экспертизу ценности дел. Такая экспертиза нужна для выделения бумаг, которые хранят постоянно;
- «5 л. ЭПК» означает, что минимум через 5 лет хранения проводят экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить дальше, а часть уничтожить.
Графа «Примечание» содержит комментарии, уточняющие сроки и места хранения деловых бумаг, признаки выделения документов, СХ которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3. Если в скобках в графе 3 есть сноска, то она может корректировать СХ, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».
Завершают перечень список сокращений и указатель, который построен по алфавитному принципу. В указателе в алфавитном порядке перечислены все деловые бумаги со ссылкой на статью.
В левой части указателя размещены виды и разновидности деловых бумаг, а в правой части - статьи перечня, в которых они фигурируют.
Как правильно работать с перечнем
Есть два способа работы с перечнем.
Способ № 1.
подразумевает использование предметного указателя. Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа - статьи, в которых они расположены. Эти статьи нам помогут найти необходимый документ.
Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки.
Способ № 1.
заключается в поиске функции, направления деятельности.
Ознакомившись с «Общими положениями» и выбрав необходимое, мы открываем таблицу, ищем раздел и знакомимся с документами.
Пример. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями. Сначала открываем «Общие положения» и ищем подходящий раздел. Наш раздел 5 «Экономические, научные, культурные и иные связи». Переходим в раздел 5 и знакомимся с документами. Находим статью 507. Она нам подходит:
Переписка об экспортных и импортных поставках:
а) с зарубежными организациями
Срок хранения переписки «15 л. ЭПК», то есть после 15 лет хранения в результате экспертизы ценности документы уничтожат или будут хранить дальше.
Что делать, если нужно изменить сроки хранения
Самостоятельно снижать СХ деловых бумаг, установленные нормативно, запрещено. ЯяыУвеличивать СХ согласно Перечню типовых управленческих документов № 558 можно в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Пример. Бывают ситуации, когда у компании нет возможности взыскать долги с другой компании. Тогда возникает дебиторская задолженность, которая может длиться месяцы или годы. Логично, что при судебных разбирательствах и налоговых проверках данный вид документации может понадобиться для защиты интересов компании. Дебиторскую задолженность списывают только через 10 лет, а налоговую проверку проводят за 3 прошедших года. Получается, что СХ деловых бумаг вырастает до 13 лет. Суды считают обоснованным требование налоговой инспекции о предоставлении документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже если срок хранения таких документов истек. Получается, что если фирма не предоставит соответствующие документы, ей придется доначислить налог на прибыль, оплатить задолженность, а вместе с ней штрафы и пени за несвоевременную уплату налога.
Совместная работа службы делопроизводства и сотрудников организации - идеальный вариант развития событий при подготовке сводной НД Кому как не специалисту, каждый день имеющему дело с конкретными документами, знать их состав, виды и разновидности в своей области. Чтобы сотрудники не отказывались взаимодействовать и не саботировали подготовку НД, организуйте семинары-совещания, во время которых вы разъясните коллегам, как пользоваться перечнями с указанием СХ. Задача службы делопроизводства - донести до сотрудников и подразделений значение такой работы.
В каких еще документах искать сроки хранения
В Федеральном законе «Об архивном деле» написано, что СХ деловых бумаг могут устанавливаться в законах, нормативными правовыми актами и перечнями. Если сроки взяты из нормативного правового акта, то тогда в НД указывается ссылка на используемый акт.
В России помимо перечней действуют правовые и подзаконные акты, которые регулируют сроки хранения деловых бумаг.
Таким образом, работа с перечнями несложная, но требует усидчивости и внимательности. Обязательно проверяйте сроки за сотрудниками подразделений. А чтобы сократить количество ошибок, перед тем как подразделения начнут составлять номенклатуру дел, проведите обучение и дайте общее понимание, как работать с перечнем, используя готовые примеры из статьи.
Номенклатура дел -- это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечня документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй -- используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий -- находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый -- в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. пункт 5 работы) и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела. Присвоение номеров (индексов) делам осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следует, как правило, наиболее важные дела, затем - второстепенные. В номенклатуре дел включаются все дела организации, а так же журналы регистрации документов (книг учета).
Делопроизводственный индекс дела должен включать:
- - индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- - порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
- - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- - заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы», не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка образует следующие элементы:
- - название вида (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы решения и т.д.);
- - название предприятия или его структурного подразделения;
Адресат или корреспондент документа;
- - краткое содержание документов дела;
- - название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- - даты (период), к которым относятся документы дела;
- - указание на копийность документов.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2002 год».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес - Банком по вопросам бухгалтерского учета и финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указываются их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.
В наименованиях дел, содержащих организационно - распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, несвязанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о не заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения.
Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению.
Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых храниться в деле, второй - в месте хранения дел, третий - в архиве организации.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен на рис. 1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ _________________
Подпись Инициалы, фамилия
____________ _____________ _____________________________
Дата Регист. номер Дата
На _______________ год
01-01 (Указывается заголовок (Указывается срок
дела) хранения)
_____________________________________________________________
Наименование структурного подразделения организации
- 02-01
- 02-02 и т.д.
_____________________________________________________________
Должность руководителя,
отвечающего за составление
номенклатуры дел Подпись Инициалы, фамилия
Рисунок 1. Образец оформления номенклатуры дел