Профессиональная переподготовка в личной карточке т 2. Образование по окин для карточки т2. Общие сведения о заполнении карточки
6. Согласно ОКИН образование (п. 6 формы Т-2) записывается и кодируется следующим образом:
Для того чтобы правильно указать код образования по ОКИН, нужно знать, кто относится к той или иной категории. В таблице приводятся примеры, которые помогут вам правильно указать код:
| Образование на момент поступления на работу | Категория, к которой относятся работники | Код по ОКИН |
| Работники, окончившие интернатуру, ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру, докторантуру и имеющие диплом | Послевузовское образование | 19 |
| Работники, окончившие высшие учебные заведения (институты, университеты, академии) и имеющие диплом | Высшее образование | 18 |
| Работники, обучавшиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие третьего курса | Среднее (полное) общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение) | 03 или 11 |
| Работник, который окончил три и более курсов высшего учебного заведения и продолжает обучение или по каким-либо причинам прервал обучение | Неполное высшее образование 7 | 15 |
| Работники, окончившие средние специальные учебные заведения (техникумы, колледжи, училища) и имеющие диплом | Среднее профессиональное образование | 11 |
| Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах, училищах), но не окончившие их | Основное общее или среднее (полное) общее (в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение) | 03 или 07 |
| Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения и имеющие свидетельство | Начальное профессиональное образование | 10 |
| Работники, окончившие среднюю школу или школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии и имеющие свидетельство | Среднее (полное) общее образование | 07 |
| Работники, окончившие 9 классов средней школы при 11-летней системе школьного образования или 8 классов – при 10-летней системе и имеющие свидетельство | Основное общее образование | 03 |
| Работники, окончившие 10 классов средней школы при 11-летней системе школьного образования или 9 классов – при 10-летней системе и имеющие свидетельство об окончании 9 (8) классов и справку о том, что ими прослушан курс 10-го (9-го) класса |
||
| Работники, окончившие начальную школу – 4 (3) класса, а также не получившие основного общего образования | Начальное (общее) образование | 02 |
Основанием для внесения записи об образовании могут служить:
– дипломы о высшем профессиональном и послевузовском образовании;
– дипломы о неполном высшем профессиональном образовании;
– справки высших учебных заведений о незаконченном высшем профессиональном образовании;
– дипломы о среднем профессиональном образовании;
– справки средних специальных учебных заведений о незаконченном среднем профессиональном образовании;
– свидетельства о начальном профессиональном образовании;
– свидетельства средней (вечерней) школы о среднем (полном) образовании;
– свидетельства средней (вечерней) школы об основном общем образовании;
– справка средней (вечерней) школы о том, что прослушан курс за такое-то количество классов.
Так же, как и в трудовой книжке, в личной карточке по форме Т-2 запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных подписью должностного лица и печатью образовательного учреждения документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и др. 8
При указании наименования образовательного учреждения его название указывается в соответствии с представленным документом об образовании. Если работник кадровой службы считает нужным, он может со слов работника в скобках указать современное название образовательного учреждения. Названия сокращать можно, если сокращение является общеупотребительным и понятным, например, МГУ.
Если в входит слово "имени", следует писать "им. ". Например: "МГТУ им. Н.Э. Баумана ". Если в наименование учебного заведения входит неотъемлемой частью название ордена, его следует указывать, например: ВКИМО (Военный Краснознаменный институт Министерства обороны). Сведения такого рода как "Ордена Красного Знамени", "Ордена Ленина" и т.п., указывать не следует.
Все сведения об образовании указываются только на основании документа об образовании , наименование, серия и номер которого приводятся в соответствующих полях формы. Кроме того, указывается год окончания образовательного учреждения.
Указывается следующим образом:
кодируется по ОКСО 9 .
Приведем несколько примеров кодирования сведений об образовании по ОКСО:
| Код | Наименование | Квалификация |
|
| Код | Наименование |
||
| 010501 | Прикладная математика и информатика | 65 | Математик, системный программист |
| 030500 | Юриспруденция | 62 | Бакалавр юриспруденции |
| 68 | Магистр юриспруденции |
||
| 030501 | Юриспруденция | 65 | Юрист |
| 040101 | Социальная работа | 65 | |
| 52 | Специалист по социальной работе |
||
| 060105 | Стоматология | 65 | Врач |
| 51 | Зубной врач |
||
| 52 | Зубной врач с углубленной подготовкой |
||
| 070701 | Реклама | 65 | Специалист по рекламе |
| 51 | Специалист по рекламе |
||
| 52 | Специалист по рекламе с углубленной подготовкой |
||
| 080110 | Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) | 51 | Бухгалтер |
| 52 | Бухгалтер с углубленной подготовкой |
||
| 080505 | Управление персоналом | 65 | Менеджер |
| 090103 | Организация и технология защиты информации | 65 | Специалист по защите информации |
Пояснение: В графе "Код" указано шестизначное число, в котором:
1, 2-й знаки соответствуют укрупненным группам специальностей и направлений подготовки;
3, 4-й знаки соответствуют направлениям подготовки;
5, 6-й знаки соответствуют специальностям.
Например: 080505 : 08 – "Экономика и управление"; 05 – "Менеджмент"; 05 – специальность "Управление персоналом". Название специальности указывается во втором столбце Классификатора.
Для 1-го разряда кода квалификации , характеризующего уровень образования с учетом принятых в Российской Федерации уровней образования, используются следующие значения:
5 – среднее профессиональное образование;
6 – высшее профессиональное образование.
Для 2-го разряда кода квалификации, характеризующего уровень квалификации, используются следующие значения:
– для среднего профессионального образования:
1 – базовый уровень подготовки,
2 – повышенный уровень подготовки;
– для высшего профессионального образования:
2 – бакалавр,
5 – дипломированный специалист,
8 – магистр.
Таким образом, код 65 означает высшее профессиональное образование, дипломированный специалист ; код 52 означает среднее профессиональное образование, повышенный уровень подготовки ; код 68 означает высшее профессиональное образование, магистр .
В разделе "Образование" формы Т-2 есть возможность указать название и дату окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования, если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям или имеет два образования разного уровня по одной специальности (начальное профессиональное и среднее профессиональное или : среднее профессиональное и высшее профессиональное). Информацию о третьем и последующем профессиональном образовании следует указать в разделе Х "Дополнительные сведения".
В п. 6.1.
указывание послевузовское профессиональное образование
и его код по ОКИН:
| 01 Докторантура |
| 02 Аспирантура, ординатура, адъюнктура |
Пример заполнения рубрики:
| 6. Образование: | Высшее профессиональное | по ОКИН | 18 | |||||||
| среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное | ||||||||||
| Наименование образовательного учреждения | | Год окончания | ||||||||
| наимено-вание | серия | номер | ||||||||
| Московский колледж по подготовке | диплом | АА | 000000 | 0000 | ||||||
| социальных работников № 327 | ||||||||||
| Квалификация по документу об образовании | Направление или специальность по документу об образовании | |||||||||
| Социальная работа | Специалист по социальной работе | Код по ОКСО | 040101 10 52 11 |
|||||||
| Наименование образовательного учреждения | Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний | Год окончания | ||||||||
| наимено-вание | серия | номер | ||||||||
| | диплом | ББ | 000000 | 0000 | ||||||
| Квалификация по документу об образовании | Направление или специальность по документу об образовании | |||||||||
| Юриспруденция | Юрист | Код по ОКСО | 030501 65 |
|||||||
| 6.1. Послевузовское профессиональное образование | аспирантура | Код по ОКИН | ||||||||
| аспирантура, адъюнктура, докторантура | ||||||||||
| Наименование образовательного, научного учреждения | Документ об образовании, номер, дата выдачи | Год окончания | ||||||||
| Московская юридическая академия | Удостоверение от 00.00.0000 № 0000 | |||||||||
| Направление или специальность по документу об образовании | ||||||||||
| Юриспруденция | ||||||||||
| Код по ОКСО |
||||||||||
Для п. 6.1 код по ОКСО не указывается, поскольку классификатор не содержит данных по кодированию послевузовского образования. Коды специальностей послевузовского образования приведены в Номенклатуре специальностей научных работников, утвержденной приказом Минпромнауки России от 31 января 2001 г.
7. Профессия (основная и другая) указывается без сокращений на основании документа, подтверждающего наличие такой профессии у человека, например, свидетельства об окончании профессионально-технического училища 12 . Профессия кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядок (ОКПДТР).
В литературе высказываются различные мнения по поводу различий между "основной" и "другой" профессией. В нормативных документах не указывается, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Следовательно, каждый специалист кадровой службы имеет право на собственное мнение по этому вопросу. Наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве "другой" рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе работника на другую подходящую ему работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях). Если в этом разделе окажется недостаточно места, второстепенные с точки зрения данного работодателя профессии можно указать в разделе Х личной карточки.
Код
20425
3 2 2223
7. Профессия
Ветеринарный врач
по ОКПДТР
основная
по ОКПДТР
другая
8. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке работника и/или иных документов, подтверждающих наличие соответствующего стажа. В качестве других документов должны приниматься во внимание:
договоры гражданско-правового характера (время работы засчитывается в общий стаж);
справки, выданные центром занятости (период состояния на учете засчитывается в общий стаж, в непрерывный стаж не засчитывается, но и не прерывает его);
военный билет (период профессиональной военной службы засчитывается и в общий, и в непрерывный стаж работы );
свидетельства об окончании профессионально-технических училищ при промышленных предприятиях (время обучения засчитывается и в общий, и в непрерывный стаж работы).
Для каждого из трех видов трудового стажа законодатель предусмотрел особый порядок исчисления.
8.1. Общий стаж работы – это суммарная продолжительность работы по трудовому договору, иной общественно полезной деятельности гражданина и других периодов, указанных в законе, независимо от перерывов. Общий трудовой стаж является юридически значимым обстоятельством в связи с назначением трудовых пенсий по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также некоторых других правоотношений в социальном обеспечении.
8.2. Непрерывный стаж работы – это продолжительность последней (без перерыва) работы в организации, а в случаях, предусмотренных законодательством, также и предыдущей работы или иной деятельности. Непрерывный стаж имеет юридическое значение при определении размера пособия по временной нетрудоспособности и в других случаях, предусмотренных нормативными актами.
8.3. В двух следующих строках пункта 8 указываются различные виды специального трудового стажа . Специальный трудовой стаж имеет юридическое значение лишь в случаях, установленных законодательством.
Специальный трудовой стаж определяется как продолжительность определенной работы (службы), выделяемой по условиям труда (тяжелым, вредным и т.п.), местности (Крайний Север и др.), в которой протекала работа, характеру профессии работника и по иным признакам. От продолжительности специального трудового стажа может зависеть право работника на повышение должностного оклада (ставки), получение единовременного вознаграждения за выслугу лет – такой стаж указывается в строке "Стаж работы, дающий право на надбавку за выслугу лет ". Этот вид стажа указывается только в организациях, на работников которых распространяется действие соответствующих федеральных нормативных актов (рабочие и служащие Минобороны, сотрудники Минюста, МЧС и др.), а также в тех организациях, где такая надбавка установлена локальными нормативными актами.
8.4. Помимо этого, от продолжительности специального трудового стажа может зависеть также право работника на получение дополнительного отпуска, пенсионных льгот 13 и других льгот и преимуществ. В последней строке пункта 8 указываются именно такие виды специального трудового стажа . Разумеется, учитывать его необходимо только в том случае, если у работников организации, в которой ведется личная карточка, также учитывается этот вид стажа (например, педагогический стаж, стаж работы в цирке, в балете, северный стаж и др.).
Пример заполнения рубрики:
| 8. Стаж работы (по состоянию на | « | 01 | » | февраля | 2005 | года): |
|||||
| Общий | 16 | дней | 8 | месяцев | 24 | лет |
|||||
| Непрерывный | 10 | дней | 6 | месяцев | 18 | лет |
|||||
| Дающий право на надбавку за выслугу лет | – | дней | – | месяцев | – | лет |
|||||
| Педагогический стаж | 16 | дней | 8 | месяцев | 24 | лет |
|||||
Для заполнения некоторых документов как россиянам, так и гражданам других стран необходимо знать коды гражданства, чтобы вписывать их в соответствующие графы. Неправильное заполнение официальных бумаг влечет за собой штрафные санкции. Физическое лицо, будь то иностранец или гражданин России, являясь налогоплательщиком, обязано знать все необходимые коды для справки 2-НДФЛ.
Образец справки 2-НДФЛ
Всю необходимую информацию для оформления налоговых документов можно найти в специальном общероссийском классификаторе, включающем идентификационные наборы символов для всех государств мира (сокращенное название ОКСМ).
Заполнение справки россиянами
Вне зависимости от того, является ли местом вашей постоянной регистрации Россия, Украина, Беларусь или другая страна, заполняя налоговые бланки и другие документы, связанные с трудовой деятельностью и получением доходов, вы должны знать все необходимые коды, ОКИН, гражданства и т. п. Пока они не будут вписаны в соответствующие графы, документ будет считаться недействительным, так как не даст полную исчерпывающую информацию о вас.
Российским гражданам в справке 2-НДФЛ понадобится указать кодовое сочетание цифр, присвоенных РФ. Оно пишется в пункте 2.5 второго блока документа, именующегося «Данные о гражданском лице». В ОКСМ Российской Федерации присвоен номер 643. Его и нужно вписать в указанную выше графу.
Статус лица без гражданства не освобождает вас от обязанности вписывать в справку данные, фиксируемые в классификаторах. В документ такому лицу нужно внести информацию о стране, которая выдала ему бумагу, удостоверяющую личность. Бланк справки 2-НДФЛ и образец заполнения можно скачать здесь.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ
Далее, продолжая работать со справкой, следует повторить номер из пункта 2.5, но уже в строке 2.9. Следом указывается подробный адрес, где живет тот, на кого заполняется документ. Если речь идет об иностранном гражданине, вписывается не российская временная прописка, куда осуществлялась регистрация, а данные о месте проживания иностранца на родине, код которой он указывает, беря его в общероссийском классификаторе. Для удобства строчку можно заполнять как кириллическими символами, так и латиницей.
Особенности оформления справок для иностранных граждан
Гражданином какой бы страны вы ни числились, оформляясь на работу в Российской Федерации, вы становитесь на учет в налоговой службе.
На трудоустроенных иностранных граждан распространяется законодательство РФ, которому они обязаны неукоснительно следовать.
Получив статус налогоплательщика, вы становитесь обладателем ИНН. Если данная аббревиатура актуальна и в вашей родной стране, в НДФЛ указываются оба ИНН. Иностранному работнику разрешается писать свои личные данные латинскими буквами. К примеру, обладатели гражданства Молдовы могут вносить имя и фамилию так, как принято у них на родине. Это не будет считаться ошибкой. Важно, чтобы данные справки соответствовали данным заграничного паспорта и других документов.
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - цифровой код, упорядочивающий учёт налогоплательщиков в Российской Федерации.
В 2-НДФЛ фигурируют код и адрес РФ, а также код и адрес страны проживания.
Таблица кодов государств, большой процент граждан которых работает в России.
Код гражданства России для справки 2-НДФЛ
В 2015 году был подписан ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», главной целью которого является создание единой государственной политики в области стандартизации. Следствием этого стало принятие ЕСКК — единой системы классификации и кодирования. Ее составной частью являются ОКИН и ОКСМ. Без сведений о гражданах, представленных в данных классификаторах, невозможно заполнить большинство документов, в том числе получить сведения о доходах физических лиц.
Справка 2-НДФЛ — это документ, который выдается работнику по месту официального трудоустройства. Он содержит сведения об источнике дохода и удержанных налогах за прошедший год.
Стандартизированная форма 2-НДФЛ предполагает использование числового обозначения информации о гражданстве. Для того, чтобы правильно внести данные, придется ознакомиться со специальными справочниками.
Код гражданства страны России (РФ) для справки 2-НДФЛ по ОКИН — 643.
Где искать данные
ОКИН — это общероссийский классификатор информации о населении, состоящий из фасетов (групп). Он помогает шифровать данные и используется при сборке, обработке и анализе информации о физическом лице.
ОКМС — это принятый в России справочник кодирования принадлежности к гражданству того или иного государства. В нем содержится полный перечень шифровок всех стран. Чтобы посмотреть код государства гражданства иностранного гражданина необходимо ознакомиться с таблицей, представленной в актуальной версии справочника.
п. IV Приложение № 2 Приказ ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485
В поле «Гражданство (код страны)» указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ).
Система классификации информации в РФ сложная и имеет множество нюансов. Чтобы не ошибиться при заполнении бланков, либо перепроверить данные, лучше обратиться за помощью квалифицированных специалистов. Помните, что правильно составленный документ — это залог успешного ведения любого дела.
Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения
Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.
Образец и пустой бланк личной карточки работника
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
Заполнение. Подробный пример
Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.
Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер
– это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН
вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС
(номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит»
– это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол
можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.
Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.
Заполнение формы Т-2 по разделам
Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:
Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.
Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:
ОКАТО
– код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН
– код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО
– код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР
– еще одна форма кода специальности.
Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.
Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:
Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Раздел 3. Прием на работу. Переводы
От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.
Раздел 4. Аттестация
Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.
Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.
Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка
Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).
Раздел 7. Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.
Раздел 8. Отпуск
В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:
Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.
Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.
Раздел 9. Социальные льготы
Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.
Раздел 10. Дополнительные данные
В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.
Раздел 11. Прекращение трудового договора
Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.
Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2
Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.
Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:
Использование спецсимволов
Косая черта (/)
, двоеточие (:)
, знак равенства (=)
и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.
Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.
Заполнение формы на компьютере
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.
Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.
Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях - пригодится!
Унифицированная форма Т-2
Бланк унифицированной формы Т-2
Единые формы первичного учета в сфере учета кадров утверждены Государственным комитетом РФ по статистике (Постановление Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004). С 1 января 2013 года унифицированная форма Т-2 и прочие формы по учету кадров не являются обязательными.
Порядок применения
После подписания формы Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» сотрудник отдела кадров оформляет на нового работника личную карточку по унифицированной форме Т-2, которая содержит основные сведения о работнике. В вышеуказанном Постановлении Госкомстата содержатся инструкции по применению и заполнению данных форм.
Скачать бланк унифицированной формы Т-2
Образец заполнения
Для заполнения личной карточки работника сотрудник отдела кадров должен запросить у работника следующие документы:
- Паспорт
- СНИЛС
- Диплом об образовании
- Трудовую книжку
- Военный билет
- длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
- районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;
- слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
- код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО! С 1 января 2014 в этой роли заменен кодом ОКТМО); например, при рождении в г. Москве в графе «Код» указывается: 45.
В верхнем правом углу форма содержит два кода - код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301002», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации. В шапке документа также указываются дата открытия карточки и табельный номер нового сотрудника.
В основной части карточки указываются ИНН, СНИЛС работника, первая буква его фамилии («Алфавит»), характер и вид работы и пол работника.
Общие сведения
В данном разделе в поле «Договор» необходимо указать дату подписания и номер трудового договора, заключенного с данным сотрудником.
В поле «Дата рождения» необходимо прописать дату в формате «1 февраля 1980 г.», а в поле кода - в формате «01.02.1980».
При указании места рождения следует вносить наименование административной единицы в определенном формате (гор., дер., кр., окр., обл. и т.д.), а код определяется в соответствии с Общероссийским классификатором объектов административно-территориального деления (ОКАТО).
В графе «Гражданство» необходимо указать наименование страны полностью и выбрать код на основании Общероссийского классификатора информации о населении (ОКИН) (РФ – 1, двойное гражданство – 2 (с указанием стран), гражданство другой страны – 3 (с указанием страны), без гражданства – 4).
На основании того же Классификатора кодируется уровень владения работником иностранных языков в графе «Знание иностранного языка», при этом код состоит из кода языка и степени владения (код страны по ОКИН, далее: читаю и перевожу со словарем – 1, читаю и могу объясняться – 2, владею свободно – 3).
В графе «Образование» необходимо указать образование и прокодировать его, используя ОКИН (начальное – 02, основное общее – 03, среднее общее – 07, начальное профессиональное – 10, среднее профессиональное – 11, неполное высшее - 15, высшее – 18, послевузовское образование (ординатура, аспирантура, адъюнктура, докторантура) – 19). Данный раздел заполняется на основании документа, подтверждающего образование (аттестата, диплома). В таблице графы 6 указываются наименование образовательного заведения, документ об образовании, его серия и номер, год окончания заведения, квалификация (бакалавр, магистр или специалист), наименование направления (для бакалавров и магистров) или специальности (для специалистов) и код по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Далее для послевузовского профессионального образования следует указать код по ОКИН и заполнить таблицу с информацией по наименованию учебного заведения, документу об образовании, году окончания заведения, направлению или специальности и код ОКСО.
В графе «Профессия» указывается основная и прочая профессии с кодами по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДСТ).
Графа «Стаж работы» заполняется на основании трудовой книжки.
В графе «Состояние в браке» указывается (никогда не состоял (не состояла) в браке – 1, состоит в зарегистрированном браке – 2, состоит в незарегистрированном браке – 3, вдовец (вдова) – 4, разведен (разведена) – 5, разошелся (разошлась) – 6).
В таблице с данными о составе семьи указываются отец, мать, дети, родные братья и сестры (общая мать или отец), супруги, их полные имена и год рождения.
Сведения о воинском учете
Данный раздел заполняется на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву.
Графа «Воинское звание» заполняется в соответствии с данными в военном билете.
Графа «Состав (профиль)» отражает профиль военной службы, например, «солдат», «матрос» и т.д.
Графа «Полное кодовое обозначение ВУС» заполняется шестизначным кодом или шестизначным кодом и буквой, указанными в военном билете или удостоверении.
Графа «Наименование военного комиссариата по месту жительства» заполняется на основании последней записи в вышеуказанных документах.
Графа «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом.
Графа «Отметка о снятии с воинского учета» заполняется в случае достижения работником предельного возраста для нахождения в запасе или в случае признания негодным к службе.
В последующих разделах унифицированной формы Т-2 заполняются таблицы на основании данных, полученных в ходе осуществления сотрудником трудовой деятельности.
Скачать образец заполнения унифицированной формы Т-2
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Заполнение разделов формы
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты».
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу..
Для заполнения личной карточки Т-2 работнику кадровой службы необходимы следующие документы сотрудника:
1. Паспорт (или иной документ удостоверения личности)
2. Трудовая книжка
3. Военный билет
4. Документ об образовании
5. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
7. Приказ о приеме на работу
8. Трудовой договор
9. Документы, подтверждающие возраст детей
10. Документы, подтверждающие состояние в браке
11. и другие.
При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).
Остальные документы не являются обязательными. Необходимо учитывать, что согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006), данные которые относятся к персональным могут быть получены только от самого работника. Под персональными данными в данном федеральном законе указаны:
«Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:
1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»;
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год (например 23.04.1998).
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержденной Постановлением Госкомстата РФ и классификаторами:
1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Справа указывается ОКПО организации.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и самим страховым свидетельством государственного пенсионного страхования (при его наличии и предоставлении работником).
4. В графе «алфавит » указывается первая буква фамилии работника. В больших организациях с большой численностью возможно указание первых трех букв для удобства хранения карточек Т-2. Карточки Т-2 хранятся по алфавиту.
5. Характер работы указывается «постоянно», «временно» и др.
6. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
7. Пол обозначается буквами «М» и «Ж».
8. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую одной тонкой чертой и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
9. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975
10. При указании места рождения нужно учитывать следующее:
· Длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
· Районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.
· Аул, кишлак, село, станция пишутся полностью;
· Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО), например, при рождении в г. Москва в графе «Код» указывается: 45
11. Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:
· гражданин Российской Федерации – 1
· гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства указывается, гражданство какого именно государства)
· иностранный гражданин (указывается какого государства) -3
· лицо без гражданства – 4.
12. Языки, которыми владеет работник , указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом (код по ОКИН):
· владею свободно -3
· читаю и могу объясняться-2
· читаю и перевожу со словарем -1.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй степень его знания, например: английский - читаю и перевожу со словарем записывается в графе «Код» как: 014 1.
13. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
· начальное (общее) образование – 02
· основное общее образование – 03
· среднее (полное) общее образование – 07
· начальное профессиональное образование – 10
· среднее профессиональное образование – 11
· неполное высшее образование – 15
· высшее профессиональное образование – 18
· послевузовское образование – 19.
Разъяснительные примеры:
| Пример | Относится к: |
| Работники, обучающиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их | Лицо, имеющее основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое образование они имели на момент поступления в высшее учебное заведение |
| Работник, окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его или обучается на третьем курсе | Записывается сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончившие три курса высшего учебного заведения | Лица с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием |
| Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их | Лица, имеющие среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение |
| Работник, окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицея, гимназии | Лица, имеющие среднее (полное) общее образование |
| Работники, окончившие профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения | Начальное профессиональное образование |
13.1.Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», можно писать «им.», если за этим идут слова «профессора», «академика» и т.д., то можно писать «им.профессора», «им.академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
13.2. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании (других документов подтверждающих получение образования данного уровня).
Личные карточки по форме № Т-2 заполняются на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного удостоверения личности, трудовой книжки, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.
Образование по окин для карточки т2
В поле «Начало рабочего года» Пользователь должен ввести дату нового отпускного периода сотрудника, которая будет использоваться в Программе для заполнения в приказе о предоставлении отпуска даты начала периода, за который предоставляется отпуск. Если она не будет указана, то дата начала отпускного периода будет равна дате приема на работу сотрудника.
Сведения о сумме заработной платы сотрудников до даты внедрения Программы используются при расчете средней заработной платы для оплаты отпусков, выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также для возмещения расходов сотрудника, связанных с командировкой.
Руководство по заполнению карточки т2
Награды В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить.
Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла. Раздел 8. Отпуск В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:
Сведения о знании языков Степень знания языка Код по ОКИН владею свободно 3 читаю и могу объясняться 2 читаю и перевожу со словарем 1 При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания. Например: «Английский - читаю и перевожу со словарем» записывается в графе «Код» как: 014 1. Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию.
ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО). Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.
Личная карточка работника по форме Т-2
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Личная карточка Т-2
При этом обязательными для предоставления являются документы, прописанные в ст. 65 Трудового кодекса: паспорт и иной документ, удостоверяющий личность, военный билет (приписное удостоверение), страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовая книжка. Документ об образовании – при условии, если наличие специального образования является установленным законодательным требованием или требованием работодателя (закрепленного, как правило, в должностной инструкции).
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
Бланк личной карточки работника по форме Т-2
Личная карточка работника имеет унифицированную форму Т-2, которая содержит 10 разделов для заполнения. Первые три раздела нужно заполнить непосредственно при приеме сотрудника на работу, остальные заполняются в процессе работы. Данные для заполнения бланка Т-2 берутся из паспорта, военного билета, документа об образовании, трудовой книжки, СНИЛС, свидетельства ИНН. Скачать бланк личной карточки работника и образец заполнения формы Т-2 можно в данной статье внизу в формате doc (бесплатно).
На каждого сотрудника организация, принятого в штат, заполняется личная карточка по форме Т-2. Заполнением данной формы занимается, как правило, работника кадровой службы. Данные для заполнения берутся из трудового договора, а также из документов, предоставленных работником при трудоустройстве.
Личная карточка работника
Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет.
Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, справкой о незаконченном высшем образовании и т.д.). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, так как данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.
Как оформить личную карточку сотрудника
Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие. Более подробно о том, как рассчитать такой стаж, см. Как определить страховой стаж для расчета больничного пособия.
Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими.
Всё об оформлении личной карточки ф
Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов. Она имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации.
Табельный номер может присваиваться каждому вновь принятому работнику и не должен изменяться при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Количество знаков в табельном номере зависит от численности работников организации.
Пункт 6 «Образование» в карточке Т-2
Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.
Данный пункт заполняется на основании документа об образовании работника. Кадровый работник указывает образовательный уровень работника (среднее (полное) общее образование; начальное профессиональное образование; среднее профессиональное образование; высшее профессиональное образование)
05 Авг 2018 518Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.
Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:
I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".
Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.
При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).
Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.
Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.
Заполняем "шапку" личной карточки Т-2
В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.
Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).
Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.
Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.
СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).
На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.
Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.
Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.
Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.
Вид работы.
Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.
Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".
Раздел I "Общие сведения"
1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.
Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:
ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;
ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;
ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;
ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.
Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.
2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.
Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.
4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:
Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.
Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.
5. Степень знания языка
В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).
Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".
Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.
6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.
Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.
Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.
Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).
Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.
Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";
Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";
Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".
Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:
Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.
Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.
При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".
В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.
7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.
Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).
8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.
При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.
Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.
В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.
9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:
Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.
10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).
11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.
12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.
Раздел II "Сведения о воинском учете"
Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.
Заполняем форму следующим образом:
пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);
пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");
пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).
Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".
Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:
пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).
В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.
Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"
Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.
Каждая запись заверяется подписью работника.
В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.
Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.
Раздел IV "Аттестация"
В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.
Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).
Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.
Раздел V "Повышение квалификации"
Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).
В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.
Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.
Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"
В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.
Раздел VIII "Отпуск"
Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.
Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.
Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.
Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.
Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.
"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.
Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.
Раздел IX "Социальные льготы"
В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.
Раздел X "Дополнительные сведения"
Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.
Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.
Изменение сведений о работнике
Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.
Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.
Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.
Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.
Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.
Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?
Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.
Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".