Путевой лист пг 1 пример заполнения. Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля. Как оформить путевой лист

Путевой лист - это документ, который нужен организации для учета и контроля работы водителя и автомобиля. Несмотря на то, что форма не является обязательной (работодатель может использовать свою), недавними нормативными актами обновлены требования к информации, которая должна быть в этом документе, и учитывать это нужно обязательно. Изменения вступили в силу с 1 марта 2019 года.

Организации и индивидуальные предприниматели, которые занимаются перевозкой грузов, должны знать, что основным документом для поездок на грузовом транспорте являются путевые листы для грузовых автомобилей или, как их еще часто называют, путевки. Наряду с товарно-транспортными накладными на перевозимые грузы, путевка является до-ку-мен-том пер-вич-но-го учета, определяющим по-ка-за-те-ли ра-бо-ты каждого транс-порт-но-го сред-ства (ТС) и его во-ди-те-ля. Данные из этого документа необходимы для учета пройденных автомобилем километров, расхода топлива, режима работы, на-чис-ле-ния за-ра-бот-ной платы водителю, а также для рас-че-тов с за-каз-чи-ка-ми за выполненные пе-ре-воз-ки. Скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля, который утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, можно будет в конце этой статьи, как и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, о котором мы расскажем подробнее.

4-п, 4-с, 4-м: путевые листы грузового автомобиля

Бланк (2019) путевки для грузовиков называется формой № 4-п. Постановлением, которым утверждена сама форма, определены также ука-за-ния по ее за-пол-не-нию и практическому применению. Существует еще один дополнительный бланк — форма № 4-с, которая применяется при сдельной форме оплаты работы ТС. Тогда как форма № 4-п при-ме-ня-ет-ся при усло-вии опла-ты ра-бо-ты по по-вре-мен-но-му та-ри-фу. Ее можно использовать при вы-пол-не-нии пе-ре-во-зок гру-зов нескольким заказчикам в те-че-ние од-ной смены во-ди-те-ля.

Кроме того, существует бланк, предназначенный специально для междугородних перевозок, — форма № 4-м. Его отличие от двух предыдущих состоит в том, что его можно оформить сразу на несколько рабочих дней, тогда как остальные путевки водители должны сдавать в конце смены. Принцип заполнения у этих бланков практически одинаков, за исключением некоторых незначительных нюансов.

Стоит также сказать о том, что все эти формы с 01.01.2013 не являются обязательными к применению, как и остальные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако это совсем не исключает возможности, что именно этот бланк будет применяться, как путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или юридического лица. При желании также можно разработать собственный бланк и это также не будет нарушением. Главное условие — при-ме-ня-е-мую форму путевки нужно обязательно утвер-дить приказом и указать в учет-ной по-ли-ти-ке организации для целей бух-гал-тер-ско-го учета.

Чтобы упростить задачу, предлагаем вам скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля (2019) и пользоваться им в работе.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019

Заполнить путевой лист может любое уполномоченное для этого лицо из организации, которой принадлежит или эксплуатируется транспортное средство. Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку. Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.

При за-пол-не-нии как уни-фи-ци-ро-ван-ной формы пу-те-вки, так и самостоятельно разработанного бланка, необ-хо-ди-мо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать рек-ви-зи-ты, предусмотренные в пункте 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152. К ним, в частности, относятся:

• на-име-но-ва-ние и номер документа;
• све-де-ния о сроке его дей-ствия;
• данные о соб-ствен-ни-ке (вла-дель-це) транс-порт-но-го сред-ства;
• све-де-ния о грузовом автомобиле;
• данные во-ди-те-ля;
• данные и подпись лица, оформившего путевку.

При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что с февраля 2017 года на титульной части бланка больше не надо проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее. Позже был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя. Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

ИП и организациям также нужно знать, что с 1 марта 2019 года начали действовать поправки, предусмотренные приказом Минтранса России от 21.12.2018 г. № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дату) при заезде и выезде с парковки (парковочного места), а не с гаража. При этом контролеры не обязаны ставить штампы при проведении предрейсового или предсменного осмотра, достаточно будет Ф.И.О. и личной подписи.
Нововведения отмечены красным на рисунке ниже (см. образец формы 4-п).

Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов. В частности, бланк содержит такие разделы:

• реквизиты организации или ИП, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе;
• данные о работе водителя и автомобиля;
• информация о движении горючего (заправка, расход и остаток), которые можно указывать как на начало и конец смены, так и после каждой поездки;
• задание водителю;
• список ответственных за автомобиль лиц;
• последовательность выполнения задания;
• результаты работы ТС и прицепов;
• данные о техническом осмотре и состоянии ТС;
• данные о медосмотре водителя.

От-рыв-ные та-ло-ны подлежат за-пол-нению за-каз-чи-ком и яв-ля-ют-ся ос-но-ва-ни-ем для выставления вла-дель-цем ТС счета за оказанные услуги. К счету при-кла-ды-вают-ся такие от-рыв-ные талоны.

Образец бланка формы 4-с

Образец бланка формы 4-п

Правила заполнения

С 1 марта 2019 г. путевки нужно оформлять до начала выполнения рейса, если его длительность превышает рабочую смену водителя, или до начала первого рейса, если за одну смену водитель успевает сделать несколько рейсов. В случае оформления нескольких путевок на одно ТС (если им пользуется несколько водителей) дату, время и показания одометра вносят в документы следующим образом:

• в путевку водителя, который выезжает первым, - данные при выезде ТС с парковки;
• в путевку водителя, который заезжает последним, - данные при заезде ТС на парковку.

В остальном заполнение путевого листа грузового автомобиля особой сложности не вызывает. В нем надо записать данные о дате выезда автомобиля и обязательно записать тип задания, это может быть:

• командировка;
• работа по графику;
• работа в выходные или праздничные дни;
• колонна;
• бригада;
• и т. п.

Обязательным условием является точная информация о ТС и его водителе: надо вписать регистрационный номер, марку и гаражный номер ТС, данные на прицеп, если он используется, а также Ф.И.О. водителя и сведения о его удостоверении. Все нюансы заполнения покажет образец: как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля 2019 (вы можете скачать заполненный образец и использовать форму, поменяв реквизиты).

Данные о транспортном средстве и водителе заполняются так:

Графа «Задания водителю» также не должна вызывать сложностей. В ней следует вписать адреса и названия всех заказчиков, а также указать расстояние до каждого пункта назначения и отметить количество рейсов. Также проставляется время прибытия и убытия ТС.

Раздел о движении горючего содержит поля для заполнения марки горючего, кода этой марки, времени работы двигателя ТС и специального оборудования, которое на нем установлено. Обязательно нужно знать и вписать коэффициент изменения нормы расхода топлива, если ТС эксплуатируется в особых условиях, например, в мороз. Все заполненные графы заверяются подписями ответственных лиц.

Пу-те-вые листы хранятся в бухгалтерии у вла-дель-ца или арендатора транс-пор-та. На ос-но-ве пу-те-во-го листа ве-дет-ся учет ра-бо-ты ав-то-мо-би-ля, поэтому их желательно хра-нить вместе с то-вар-но-транс-порт-ны-ми документа-ми, да-ю-щи-ми возможность их од-но-вре-мен-ной про-вер-ки. Принимает путевки у водителей механик или диспетчер. Если произошли какие-то поломки, то в графу «Отметки» такое уполномоченное лицо вносит информацию о произведенном ремонте, его стоимости, а также запасных частях, которые были использованы. На основании этих данных бухгалтерия, куда обязательно подлежат сдаче путевка, должна рассчитать зарплату, а также затраты на эксплуатацию ТС.

Как отразить в путевке новые требования к содержанию

В соответствии с Приказом Минтранса России от 07.11.2017 № 476 , в форме должны указываться не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.

Также в Письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС Минтранс России напомнил, что в форму нужно обязательно включать отметки о прохождении контроля. Водителя должен проверить врач (и поставить дату проверки), а транспортное средство — механик. О том, что предрейсовый контроль пройден, он также должен написать в путевом листе и поставить дату. Обращаем внимание, что с 1 марта 2019 штамп о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотра будет необязательным. Врач, проводивший осмотр, вправе поставить только дату, Ф.И.О. и личную роспись.

Ответственность за ошибки в документе

Путевой лист может проверить сотрудник ГИБДД, остановив транспортное средство. Если документа нет или он неверно оформлен, в соответствии со ст. 12.3 КоАП РФ , инспектор выпишет штраф в размере 500-3000 рублей.

Однако есть и другая опасность — она исходит от Налоговой службы. Ведь путевые листы используются для отчетности по налогам, и в случае ошибок в них компании грозят пересчет налоговой базы на прибыль и штраф.

Предприниматели, оказывающие услуги другим лицам самостоятельно, могут использовать собственный автомобильный транспорт. Как и все юридические лица, они должны заполнять определенный набор бумаг, включая путевой лист для ИП. Процесс осуществляется на основании базовой формы, выступающей в качестве подтверждения оказания того или иного сервиса. Предприниматель может дополнительно разработать свои формы учета движения автотранспорта. Их можно применять на законном основании, если они содержат все обязательные реквизиты «первички» и являются приложением к учетной политике налогоплательщика. В противном случае, налоговый инспектор не примет эти документы в качестве оправдательных. Кроме того, у водителей могут возникнуть споры с сотрудниками ГИБДД.

Есть несколько главных целей, при которых применение путевого листа является целесообразным – начисление заработных плат водителю, осуществление расчетных операций с заказчиками, списания денег за топливные ресурсы, смазочные вещества. В рамках требований сотрудников органов налогового контроля лицо, сидящее за рулем грузового транспорта, должно показать свой путевой лист и прочие документы, отражающие особенности работы и товара. Этот факт указывается в ПДД. В случае транспортирования особенных грузов на документах должна быть пометка «опасный груз».

Когда совершаются коммерческие перевозки, путевые листы составляются на базе приказа Министерства транспорта страны. Порядок, который определен данным документом, выступает в качестве обязательного правила для предпринимателей, владеющих транспортом. Если есть специально подготовленный наемный сотрудник, водитель может действовать несколькими способами – выписывать путевые листы самостоятельно или назначать для выполнения этих действий специальное ответственное лицо. Лучше использовать второй вариант, особенно если данный работник прошел профильное обучение и точно знает, как, кто и когда должен выписывать соответствующие формы.

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя оформляется строго по регламенту на 1 текущий день работы. При требовании на выполнение задачи большего количества времени водитель должен иметь при себе документ на больший срок, особенно если он пребывает за пределами места, в котором грузовик располагается. В случае необходимости оформления листа для легковой машины или автобуса предпринимателями используются унифицированные формы ПЛ-1, ПА-1. В связи с тем, что форма листа не носит обязательный характер, могут применяться и такие виды документации, как 4-С и 4-П. Оформление документации осуществляется в одном варианте и без копий. Главное, закрепить внутренними правилами документооборота использование тех или иных бланков на конкретном предприятии по оказанию транспортных и сопутствующих услуг.

Ведение формы для ИП

Выдача путевого документа осуществляется совместно с бумагами для транспортировки конкретной партии груза, в частности к ним имеет отношение товарно-транспортная накладная – основной документ грузоперевозчика. На базе данных, составляющих основу первичного документа ПГ-1, происходит начисление ЗП, а также расчеты с заказчиками и клиентами. В рамках путевого листа содержатся данные о самом предпринимателе и сведения о его автомобиле. В случае отсутствия конечной даты и подписи, а также некоторых реквизитов считается, что документация не имеет юридической силы. С таким бланком ваш водитель рискует быть остановленным при первой же проверке.

Один из разделов маршрутного листа заполняется непосредственно по факту. Именно здесь отмечаются такие данные, как показатель общего пробега грузового транспорта, продолжительность работы техники, описание провозимого транспортом груза. Документ подлежит фиксации в рамках соответствующей учетной книги – унифицированный бланк транспортных фирм. Затем корректно заполненная форма подписывается непосредственно ИП и выдается выезжающим на маршрут водителям. Форма ПГ-1 может также использоваться в качестве путевого листа для обоснования потраченного топлива при поездке. Значит, ее может запросить налоговый контролер при выездной проверке. Следует скрупулезно соблюдать правила и сроки хранения документации такого вида.

Что грозит за отсутствие путевого листа на руках

Если документа не оказалось при себе, будет выписан штраф за отсутствие путевого листа. Его величина закреплена соответствующими законодательными нормами, а сотрудники ГИБДД при его указании могут опираться на две статьи правил:

Ч. 2 ст. 12.3;

В первом случае в качестве ответственного за транспортное средство лица выступает водитель, поэтому сотрудник вправе выписать ему штраф 500 рублей и сделать предупреждение. Во втором случае размеры штрафных санкций достигают больших размеров, иногда – 100 000 рублей. Эти меры применяются не только за фактическое отсутствие документа, но и в связи с некорректным оформлением его данных. При этом по обеим статьям может быть оштрафован водитель и юридическое лицо, у которого он работает по найму. Получается, что предприниматель сильно рискует, если не оформляет все поля путевого листа строго по регламенту. Удобно, когда для этого есть специальная штатная единица с профильным образованием и отработанными навыками оформления бумаг данного вида.

Образец заполнения путевого листа

Рассмотрим бланк путевого листа для грузового автомобиля ИП. На титульном листе указывается сразу несколько сведений.

В верхней области бланка фиксируется порядковый номер и время, в течение которого применяется средство передвижения;

Слева в нижней части отмечаются данные непосредственно о предпринимателе – ФИО, регистрация, номера;

После этого идет отметка о типе и марке автомобиля, его государственном номере;

В правой части указываются личные данные водителя, включая номер его прав, ФИО;

Если ситуация того требует, ИП должен провести оформление лицензионной карты на автомобиль, тогда в путевом листе можно будет провести отражение регистрационных сведений, как того требует закон. В нижней части фиксируется отметка о том, что водитель является здоровым (подтверждается этот факт документально посредством получения справки о медосмотре), а транспорт также получил возможность ездить в связи с исправным техническим состоянием (должен быть проведен соответствующий осмотр механиком). Это подтверждается подписью ответственного лица и следующим за ней штампом. Если все правила регламента соблюдены, то никто не сможет оспорить правильность заполнения документа и выписать штраф за нарушение регламента.

После полного подтверждения в строке «Выезд», «Возврат» необходимо проставить фактическое время отправления, а также срок, в который водитель вернулся на место постоянной стоянки автомобиля. Также ответственное лицо должно указать показания спидометра, которые фиксируются при отправлении и непосредственно в ходе прибытия транспорта. Путевой лист для ИП, бланк которого содержит и другие сведения, предполагает заполнение раздела «Работа водителя и грузового авто». В нем построчно отмечаются сведения о заказчике, это его название, место пребывания, дистанция. В этом случае могут указываться сведения о нескольких заказчиках. Такая норма прямо закреплена в инструкции по заполнению сопроводительных транспортных документов.

Также путевой лист ИП грузового автомобиля предполагает таблицу, имеющую в себе набор прочих значений. В данном случае подводится общий результат по работе, происходит суммирование данных о пробеге, продолжительности работы и весе груза, который провезен. В данном пункте могут фигурировать особые отметки, в которых происходит отражение информации о том, какие простои, ДТП и ремонты случились в ходе выхода авто на маршрут. Печать и подпись являются обязательными атрибутами всех проведенных мероприятий. Специалист налогового ведомства захочет убедиться, что в документе представлены исчерпывающие данные о конкретном событии.

Есть образец путевого листа, который можно найти на в Интернете. Если данный документ представлен в традиционном формате ПГ-1, обычно он предназначается для предпринимателей, которые не используют наемный труд водителя. В данном случае некоторые элементы путевки могут быть пропущены, обычно они отмечаются посредством звездочки. Грамотный подход к заполнению документации позволит добиться хорошего результата с бумагами и избежать проблем с сотрудниками ГИБДД, а также предотвратить трудности с проводимыми расчетами. Обратите внимание, все ли обязательные реквизиты есть в первичных документах, которые вы используете. Особенно, если данные бланки вы скачали из Сети. Требования к «первичке» закреплены законом о бухгалтерском учете.

Скачать

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Путевой лист для ИП необходимо заполнять индивидуальным предпринимателям, если они используют транспорт для производственных целей. Таким образом подтверждается целевой характер поездок, обосновывается списание ГСМ, формируются статистические показатели и накапливаются данные для учета транспортной работы.

Назначение путевого листа для частных предпринимателей

Частные предприниматели, имеющие грузовой и легковой подвижной состав для обслуживания своей деятельности, должны оформлять путевые листы. Такой документ предназначен для отражения и накопления данных о параметрах работы автомобилей, спецтехники, тракторов, используемых в бухгалтерском учете. Путевые листы для ИП содержат сведения о залитом в бак горючем, его списании и фактическом остатке на конец периода, кроме того, из путевого листа можно узнать пробег и маршруты авто. Пригодятся данные о пройденных километрах и для обоснования списания, замены изношенных шин. На основании всего комплекса получаемой таким образом информации производится начисление отдельных элементов оплаты труда водителю. Наличие путевого листа важно и в целях соблюдения ПДД, поскольку в нем должен быть допуск от медработника, разрешающий водителю управление автомобилем, кроме того, здесь же присутствует отметка механика, удостоверяющая исправное техсостояние машины. Если автомобиль находится в собственности компании, а управляет им наемный водитель, в случае проверки инспектором ГИБДД путевой лист индивидуального предпринимателя станет единственным обоснованием, почему лицо, не являющееся владельцем, находится за рулем «чужого» транспортного средства.

Изначально бланк документа был введен в оборот постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 и предназначался исключительно для организаций. И только приказ Минтранса РФ от 30.06.2000 № 68 ввел специализированные формы для ИП вместе с методическими указаниями по заполнению.

Сейчас же единственным нормативным актом, регламентирующим применение путевых листов и для ИП , и для организаций, является приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Данный приказ не закрепляет типовых бланков для путевых листов, однако приводит список обязательных реквизитов, которые должны в них присутствовать.

Отличие приказа № 152 от всех предыдущих нормативных актов заключается в том, что ведение путевых листов всеми ИП, имеющими транспорт, стало обязательным. Прежде ИП обязаны были заполнять путевки только при использовании транспортных средств в предпринимательской деятельности, связанной с перевозками.

Период, на который выписывается путевой лист, может отличаться в зависимости от варианта использования автомобиля:

• для деятельности по коммерческим перевозкам - строго на день работы;
• для командировок - на период командировки;
• для прочих видов деятельности - от одного дня до месяца.

Перечень информации, обязательной для отражения в путевом листе

Реквизиты, обязательные для оформления транспортной работы, приведены в приказе № 152. Сюда относятся:

• название документа, номер;
• период, на который он выписан;
• наименование фирмы-владельца или ИП;
• данные об автомобиле: модель, госномер, пробег на начало и конец дня, дата и время выпуска на линию и возвращения в гараж, на стоянку.
• данные об управляющем автомобилем работнике: фамилия, время предрейсового и послерейсового медосвидетельствования.

Помимо приведенного перечня допускается вносить в бланк дополнительные поля на усмотрение ИП. В частности, для грузового автомобиля целесообразно иметь данные о пробеге с грузом и без, о количестве перевезенных тонн.

Чаще всего для каждого рейса отмечаются наименования пунктов отбытия и назначения, также количество километров для каждой отдельной поездки по маршруту.

Предприниматель может использовать типовую форму, действовавшую до выхода приказа № 152, или же разработать собственный ее вариант с нуля, в любом случае закрепив свое решение внутренним распоряжением. В целях выполнения контрольных функций ведется специализированный журнал учета путевых листов, он также обязателен, и его наличие всегда проверяется надзорными органами. Все перечисленные документы, включая книгу учета листов, должны сохраняться в течение 5 лет.

Бланк и образец заполнения путевого листа для индивидуального предпринимателя

Создание собственного бланка путевого листа для ИП - процесс остаточно длительный и кропотливый, требующий существенных трудозатрат. Для удобства и снижения объема работ можно воспользоваться формой, изначально включающей весь необходимый перечень реквизитов, которая доступна к загрузке ниже.

Для ускорения процесса оформления и минимизации возможных ошибок лучше использовать уже оформленный образец путевого листа ИП . По нему довольно удобно будет контролировать корректность приведения информации в каждом конкретном поле формы.

Прежде всего, стоит помнить, что утвержденного законодательно бланка путевки для ИП не существует. В этом случае частным предпринимателям не остается ничего иного, кроме как использовать утверждавшуюся ранее старую унифицированную форму либо формировать оригинальный бланк собственными силами, помня о том, что он должен полностью удовлетворять требованиям приказа № 152.

Повышенного внимания требует заполнение всех полей формы путевого листа, так как от полноты и корректности их оформления будет зависеть возможность принять расходы на транспорт к налоговому учету. Особенно важно это для частных предпринимателей, применяющих спецрежим УСН по схеме «доходы минус затраты».

Особенности и правила использования документа

Индивидуальные предприниматели могут заниматься бизнесом в сфере автотранспорта на тех же правах, что и юридические лица - каких-либо ограничений на этот счет в законах не существует. В случае использования автомобилей для коммерческих целей (за исключением личного автомобиля ИП) необходимо обязательно оформлять на каждую поездку путевые листы для ИП.

Основные требования к оформлению и правилам использования путевых листов изложены в законе № 259-ФЗ, который регламентирует использование этого документа как для ИП, так и для юридических лиц. Основываясь на этом законодательном акте предприниматели обязаны составлять путевые листы и использовать их в качестве обязательной сопроводительной документации для любых поездок коммерческого транспорта.

Содержание путевого листа индивидуального предпринимателя

Сотрудники ГИБДД могут требовать у водителя путевой лист для проверки его права на управления остановленным для проверки транспортным средством. Поэтому если водитель имеет доверенность на право управления и управляет легковым автомобилем, не предназначенным для регулярной перевозки пассажиров, то оформлять для него путевой лист не обязательно. Данное правило означает, что для всех грузовых автомобилей и при пассажирских перевозках путевой лист нужно использовать всегда.

Как и в случае с организациями, путевый листы индивидуальных предпринимателей в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• время действия путевого листа - либо одна дата (в таких случаях путевой лист действует только в течение указанной даты), либо дата начала и окончания использования автомобиля (законодательно срок действия путевого листа ограничен максимум 1 месяцем);

  Использование путевых листов индивидуальных предпринимателей сроком действия 1 месяц допускается только для легковых автомобилей и только при условии, что они не перевозят пассажиров на регулярной основе.

• сведения о собственнике транспортного средства - Ф.И.О. предпринимателя, адрес регистрации и номер телефона;

  В тех случаях, когда путевой лист оформляется юридическим лицом, а не ИП, в данных организации обязательно должны фигурировать наименование организации с указанием правовой формы, юридический адрес и номер телефона;

• данные транспортного средства - какого оно типа (грузовой или легковой автомобиль, автобус), марка автомобиля и номерной знак. Также перед каждый выездом водитель автомобиля (или главный механик) фиксирует время выезда и показания одометра на этот момент, те же данные фиксируются в путевом листе индивидуального предпринимателя и при заезде на место постоянной стоянки.
• данные водителя - Ф.И.О., номер и дату выдачи водительского удостоверения, данные предрейсового мед.осмотра.

Кроме обязательных реквизитов путевой лист индивидуального предпринимателя может содержать и дополнительные сведения, например, описание цели поездки, промежуточных точек на маршруте, данные перевозимого груза для грузовых автомобилей.

Правила оформления путевого листа индивидуального предпринимателя

При заполнении путевого листа индивидуальный предприниматель должен руководствоваться определенными правилами:

• Путевой лист оформляется индивидуально только на один автомобиль;
• Нельзя нарушать ограничения на срок действия путевого листа - путевой лист, использующийся вне указанных в нем дат, считается недействительным;
• Возможно оформление нескольких путевых листов для ИП, использующих посменную работу нескольких водителей на одном автомобиле;
• Если ИП не лично выступает в роли водителя, то он обязан принять приказ о назначении лица (лиц), уполномоченного заверять внесенные в путевой лист показания одометра на момент въезда и выезда автомобиля из гаража или с места постоянной стоянки. Назначенное ответственное лицо заверяет данные о пробеге и времени выезда личной подписью, а также специальным личным штампом (печатью).
• ИП, использующие автомобили и выдающие путевые листы, должны вести журнал их учета - Журнал учета путевых листов , в котором фиксировать данные по выданным водителям путевым листам;
• Срок хранения использованных путевых листов индивидуальных предпринимателей - 5 лет;
• Перед выездом каждый водитель обязан пройти медицинский осмотр. По факту осмотра медицинский работник вносит его результаты в путевой лист ИП и заверяет их подписью и личной печатью с указанием Ф.И.О.

Таким образом, практически все ИП, деятельность которых связана с использованием автомобилей, вынуждены использовать путевой лист индивидуально предпринимателя в качестве основной сопроводительной документации при каждой поездке. Бланки путевых листов для ИП вы можете скачать в конце данной статьи, либо приобрести практически в любом магазине канцелярских товаров. Своевременно и по правилам заполненные путевые листы помогут ИП не только соблюдать требования законодательства, но и осуществлять контроль использования транспортных средств.

До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России № 78 . Оно установило обязательность ведения первичного учета по приведенным в нем унифицированным формам первичной учетной документации (в том числе путевым листам) при осуществлении деятельности по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и при отправлении и получении грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Однако, распространяется это постановление только на юридические лица. В связи с этим был выпущен Приказ Минтранса России № 68 , действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. В данном приказе приводились формы путевых листов для Индивидуального Предпринимателя . Эти формы путевых листов отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц, зато гораздо подробнее был расписан порядок их заполнения. Однако этот документ утратил силу согласно п. 2 Приказа Минтранса России № 152 .

Получается, что вновь нет официально утвержденной формы путевого листа для индивидуальных предпринимателей . Приказ Минтранса России № 152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила в одинаковой мере распространяются на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.

Отметим прежде всего, что если Приказ Минтранса России № 68 был обязателен для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях), при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей, то теперь оформлять путевые листы должны все предприниматели (а равно и юридические лица), эксплуатирующие легковые или грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть цель эксплуатации значения не имеет.

Итак, в путевом листе должны быть следующие обязательные реквизиты:

– его наименование и номер;

– указание срока действия;

– сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

– сведения о транспортном средстве;

– сведения о водителе.

Все перечисленные реквизиты должны были присутствовать и прежде. Каковы же нюансы?

Срок действия путевого листа. Постановление Госкомстата России № 78 не допускало возможности выдачи путевого листа грузового автомобиля (формы № 4-с и 4-п) на период, превышающий один рабочий день (смену). Аналогичное требование установлено там же в отношении путевых листов специального автомобиля (форма № 3 спец.), легкового такси (форма № 4), автобуса необщего пользования (форма № 6). Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) мог быть выдан и на более длительный срок в случае командировки, когда водитель выполнял задание более суток (смены). Для путевого листа автобуса (форма № 6) никаких ограничений по сроку действия не устанавливалось.

Путевой лист индивидуального предпринимателя выдавался в случае выполнения водителем задания в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспортного средства (п. 5 приложения 5 к Приказу Минтранса России № 68 ).

Теперь допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца . Никаких условий при этом не оговаривается. Поэтому требуется срок действия путевого листа указывать в виде даты (число, месяц, год) или двух дат, начала и окончания срока действия, если путевой лист оформляется более чем на один день.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Юридическое лицо должно указывать свое наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, индивидуальный предприниматель – ФИО, почтовый адрес (ранее домашний), номер телефона.

Сведения о транспортном средстве. Прежде всего, теперь указывается тип транспортного средства и его модель. Причем тип транспортного средства должен быть отражен и в названии путевого листа, например: «Путевой лист легкового автомобиля». Если имеется прицеп или полуприцеп, указывается и его модель.

Как и прежде, следует указывать государственный регистрационный знак, данные о пробеге (полный километраж), зафиксированные при выезде и возвращении.

Также отражается время выезда с места постоянной стоянки и заезда обратно, причем если путевой лист выдан более чем на один день, то отмечаются не только часы, минуты, но и число, месяц, год. Данные о пробеге и времени выезда проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями. Таким образом, это необязательно должны быть механик или диспетчер, как указано в унифицированных формах. Если индивидуальный предприниматель совмещает свои обязанности с обязанностями водителя, то все эти отметки он делает сам. Однако он не должен теперь в обязательном порядке заверять каждый путевой лист своей личной подписью, как этого требовал Приказ Минтранса России № 68 .

Сведения о водителе. Разумеется, надо указывать ФИО водителя. Кроме того, фиксируются дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России № 78 , ни Приказ Минтранса России № 68 . Необходима была лишь подпись работника органов здравоохранения, привлеченного для проведения предрейсового медицинского осмотра, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством. Юридическим лицам придется найти место на унифицированных формах рядом с названной подписью для указания времени проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Формы путевых листов, в том числе и для индивидуального предпринимателя (отмененные), предусматривают указание номера водительского удостоверения, а также данных лицензионной карточки. Сейчас эти сведения не входят в число обязательных реквизитов.

На одно и то же транспортное средство теперь можно выдать более чем один путевой лист, если в течение срока его действия водители будут использовать транспортное средство поочередно (посменно). В этом случае дата, время и показания о пробеге при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания о пробеге при заезде транспортного средства на постоянную стоянку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Организация обязана учитывать оформленные путевые листы в журнале их регистрации. Храниться путевые листы должны не менее пяти лет. Собственно говоря, это требование соответствует п. 1 ст. 17Закона о бухгалтерском учете .

Обратите внимание : перечень реквизитов и порядок их отражения, предусмотренные Приказом Минтранса России № 152 , обязательны, но приказ разрешает размещать и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.