Реквизиты документов - это что? Требования к реквизитам документов. Виды документов Реквизиты документа в какой последовательности

Точно и быстро идентифицировать организацию помогает специальный перечень данных – реквизиты предприятия. Реквизиты фирмы бывают общие и банковские. О том, что входит в реквизиты ООО и с помощью каких современных сервисов организация может легко отправлять партнёрам и клиентам свои реквизиты – читайте в нашей статье.

Основные реквизиты ООО

Без основных и правильно оформленных реквизитов организации деловой документ не имеет юридической силы. А значит коммерческая операция, которая была, к примеру, оформлена при использовании неправильных реквизитов и документов, не будет являться законной. К оформлению реквизитов ООО необходимо относиться внимательно, строго соблюдая все нормы и требования.

1. Первый и основной пункт, который в обязательном порядке должен присутствовать на основных реквизитах компании – это полное наименование предприятия . Здесь должна быть указана организационно-правовая форма фирмы. Например, открытое акционерное общество (ОАО), закрытое акционерное общество (ЗАО), общество с ограниченной ответственностью (ООО) или другая.

Наименование предприятия должно быть идентичным наименованию, которое указано в учредительных документах фирмы. Не допускаются здесь изменения названий, сокращения. Полное наименование ООО используется при любых регистрационных действиях. К примеру, Общество с ограниченной ответственностью «Звезда» или Закрытое акционерное общество «Фабрика качества».


2. Второй, не менее важный пункт, указываемый в реквизитах организации – это ее сокращенное наименование . Что касается организаций, то здесь зачастую используется сокращение организационно-правовой формы предприятия до аббревиатуры – ООО, ЗАО, ОАО, АО и т.д. Например, ООО «Звезда» или ЗАО «Фабрика качества».

3. Третий, обязательный пункт реквизитов организации – это ее юридический адрес . Это адрес нахождения предприятия, также указанный в учредительных документах. Он включает в себя индекс, название страны, населенного пункта, номер дома и помещения. Например: 124533, Россия, Рязанская область, г. Рязань, ул. Ленина, 52, корп. 1, оф. 5

После юридического адреса нередко указывается почтовый (фактический) адрес ООО, на который отправляется корреспонденция, а также контактный телефон организации (городской или мобильный).

4. Важным, но не обязательным пунктом реквизитов ООО является указание должности, фамилии, имени и отчества руководителя предприятия. Например: «Генеральный директор: Иванов Вадим Юрьевич».

5. Еще один обязательный элемент реквизитов ООО – это идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Данный номер, состоящий из десяти цифр присваивается предприятию при постановке на учет в территориальном органе ФНС России. Например, ИНН 0278000222.

6. Сегодня организациям также присваивается девятизначный КПП – код причины постановки на учет. Оба кода ИНН и КПП в реквизитах организации используются вместе – благодаря им можно определить обособленные подразделения предприятия. Например, КПП 027811001.

7. Еще один обязательный элемент реквизитов ООО – это ОГРН – Основной государственный регистрационный номер юридического лица. Он соответствует номеру записи в Едином госреестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и состоит из 13 цифр.

Для совершения тех или иных регистрационных действий юридическому лицу в обязательном порядке нужна выписка из ЕГРЮЛ. Например, ОГРН 1030224552966. Можно также указать дату регистрации организации – то есть день, когда запись об ООО была внесена в Единый госреестр юридических лиц.

8. В выписке из ЕГРЮЛ предприниматель может также «найти» код ОКВЭД – код из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности. Он может содержать от двух до шести цифр и соответствует роду деятельности той или иной фирмы. Например: ОКВЭД 22.21.

9. Обязательно в реквизитах ООО указывается ОКПО – код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Этот код используется органами статистики и призван облегчить учет и ведение списков предприятий в общероссийских базах данных. Код ОКПО может быть восьмизначным или десятизначным. Например, ОКПО 02428896. Код ОКПО организации присваивается в региональных органах Росстата.

10. Обязательно указывается в реквизитах код ОКАТО – Общероссийского классификатора административно-территориального деления объектов. Для каждого населенного пункта существует свой одиннадцатизначный код. Например, для г. Рязань код ОКАТО 61401000000. Узнать коды статистики можно на сайте Росстата по инн.

Банковские реквизиты ООО

В реквизиты предприятия, помимо основных данных, в обязательном порядке входят и банковские реквизиты. У организации может быть открыто сразу несколько расчетных счетов, но хотя бы один из них должен указываться в реквизитах организации.

Сервис Бизнес.Ру обладает большим набором возможностей для автоматизации работы магазинов. Вы сможете реализовать в программе продажи любой сложности: вести отдельные договора, составлять акты выполненных работ и настраивать резервирование товаров.

Программа поможет сформировать максимально подробный отчет по общим остаткам и оборотам денежных средств на расчетном счету, отдельный отчет позволит всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками.

Все необходимые для реквизитов ООО реквизиты банка указаны в договоре на банковское обслуживание. Важно не ошибиться при их копировании.

    Для осуществления расчетов с другими фирмами, у организации должен быть свой расчётный счет. Номер расчетного счета состоит из двадцати цифр. Благодаря данному коду счет вашей организации можно найти в автоматизированной банковской системе. Расчетный счет в обязательном порядке должен быть открыт у ООО. Например, расчетный счет может выглядеть так: 40602810206000050025.

    Второй обязательный пункт, который должен быть указан в банковских реквизитах ООО – это полное название банка , с которым организация заключила договор на расчётно-кассовое обслуживание. Обязательно указывается номер отделения банка, город, в котором он работает. Например, ОАО «Уралторгбанк России», г. Рязань.

    Также в реквизитах организации указывается, так называемый, банковский идентификационный код – БИК . Он присваивается подразделениям банков, их филиалам на всей территории нашей страны. Другими словами, наличие и законность деятельности любого банка России можно уточнить, сверившись со справочником БИК. Например, БИК 046526969.

    Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

    ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

    Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

    Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

    Сущность, признаки и свойства документа

    Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

    Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

    Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

    Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

    Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

    Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

    Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

    Реквизиты документа

    Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

    В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

    Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

    Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

    Формуляр документа

    Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

    Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

    Классификация документов

    Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

    Виды документов по происхождению:
    • личного происхождения;
    • официальные.

    Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

    Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

    Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

    Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

    Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
    • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
    • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
    • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
    • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
    • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
    • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
    • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
    • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
    • Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
    • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
    • Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

    В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

    Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

    Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

    Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
    • входящие (поступившие в организацию);
    • исходящие (отправляемые из организации);
    • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
    • Совокупность этих документов образует организации.
    Виды документов по числу затронутых вопросов:
    • простые;
    • сложные.

    Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

    По ограничению доступа документы разделяются на:

    Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

    Виды документов по способу изложения текста:
    • индивидуальные;
    • трафаретные;
    • типовые.

    В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

    В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

    Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

    Постепени подлинности документы делятся на:
    • подлинники (оригиналы);
    • копии;
    • дубликаты.

    Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

    Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

    Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

    Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

    Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

    Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

    Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

    ;
  1. электронные сообщения.

    2. Министерство образования

    Московской области

    МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ

    ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

    КОЛЛЕДЖ

    КУРСОВАЯ РАБОТА

    По дисциплине «Делопроизводства»

    Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

    Выполнила

    группы Р-1

    Конова Елена

    Руководитель Горюнова А.О

    1. Введение.............................................................................................. 3

    2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления... 5

    2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части............... 8

    2.2. Правила оформления реквизитов основной части...................... 26

    2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части.............. 29

    3. Заключение.......................................................................................... 41

    4. Список используемой литературы..................................................... 43

    5.Приложение......................................................................................... 44

    1. Введение

    С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

    В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

    Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

    Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

    предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

    Настоящий стандарт устанавливает:

    состав реквизитов;

    требования к оформлению реквизитов;

    требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

    В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

    2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

    Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

    01 – Государственный герб Российской Федерации;

    02 – герб субъекта Российской Федерации;

    03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    04 – код организации;

    05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

    07 – код формы документа;

    08 – наименование организации;

    09 – справочные данные об организации;

    10 – наименование вида документа;

    11 – дата документа;

    12 – регистрационный номер документа;

    14 – место составления или издания документа;

    15 – адресат;

    16 – гриф утверждения документа;

    17 – резолюция;

    18 – заголовок к тексту;

    19 – отметка о контроле;

    20 – текс документа;

    21 – отметка о наличии приложения;

    22 – подпись;

    23 – гриф согласования документа;

    24 – визы согласования документа;

    25 – оттиск печати;

    26 – отметка о заверении копии;

    27 – отметка об исполнителе;

    28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    29 – отметка о поступлении документа в организацию;

    30 – идентификатор электронной копии документа.

    Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

    Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

    – левое и верхнее – 20 мм;

    – правое и нижнее – 10 мм.

    При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора , восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

    . ..... .......... ....... ....... ....... ....... .......

    5уд 16уд 24уд 32уд 40 уд 48уд 56уд

    0-е положение табулятора (граница левого поля)

    – наименование организации;

    – справочные данные об организации;

    – наименование вида документа;

    – место составления или издания документа;

    – заголовок к тексту;

    – текст (кроме начала абзацев);

    – отметка о наличии приложения;

    – наименование должности в реквизите «подпись»;

    – гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

    – отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

    – отметка об исполнителе;

    – второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

    1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

    – начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

    2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

    – регистрационный номер документа;

    3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

    – используют при составлении таблиц.

    4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

    – адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

    5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

    – гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

    – гриф ограничения доступа к документу;

    – второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

    6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

    – расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

    – расшифровка подписи в грифе утверждения;

    – расшифровка подписи во втором грифе согласования.

    7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

    – нумерационные заголовки в таблице;

    – слово «копия» при снятии копий с документов;

    – код организаций;

    – код формы документа.

    2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

    При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

    Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

    Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

    при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

    при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

    Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

    К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

    Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

    Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

    Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

    Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

    Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

    Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

    Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

    В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

    Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

    Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.

    Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации. Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

    Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

    Код организации (реквизит 04).

    Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

    Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

    Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    Код формы документа (реквизит 07).

    Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

    Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

    · 0222152 – штатное расписание;

    · 0276030 – график отпусков;

    · 0221052 – должностная инструкция.

    Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

    Наименование организации (реквизит 08).

    В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

    Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

    Например:

    Министерство общего

    и профессионального

    образования

    Российский государственный

    Гуманитарный университет

    Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

    Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

    Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

    Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

    Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

    Справочные данные об организации (реквизит 09).

    Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

    Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

    Данный реквизит включает в себя:

    Почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

    Номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

    Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

    Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

    При составлении письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887» . При необходимости указывают почтовый адрес бланка.

    Наименование вида документа (реквизит 10).

    Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

    Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

    Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.

    Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

    В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации – автора документа.

    Дата документа (реквизит 11).

    Дата – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

    Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

    Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

    Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

    Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.

    Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

    Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

    Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

    Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

    Регистрационный номер документа (реквизит 12).

    Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

    Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79 , где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

    При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

    На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

    При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.

    Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

    Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

    В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

    До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

    Место составления или издания документа (реквизит 14).

    В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.

    При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

    Адресат (реквизит 15).

    Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

    Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

    Ø наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

    Ø наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

    Ø указание должности получателя (в дательном падеже);

    Ø фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д. );

    Ø почтовый адрес.

    Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

    Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

    Директору базы

    Соколовой В.Н.

    Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

    Начальнику отдела маркетинга

    Феоктистову П.С.

    Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

    Российский государственный

    гуманитарный университет

    Историко-архивный институт

    Зав. кафедрой

    проф. Логунову А.П.

    В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

    113556, Москва, ул. Цветочная

    д.45, кв. 35

    Фиалковой А.В.

    Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

    Ответственному редактору

    журнала «Деньги»

    103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

    При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

    Директорам школ

    При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

    Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

    На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

    Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

    Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

    Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

    Гриф утверждения документа (реквизит 16).

    Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

    Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

    При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор АО «Реал»

    И.С.Виноградов

    25.12.03

    Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

    УТВЕРЖДЕНО

    Протокол общего собрания

    акционеров

    от 15.01.03 №1

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

    УТВЕРЖДЁН

    решением общего собрания

    акционеров от 05.04.2003 № 14

    УТВЕРЖДЕНО

    Приказом ВНИИДАД

    от 05.04.2003 № 82

    Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

    Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

    Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

    Резолюция (реквизит 17).

    Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

    Филимоновой П.С.

    Свяжитесь с транспортным отделом

    и подготовьте график поставки к 05.08.03

    Личная подпись 28.07.03

    Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

    Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

    В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

    На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

    Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.

    Заголовок к тексту (реквизит 18).

    Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы ; Договор – О поставке тары ; Положение – О бухгалтерии и т.п.

    Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.

    Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

    Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

    На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита

    Отметка о контроле (реквизит 19).

    Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

    Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

    Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.

    2.2. Правила оформления реквизитов основной части

    Текс документа (реквизит 20).

    Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

    При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

    В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

    В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы изложения:

    От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

    От первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

    От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

    Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

    Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на

    5 л. в 1 экз.

    2. Правила подготовки и оформления документов Управления

    Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

    Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    Приложение № 2

    к приказу Росархива

    от 05.06.2003 № 319

    допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

    к приказу Минздрава России

    от 05.06.2003 № 251

    2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части

    Подпись (реквизит 22).

    Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

    В состав реквизита «Подпись» входят:

    – наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

    – личная подпись;

    – расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

    Вице-президент Ассоциации

    Региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов

    или на бланке

    Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов

    Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

    Исполнительный директор

    ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    Директор института Личная подпись М.В.Лари

    Главный бухгалтер личная подпись З.В.Марьяш

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

    Заместитель директора Заместитель директора

    по научной работе по научной работе

    Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев

    При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

    В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

    Председатель комитета Личная подпись В.Д.Банасюкевич

    Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова

    Личная подпись А.С.Красавин

    Личная подпись О.И.Рысков

    Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

    Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

    Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

    В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

    И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин

    В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

    Гриф согласования документа (реквизит 23).

    Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

    Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

    Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

    Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

    – согласование с конкретным должностным лицом;

    – согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

    В состав грифа согласования в первом случае входят:

    – слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

    – должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

    – личной подписи;

    – расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

    – даты согласования.

    Например:

    СОГЛАСОВАНО

    Ректор Финансовой академии

    при Правительстве Российской Федерации

    Личная подпись А.Г.Грязнов

    Дата

    Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

    СОГЛАСОВАНО

    Письмо Российской академии

    медицинских наук

    от 05.06.2003 № 430-162

    СОГЛАСОВАНО

    Протокол заседания Правления

    Российской государственной

    страховой компании «Росгосстрах»

    от 05.06.2003 № 10

    Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

    Визы согласования документа (реквизит 24).

    Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

    Личная подпись А.С.Орлов

    Дата

    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:

    Замечания прилагаются

    Руководитель юридического отдела

    Личная подпись А.С.Орлов

    Дата

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

    Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

    Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

    Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

    Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

    Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа .

    В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

    Замечания прилагаются.

    Личная Расшифровка

    подпись подписи

    Дата

    Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

    Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

    В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

    При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.

    Оттиск печати (реквизит 25).

    Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

    Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Документ заверяют печатью организации.

    Отметка о заверении копии (реквизит 26).

    Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

    Завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

    Наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

    Дату заверения, проставляется под наименованием должности.

    Например:

    Верно

    Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко

    Дата

    Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

    Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

    Отметка об исполнителе (реквизит 27).

    На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

    Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:

    Туровская

    Ольга Николаевнр

    422 00 00

    Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:

    Михалев

    157 98 06

    При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

    На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

    На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

    Бабушкина

    Елена Михайловна

    933 00 00

    экз. № 1 – в адрес

    экз. № 2 – в отдел № 3

    экз. № 3 – в дело 13

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

    Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

    Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:

    Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

    В дело 02-15.

    С.Иванов. 16.07.03

    Ответ направлен

    13.05.03 № 03-12/113

    В дело 12-04

    С.Иванов 14.05.03

    Решено на заседании правления.

    Протокол правления от 14.11.03 № 15

    В дело 01-10

    С.Иванов 15.11.03

    Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

    При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

    Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
    Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

    Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

    Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).

    Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

    Имя файла;

    Код оператора;

    Другие поисковые данные.

    Например:

    DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

    158 20 12 2000

    DEPARTAMENT – каталог;

    PRIKAZ – подкаталог;

    IVANOV . DOC – имя файла.


    ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

    Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

    3 . Заключение

    Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:
    предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий;
    организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;
    оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.

    Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.
    Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
    Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
    Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:
    пояснение их юридического значения;
    порядок утверждения и согласования документов;
    использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков на документах;
    применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
    руководителя подписью другого должностного лица;
    требования к текстам документов;
    использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.

    Список используемой литературы

    1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова

    2. «Составление и оформление служебных документов» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой

    3. «Государственный стандарт Российской Федерации»

    4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина

    5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов

    Приложение 1

    МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

    УНИВЕРСИТЕТ

    08.11.2004 № 215о/к

    По личному составу

    ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.

    Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.

    ПРЕДОСТАВИТЬ:

    ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.

    Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.

    ОСВОБОДИТЬ:

    МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.

    Основание: заявление Малаховой С.В.

    Зам. директора К.В.Рябов

    университета

    Приложение 2

    Министерство образования Российской Федерации

    РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

    ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

    23.12.2001 № 124

    Об обеспечении студентов

    учебной литературой

    В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.

    2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.

    3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

    4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.


    Ректор университета Ю.А.Афанасьев


    С приказом ознакомлены:

    Приложение 3

    Министерство образования

    Российской Федерации

    РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

    ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

    ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

    23.12.2001 № 124

    Об обеспечение студентов

    учебной литературой

    В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.

    2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).


    Ректор Ю.Н.Афанасьев

    университета

    Секретарь А.О.Горюнова

    До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97

    Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях

    Реквизит – это отдельный элемент служебного документа

    Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

    Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.

    Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

    Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

    Государственный герб Российской Федерации;

    Герб субъекта Российской Федерации;

    Эмблема организации или товарный знак;

    Код организации;

    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    Идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

    Код формы документа;

    Наименование организации;

    Справочные данные об организации;

    Наименование вида документа;

    Дата документа;

    Регистрационный номер документа;

    Место составления или издания документа;

    Адресат;

    Гриф утверждения документа;

    Резолюция;

    Заголовок к тексту;

    Отметка о контроле;

    Текст документа;

    Отметка о наличии приложения;

    Подпись;

    Гриф согласования документа;

    Визы согласования документа;

    Оттиск печати;

    Отметка о заверении копии;

    Отметка об исполнителе;

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    Отметка о поступлении документа в организацию;

    Идентификатор электронной копии документа.

    Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

    Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

    Каждый документ можно разделить на три основные части:

    1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

    2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

    3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

    В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

    При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

    При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

    Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

    Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

    «Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

    Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

    Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

    Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

    Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

    «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

    Код формы документа.

    Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

    Пример оформления и расположения кода формы документа


    «Наименование организации» , являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

    Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

    Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

    Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.




    «Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

    Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

    Порядок написания адреса адресата:

    1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

    2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

    3) название населенного пункта (города, поселка);

    4) название области, края, автономного округа, республики;

    5) страна (для международных почтовых отправлений);

    6) почтовый индекс;

    7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

    8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).



    «Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

    «Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

    Датой документа является:

    1) дата его подписания или утверждения;

    2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

    Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

    Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

    «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

    В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

    На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

    Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

    «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

    Место составления или издания документа.

    Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

    С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.

    г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

    Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

    Самарская академия культуры и искусств

    Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

    Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

    Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

    Минюст России

    Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

    АО «Электроцентромонтаж»

    Главному бухгалтеру

    В. М. Кочергину

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    Государственное учреждение

    Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

    Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

    При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

    Коваленко О. М.

    ул. Мира, д. 7, кв. 16,

    г. Липки, Советский р-н,

    Тульская обл., 301264

    Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

    Реквизит проставляется на бланке документа справа.

    Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

    На документе может быть указано не более четырех адресов.


    Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

    УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

    1) наименования должности лица, утверждающего документ;

    2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:


    УТВЕРЖДЕНО

    Генеральный директор

    ООО «Гранд»

    Подпись Н. К. Климов


    Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

    Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.




    Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

    При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

    При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

    Резолюция.

    Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

    Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

    Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

    И.С. Боткину

    Подготовить проект контракта к 26.12.2005

    Подпись 12.12.2005

    Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

    Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

    Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

    Заголовок располагается слева над текстом документа.

    Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

    Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

    В конце заголовка точка не ставится.

    Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

    Отметка о постановке документа на контроль.

    Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

    Существует два вида срока исполнения документа:

    1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

    2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

    В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

    «Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

    Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

    Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

    1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

    2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

    Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

    В письмах используются следующие формы изложения текста:

    От первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

    От первого лица множественного числа (просим, направляем);

    От третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

    Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

    Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

    Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

    Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

    Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

    Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

    1) федеральные органы государственной власти;

    2) в органы государственной власти субъектов РФ;

    3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

    4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

    Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

    Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

    Приложение:

    1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.

    2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:

    Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.

    Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.

    Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:

    Приложение № 2

    к приказу Минздрава России

    03.05.2003 № 98.

    В состав реквизита «подпись» входят:

    1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

    2) личная подпись;

    3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

    Например:

    Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов

    ЗАО «Партнер»

    или на бланке:

    Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

    Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

    Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

    B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

    Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

    Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

    СОГЛАСОВАНО

    Генеральный директор

    ЗАО «Партнер»

    Личная подпись А.П. Рысков

    24.03.2005

    При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

    СОГЛАСОВАНО

    Протокол собрания акционеров

    26.12.2005 № 6

    Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

    При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.

    СОГЛАСОВАНО

    Протокол собрания акционеров

    26.12.2005 № 6

    Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

    Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

    Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

    Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

    Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

    Подпись А.С. Антоненко

    29.12.2005

    Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

    Замечания прилагаются

    Директор завода «Красная заря»

    Подпись А.С. Аноненко

    29.12.2005

    Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

    Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

    «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

    Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

    Печати бывают гербовыми и простыми.

    Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

    Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

    Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

    Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

    Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

    1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

    2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

    3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

    4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

    5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

    6) справки, подтверждающие юридический факт;

    7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

    8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

    9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

    10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

    11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

    12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

    13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

    14) заявки на оборудование и т. д.;

    15) командировочные удостоверения;

    16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

    17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

    18) штатные расписания и изменения к ним.

    Отметка о заверении копии документа.

    Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

    Верно

    Начальник отдела по связям с общественностью

    ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

    29.12.2005

    Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

    Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

    «Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

    Ю.П. Кондратьева

    248 75 39 или

    Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

    Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

    Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

    Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

    Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

    Помните!

    Реквизит включает в себя:

    Слово «В дело»;

    Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

    Подпись исполнителя документа;

    Дату проставления отметки.

    Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

    В дело 13–45 за 2005 г.

    Подпись 24.01.2005

    Направлено письмо

    23.12.2005 № 01–11/201

    В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

    Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

    В дело 02-7

    Подпись 24.12.2005

    Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.

    Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

    Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.



    Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

    «Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

    Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.




    Регистрационные и банковские реквизиты ООО

    В своей повседневной деятельности руководители и ответственные лица обществ с ограниченной ответственностью довольно часто сталкиваются с необходимостью использовать реквизиты ООО, причем, в одной ситуации может использоваться один вариант реквизитов, а в другой ситуации этого будет недостаточно и потребуются дополнительные. В этой статье мы приведем перечень всех используемых в деятельности ООО реквизитов, а также поможем вам их найти в регистрационных документах.

    Под реквизитами обычно понимают идентификационные данные документа. Применительно к ООО, реквизиты также являются средством идентификации общества по тем или иным признакам. Все имеющиеся у общества реквизиты можно условно разделить на две группы:

    1. Регистрационные данные ООО - это реквизиты, полученные обществом при регистрации в различных инстанциях.
    2. Банковские реквизиты ООО - это данные банковского счета общества для перечисления средств.

    Не путайте реквизиты ООО и применяемые при регистрационных действиях документы, такие как выписка из ЕГРЮЛ или свидетельство о гос. регистрации.

    Регистрационные данные ООО

    • Полное наименование ООО - в соответствии с законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» - это обязательный реквизит ООО. Полное наименование общества используется при любых регистрационных действиях. Оно обязательно должно содержать слова «с ограниченной ответственностью»; допускается использовать заимствования из других языков, но только в русской транскрипции или в транскрипции языков народов РФ.

      Пример полного наименования ООО: Общество с ограниченной ответственностью «Пример».
      Где искать: самый первый документ, где указано полное наименование - , после процесса регистрации полное наименовании можно найти во всех регистрационных документах общества.

    • Краткое наименование ООО - не является обязательным реквизитом ООО, но на практике используется практически в любом обществе, так как допускает сокращение организационной формы до аббревиатуры - «ООО». Если общество имеет краткое наименование, то оно обязательно указывается в регистрационных данных.

      Пример краткого наименования ООО: ООО «Пример».

    • Руководитель - в качестве реквизитов используется должность и Ф.И.О. руководителя общества.

      Пример: Генеральный директор Иванов Иван Иванович.
      Где искать: Устав ООО, любой регистрационный документ.

    • Главный бухгалтер - в качестве реквизита ООО указывается полное наименование должности и Ф.И.О., если общество не имеет главного бухгалтера, то данный реквизит не используется.

      Пример: Главный бухгалтер Петров Петр Петрович
      Где искать: Устав ООО, любой регистрационный документ.

    • Юридический адрес - обязательный реквизит. Обозначает место постоянного местонахождения общества. Должен содержать индекс и адрес вплоть до номера помещения.

      Пример: 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.1, офис 1

    • Почтовый адрес - под этим подразумевается адрес для доставки корреспонденции; может совпадать с юридическим адресом, но даже в этом случае указывается в реквизитах ООО. Иногда вместо термина «почтовый адрес» используется «фактический адрес», что, по сути, является одним и тем же.

      Пример: 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.2, офис 2
      Где искать: любой регистрационный документ общества.

    • ИНН - состоящий из 9 цифр, присвоенный при гос. регистрации ООО идентификационный номер налогоплательщика. Присваивается обществу при его первоначальной регистрации. Наряду с полным наименованием ООО, ИНН является обязательным реквизитом.

      Что означают цифры в ИНН:
      1-4 - код территориального налогового органа;
      5-9 - номер записи о налогоплательщике;
      10 - контрольный код (чтобы проверять достоверность ИНН).

      Пример: ИНН 123456789
      Где искать: Первоисточником ИНН является Свидетельство о гос. регистрации, в дальнейшем используется во всех документах, содержащих реквизиты ООО.
    • КПП - это, состоящий из 9 цифр, код причины постановки на учет. Другим словами - это расшифровка основания, на котором общество ставится на учет именно в этом налоговом органе (в связи с тем, что местонахождение головной организации находится на территории данного отделения ФНС, или так как там находится ее филиал, или там находятся транспортные средства организации и так далее). На основании ИНН и КПП можно однозначно идентифицировать обособленные подразделения организации.

      Пример: КПП 123456789
      Где искать: Первоисточником КПП является Свидетельство о гос. регистрации, в дальнейшем используется во всех документах, содержащих реквизиты ООО.

    • ОГРН - присваиваемый при гос. регистрации уникальный номер, свидетельствующий о внесении общества в ЕГРЮЛ. Состоит из 13 цифр. Аббревиатура означает основной государственный регистрационный номер. По сути, ОГРН является подтверждением того, что государство признало ООО в качестве юридического лица, поэтому выписка из ЕГРЮЛ обязательный документ для всех регистрационных действий, совершаемых от лица общества.

      Пример: ОГРН 1234567891234

    • Дата регистрации ООО - дата внесения записи в ЕГРЮЛ.

      Пример: 01.01.2014
      Где искать: выписка из ЕГРЮЛ.

    • Номер работодателя в ПФР - регистрационный номер общества в Пенсионном Фонде. Его присваивают во время первоначальной .

      Пример: 123-123-123456
      Где искать: Уведомление из ПФР.

    • ОКВЭД - выбранный при регистрации, код основного вида деятельности в соответствии с общероссийским классификатором.

      Пример: 72.11
      Где искать: Уведомление из Росстата или Выписка из ЕГРЮЛ.

    • ОКПО - код общества по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций как субъекта хозяйственной деятельности. Используется для сбора статистических данных - объединения различных субъектов по определенным признакам деятельности и обмена этими данными на уровне государственных ведомств.

      Пример: 12345678
      Где искать: Уведомление из Росстата.

    Банковские реквизиты ООО

    Для осуществления взаиморасчетов и оплаты налогов каждое ООО открывает собственный расчетный счет в одном из банков. Допускается использовать несколько счетов, но один из них обязательно указывается в качестве основного и учитывается в ФНС.

    Подробно о процедуре выбора банка и открытия счета для ООО вы можете прочитать в специальной статье « ».

    В качестве банковских реквизитов ООО используется не только 20-значный номер расчетного счета общества, но также и реквизиты самого банка, чтобы плательщики имели возможность перечислять средства. Указаны эти реквизиты будут в договоре на банковское обслуживание, также их можно в любой момент запросить у менеджера банка, в котором вы открыли расчетный счет.

    • Расчетный счет - 20-значная последовательность цифр, идентифицирующая ваш счет во внутрибанковской бухгалтерии и автоматизированной банковской системе.
    • Полное наименование банка - необходимо для того, чтобы определить в каком именно банке открыт, указанный для вашего ООО, расчетный счет.
    • Корреспондентский счет банка - аналог расчетного счета, только создается он в Центральном Банке специально для каждого коммерческого банка. Он необходим для межбанковского взаимодействия и расчетов банка.
    • БИК - идентификационный номер (банковский идентификационный код) каждого банка в соответствии с так называемым «Справочником БИК». БИК присваивается не только головным подразделениям банка, но также и его филиалам. Таким образом, в справочнике БИК отражена информация обо всех банках, действующих на территории России.

    Пример:



    БИК 04580577

    Обязательные реквизиты ООО

    Как правило, при просьбе предоставить реквизиты ООО, имеются в виду платежные реквизиты, которые необходимы для перечисления средств на расчетный счет общества. В платежных реквизитах используются далеко не все регистрационные данные, а только необходимые для составления платежного поручения. Вместе с тем, в них указываются и адреса (юридический и почтовый) общества на случай необходимости доставки грузов или корреспонденции. Поэтому полные платежные реквизиты по своей сути являются обязательными реквизитами ООО, которые вы и будете предоставлять всем поставщикам, а также указывать при составлении договоров для идентификации вашего ООО.

    Пример реквизитов ООО

    Полное наименование Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
    Краткое наименование ООО «Пример»
    Генеральный директор Иванов Иван Иванович
    Главный бухгалтер Петров Петр Петрович
    Юридический адрес 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.1, офис 1
    Почтовый адрес 124365 г.Москва, ул. Ленина, д.1, корп.2, офис 2
    ИНН 1234567891
    КПП 123456789
    ОКПО 12345678
    ОГРН 1234567891234
    Расчетный счет 40702810500000000001
    Полное наименование банка ОАО «Банк «Открытие», г.Москва
    Корреспондентский счет банка 3010100000000000001
    БИК 045805777