Упд счет фактура и накладная. Универсальный передаточный документ

Многие бухгалтеры слышали, что универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2017 года и образец его заполнения изменились. Правда ли это? Обязателен или рекомендован новый бланк УПД, который включает в себя реквизиты счета-фактуры и товарной накладной? Ответим на эти и другие вопросы. Также вы сможете бесплатно скачать заполненный образец бланка универсального передаточного документа, который можно применять с 1 июля 2017 года (по новой форме).

Предназначение УПД

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее). Эти документы можно обобщить в один универсальный передаточный документ (УПД).

Форма универсального передаточного документа, разработанная ФНС России, представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей (имущественных прав), сдачу-приемку работ (услуг). Фонрма приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Вы можете скачать форму УПД, которая применялась до 01.07.2017 по .

В форме универсального передаточного документа, предложенной ФНС России, можно выделить три группы реквизитов:

  • реквизиты, характерные только для формы УПД;
  • реквизиты счета-фактуры;
  • реквизиты первичного учетного документа.

Важно сказать, что форма УПД – рекомендованная, а не обязательная. Поэтому ее можно дополнять новыми графами или строками. При этом универсальный передаточный документ не обязательно составлять на бумажном носителе. Его можно составлять и в электронном виде. Формат УПД (включающего в себя счет-фактуру) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155. Далее рассмотрим, что именно меняется с 1 июля 2017 года.

Что меняется с 1 июля 2017 года

Организации, которые работают с электронными счетами-фактурами, могут объединить все документы по отгрузке в один универсальный передаточный документ (УПД). Это удобно – можно не только обмениваться электронными УПД с партнерами, но и передавать их в ИФНС. Однако, учитывая, что форма счета-фактуры с 1 июля обновилась, нужно скорректировать и бланк универсального передаточного документа.

Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа, то форма счета-фактуры в УПД не должна изменяться.

Несмотря на утверждение новой формы счета-фактуры (новая графа 8), относительно формы УПД никаких изменений с 1 июля 2017 года не утверждено. ФНС, по всей видимости, еще не успела разработать новую форму бланка УПД. Поэтому для наших читателей мы подготовили бланк нового универсального передаточного документа, который дополнили необходимым реквизитом об идентификаторе государственного контракта. Его (идентификатор) нужно указывать организациям, которые продают товары или выполняют работы по госзаказам и при условии, что такой номер присвоен.

C 1 июля 2017 года выставляйте электронные счета-фактуры только по формату из Приказа № ММВ-7-15/155. Он позволяет выставлять отдельно счет-фактуру или универсальный передаточный документ.

Пример заполнения УПД с 1 июля

Далее приведем образец заполнения универсального передаточного документа (УПД) с 1 июля 2017 года. При этом имейте в виду, что даже если вы не участвуете в государственных закупках, то с июля в новой строке 8 поставьте прочерк (как в образце). Если же вы заключили контракт и ему присвоен номер, то его обязательно зафиксировать.

Образец заполнения универсального-передаточного документа с 1 июля 2017 года (по новой форме).

Проверяйте документы, которые выдают поставщики. Если контрагент составит счет-фактуру или УПД по старой форме, попросите заменить документ. Иначе можно лишиться вычета по налогу на добавленную стоимость.

Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.


Причины разработки УПД

Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.

Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.

Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.

Для чего нужен документ

Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.

В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:

    Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.

    Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.

При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:

    Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.

    Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.

УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.

Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

    название документа;

    число, месяц, год, когда был оформлен документ;

    полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;

    наименование продукции или услуг;

    размеры или стоимость полученной продукции и услуг;

    должность ответственного за сделку лица;

    ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.

Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.

Использование УПД

УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.

Когда выставляется УПД:

    при приеме/передаче продукции;

    при отгрузке продукции посредником;

    при оказании разного рода услуг;

    при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.

Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.

Какие реквизиты включены в документ

Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:

    Точное название документа (универсальный передаточный документ).

    Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.

    В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.

    Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).

    Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.

    Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.

    Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.

Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?

Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.

Статус 1 и 2 в УПД

В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.

УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.


Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.

Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:

    сумма акциза;

    налоговая ставка;

    штрих-код страны, из которой прибыл товар;

    к платежно-расчетному документу (№... от…);

    страну происхождения товара;

    № таможенной декларации.

У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.

Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.

В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.

Номер универсального передаточного документа

Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.

Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:

    если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;

    если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.

Заполнение даты

В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.

Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:

    нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;

    если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;

    если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.

В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:

    все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;

    дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.

Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.

Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.

Подписи в УПД

Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.

Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.

В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.

В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.

В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).

В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.

В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив

Нужно ли ставить печать на УПД

Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.

Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.

Поля необязательные для заполнения

В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:

    Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.

    Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

    Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.

    Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.

    Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.

    Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).

Заполнение УПД в 1С

Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.

Как выписать УПД в 1С 8.3:

    Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).

    Вводим номер документа реализации.

    Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.

    Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.




Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.

Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.

Хранение и регистрация документации

Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.

Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.

Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.

Преимущества и недостатки использования УПД

Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.

Преимущества:

    Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.

    Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.

    При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)

    Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.

    Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.

Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:

    По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.

    Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.

    Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.

    На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.

    Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.

Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.


03.08.2018

Начиная с 1 января 2013 года в силу статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) каждая организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, которые перечислены в статье 9 данного закона.

Назовем эти обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, ответственных за оформление документа, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно нормам пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав) поставщик обязан выставить покупателю счет-фактуру.

Поэтому при фактической отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав поставщику приходится оформлять два документа: счет-фактуру и отдельно передаточный документ - накладную (акт выполненных работ).

Пользуясь правом, которое дает статья 9 Закона о бухучете, компании часто объединяют информацию из ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (формы ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами из счета-фактуры, выписываемого в целях НДС. И это совершенно законно. Во всяком случае, такие разъяснения приведены в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Такое объединение не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС, ни возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления и других налогов. Разумеется, при соблюдении требований Закона о бухгалтерском учете и главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ.

Но, чтобы облегчить работу бухгалтера и уменьшить документооборот, ФНС России разработала и рекомендовала к применению универсальный передаточный документ (УПД) - письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. В этом же письме приведена и форма данного универсального документа.

При этом в ФНС России подчеркивают, что предложенная форма документа носит рекомендательный характер (абз. 10 письма № ММВ-20-3/96). Если по каким-то причинам она неудобна для компании или контрагентов, ее можно не применять.

По сути, УПД представляет собой гибрид первичного документа (накладной) и счета-фактуры. Поэтому он может использоваться и для отражения операций в бухгалтерском учете, и для принятия входного НДС к вычету из бюджета, и для подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль и других налогов.

Покупатель при этом вправе заявить НДС к вычету на основании универсального передаточного документа, который поставщик составил по форме, рекомендованной ФНС России. Это официально подтвердили в том числе и специалисты из (письмо от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Дело в том, что многие покупатели все еще опасаются принимать от поставщиков универсальные передаточные документы (УПД). Сомнения связаны с тем, что, согласно Налоговому кодексу РФ, основанием для вычета НДС является именно счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поправки в отношении УПД чиновники в главу 21 Налогового кодекса РФ так и не внесли.

Однако УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную данными первички. А дополнительные сведения в счет-фактуру вносить не запрещено. С 1 января 2015 года в счет-фактуру можно спокойно добавлять дополнительные строки и графы, в том числе реквизиты первички. При условии что сохраняется утвержденная форма. Это прямо прописано в Правилах заполнения счетов-фактур. Поэтому у налоговиков не будет претензий к вычетам НДС, которые подтверждены универсальными передаточными документами.

При этом поставщик вправе использовать УПД наряду с другими формами первички. Например, одним клиентам компания может выставлять УПД, а другим - товарные накладные или акты (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).

Иными словами, предложенный налоговиками документ вовсе не ограничивает права организаций на применение иных бланков документов - ранее действовавших унифицированных форм первичной учетной документации или самостоятельно разработанных.

Хотя, согласитесь, использование единой формы более удобно и менее трудоемко для бухгалтерии.

Давайте выясним, насколько вообще правомерна разработка не только нового, да еще и универсального документа, применяющегося в рамках сразу и бухгалтерского, и налогового законодательства?

Налоговики детально отвечают на этот И начинают они с рассмотрения формы счета-фактуры, которая собственно и легла в основу разработки УПД.

Порядок оформления счета-фактуры постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137(далее - постановление Правительства РФ № 1137). Согласно данному документу, если в счете-фактуре указана дополнительная информация, то это не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю (заказчику) продавцом (исполнителем). И именно поэтому форму счета-фактуры и решила взять за основу ФНС России для разработки УПД, включив в него реквизиты первичного учетного документа.

Кроме того, специалисты ФНС России готовят методические рекомендации по применению электронного формата универсального передаточного документа для оформления всех типовых сделок, которые прописаны в письме № ММВ-20-3/96.

Хотя стоит отметить, что форма универсального передаточного документа предназначена для упрощения работы с бумажными документами (сокращение количества документов и затрат на печать, заполнение одного документа вместо двух с одинаковыми полями и др.). При электронном документообороте подобные преимущества неактуальны.

Проблема решается с помощью автоматического заполнения счета-фактуры на основании первичного учетного документа. А отправка, и обработка данных документов могут производиться пакетом, что по удобству практически равносильно использованию электронного универсального передаточного документа.

Какие компании могут применять универсальные передаточные документы

Универсальный передаточный документ могут применять любые организации и в том числе и те, которые не платят налог на добавленную стоимость. Например, организации, перешедшие на специальные налоговые режимы (упрощенку, уплату единого сельскохозяйственного налога) или использующие освобождение от исполнения обязанностей по НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ. Все они могут применять универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). Правда, при этом таким организациям не нужно заполнять графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

При этом в графе 5 книги учета доходов и расходов можно указать стоимость покупки с учетом НДС. Сумму налога в таком случае укажите справочно в графе 3. То есть разбивать расходы на отдельные строки необязательно.

По каким операциям можно оформлять универсальный передаточный документ

Из самого названия - универсальный передаточный документ - уже следует, что этот документ подтверждает передачу чего-то, а именно товаров (работ, услуг), а также имущественных прав. То есть это не бланк, предназначенный только для внутренних целей организации, а именно документ, которым оформляются хозяйственные операции, совершаемые между участниками сделки (договора).

Для одной стороны УПД подтверждает передачу товаров (работ, услуг, имущественных прав), для другой - их получение.

Приведем перечень операций, при оформлении которых может применяться универсальный передаточный документ.

В их число входит:

1) отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей их покупателю, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

2) отгрузка товаров с транспортировкой и передачей их покупателю либо транспортной компании, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

3) передача имущественных прав;

4) передача результатов выполненных работ подрядчиком (субподрядчиком), а также исполнителем научно-исследовательских работ и принятие их заказчиком (генподрядчиком) или заказчиком научно-исследовательских работ;

5) подтверждение факта оказания услуг исполнителем, экспедитором (при составлении документа на вознаграждение экспедитора), агентом, хранителем, доверенным управляющим, комиссионером, поверенным или агентом (при составлении документа на вознаграждение комиссионеру, поверенному или агенту) и принятия услуг заказчиком, клиентом, поклажедателем, доверителем управления, комитентом или принципалом;

6) подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

Как перейти на УПД

Предположим, вы приняли решение перейти на работу с УПД. Вот пошаговый алгоритм действий на случай, если вы решили работать с универсальным документом.

Решите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД. Для начала советуем определиться, по каким конкретно видам договоров компания будет выставлять клиентам УПД. Или же хочет получать универсальный документ от контрагентов.

Налоговики считают, что универсальные документы можно использовать по договорам поставки (купли-продажи), мены, дарения, оказания услуг, подряда, комиссии, поручения, агентирования. А также уступки права требования, факторинга, хранения, доверительного управления, выполнения НИОКР, транспортной экспедиции, лицензионным договорам, сделкам по отчуждению исключительных прав, коммерческой концессии. Это следует из приложения 2к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Можно опробовать универсальный документ только на поставке товаров. А по договорам оказания услуг и подряда применять прежние бланки-то есть разработанные компанией самостоятельно или же утвержденные Госкомстатом России. Возможен и еще один вариант - оформлять УПД по любым сделкам.

Утвердите форму УПД. Теперь надо утвердить форму универсального первичного документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать. Например, для учета отгрузки товаров. Сделать это можно в отдельном приказе или же в учетной Заметим, что изменять учетную политику в течение года можно в ограниченном числе ситуаций. Формально выпуск налоговиками формы УПД к ним не относится (п. 6, 7 ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания корректирует всего лишь формы первичных документов, приведенные в приложении к учетной политике. Такие изменения не влияют на достоверность отчетности и не требует пересчитывать ее показатели. Поэтому вряд ли у налоговиков будут какие-либо претензии, тем более что они сами настоятельно рекомендуют использовать новую форму.

Рекомендуем также сделать оговорку, что компания может использовать и другие формы первички, которые установлены в договоре с клиентом. Например, товарную накладную № ТОРГ-12. Или тот же универсальный документ, в который стороны договорились добавить какие-либо дополнительные показатели (чиновники против этого не возражают). Тогда у налоговиков не возникнет вопросов, почему компания по одной и той же хозяйственной операции выставляет покупателям различные форматы первички.

Еще три вопроса, которые полезно зафиксировать в учетной политике или приказе руководителя.

1. Как нумеровать универсальные документы. О том, как присваивать номера универсальным документам, вы можете прочитать в гл. 2.4.

2. Как исправлять универсальный передаточный документ.

3. Как хранить. Удобно не смешивать универсальные документы со счетами-фактурами и первичкой, а хранить их отдельно. Чтобы не запутаться, если налоговики запросят бумаги компании.

Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД. Подписывают УПД те же сотрудники, что заверяют счета-фактуры и первичные документы. А право подписи счетов-фактур и первички уже должно быть зафиксировано в документах компании: в доверенности или приказе руководителя.

Согласуйте использование УПД с контрагентами. Переход на УПД надо предварительно согласовать с постоянными клиентами, чтобы потом не приходилось переделывать документы на отгрузку. Ведь не исключено, что кто-то из покупателей предпочтет, как и раньше, получать две бумаги - счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги (работы).

Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам. И приложить форму УПД.

Но в дополнительном соглашении должно быть не только согласие на применение УПД между сторонами и его форма. Необходимо обговорить ряд условий, связанных с выставлением этого документа.

Во-первых, возможно, что в договоре с контрагентом изначально была установлена определенная форма первички. Тогда в этой части условия договора необходимо скорректировать.

Во-вторых, если вы хотите, чтобы контрагент заверял универсальный документ печатью, это условие тоже надо установить в допсоглашении.

В-третьих, надо предусмотреть порядок исправления УПД. Конечно, здесь поставщик будет продвигать свои условия, которые закреплены в его учетной политике. Ведь иначе может получиться, что различные клиенты станут требовать, чтобы поставщик исправлял документы по-разному. Дело в том, что налоговики еще не разработали правила, по которым можно уточнять универсальный документ. Ошибки в показателях, которые относятся к счету-фактуре, надо исправлять по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. А вот с недочетами в других реквизитах возможны варианты. Поэтому, чтобы избежать путаницы, проще сразу договориться с контрагентом о порядке исправления. Подробнее об этом вы можете прочитать в гл. 3.1.

Подготовьте памятку для работников. На первых порах в отношении УПД у работников, скорее всего, будет возникать много вопросов. А в самих документах наверняка будет встречаться недочеты. Поэтому для сотрудников, которые имеют дело со счетами-фактурами и первичкой, лучше разработать памятку. В ней можно предусмотреть:

  • как заполнять УПД;
  • какие реквизиты нужно проверить, когда универсальный документ поступил от поставщика;
  • кто должен подписывать универсальный документ, ставить ли печать на УПД;
  • как исправлять ошибки в универсальном документе.

Если, согласно договорам, контрагентам нужно выдавать разные формы первички, это также можно написать в памятке. То есть привести перечни покупателей, которым необходимо оформлять универсальные документы и которым нужны счета-фактуры и ТОРГ-12.

УПД – сводный первичный документ, который совмещает в себе признаки счета-фактуры и приходной накладной. Цель введения в бухгалтерский учет УПД - сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции. Фактически - это фискальная уступка бизнесу.

Но пользоваться этим послаблением нужно осторожно, поскольку ошибки, неточности и просрочки заполнения УПД могут лишить продавца права на полную оплату отпущенного товара, а покупателя – возможности оприходовать приобретенные активы в своем учете (со всеми вытекающими налоговыми последствиями).

Что такое УПД в бухгалтерии?

По универсальному передаточному документу предприятия могут продавать товары/услуги, формировать НДС-обязательства и вычеты, оплачивать поставленную продукцию и оприходовать ее на складе. Если продавец вовремя составил УПД и направил его вместе с товаром, то для него этого достаточно, чтобы:

  • зафиксировать факт выбытия товаров в своём учете;
  • сформировать на сумму продажи НДС-обязательство;
  • требовать от покупателя оплаты поставленного товара.

Компания-покупатель, получившая от продавца вместе с товаром УПД, имеет право:

  • принять товар;
  • оплатить его стоимость;
  • отразить расходы на оплату в учете по налогу на прибыль и получить вычет по НДС.

При этом УПД может существовать как самостоятельно, заменяя собой приходные документы и счет-фактуру, так и просто являться усовершенствованной формой товарной накладной. То есть может идти в комплекте со счетом-фактурой.

Если вы получили от своего поставщика только УПД – это законно. Если вы получили УПД + счет-фактуру – это тоже в рамках налоговых правил.

Правомерность универсального передаточного документа обусловлена следующими нормами:

  • ст. 9 ФЗ О бухгалтерском учете - дает предприятию право самостоятельно выбирать формы документов для регистрации хозяйственных операций;
  • письмо ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. - предлагает УПД как альтернативу счету-фактуре;
  • гл. 21 НК РФ - не устанавливает ограничительных требований на содержание счета-фактуры, и налогоплательщик имеет право корректировать предложенную форму под особенности своего учетного процесса.

Важно: основание для применения УПД на предприятии – локальный приказ об учетной политике. Если вы хотите оформлять первичные документы на свои операции универсальным передаточным документом, то обязательно утвердите его форму приказом администрации.

Когда можно применять УПД?

Применение УПД оправдано на предприятиях с большим товарооборотом: на складах, торговых базах и т.д. Введение единого первичного документа и для налоговой отчетности, и для отпуска товара позволяет экономить трудовой ресурс.

Плательщики НДС имеют право оформлять УПД в следующих случаях:

  • при продаже товаров, кроме объектов недвижимости;
  • при передаче имущественных прав (по договору коммерческой концессии, при передаче кредитором права требования и т.д.);
  • при реализации услуг/работ;
  • при выполнении договоров комиссии.

Если объектом налогообложения НДС выступают другие хозяйственные операции (импорт, выполнение СМР для собственных нужд и т.д.), их оформление по УПД не производится. Не могут быть заменены на УПД товарно-транспортные накладные. Предприятие, которое ведет либо на основании чеков, обязано подтверждать свои транспортные затраты правильно оформленными ТТН.

И расходные, и другие кассовые документы, подтверждающие правильность обращения с наличными денежными средствами, пока не заменены на универсальную документацию и оформляются в прежнем режиме.

Предприятия, которые не ведут учет НДС и находятся на упрощенной системе налогообложения, фактически не получают никаких организационных преимуществ, используя УПД. Для них такая новация не принесет практической пользы. Для правильного учета хозяйственной деятельности упрощенцам достаточно обычных товарных документов.

Как заполняется универсальный передаточный документ?

УПД можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном. Если нужно откорректировать информацию в уже зарегистрированном документе, составляется исправление. Рекомендованная форма УПД и исправления к нему утверждены письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. Электронная форма УПД введена в действие с 01.07.2017 года Приказом ФНС №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 г.

В УПД должны быть включены все обязательные реквизиты счета-фактуры. Также в него может вноситься другая информация, необходимая в бухгалтерском учете. В соответствии с рекомендованной формой в УПД включаются данные:

  • о продавце и покупателе (их адреса, регистрационные коды и платежные реквизиты);
  • наименование каждой позиции продукции и ее код (кодировка товаров указывается в соответствии с расшифровкой Классификатора ТН ВЭД);
  • страна происхождения (цифровой код и наименование);
  • количество и единица измерения;
  • информация о платежном документе, по которому оплачивался товар (полностью или частично);
  • цена за единицу и общая стоимость;
  • данные о договоре и доверенности;
  • данные товарно-транспортной накладной на перевозку;
  • сведения о лице, сдавшем товар, и о лице, принявшем его.

Как следует из обязательных реквизитов, на момент составления УПД поставщик и покупатель должны:

  • заключить между собой договор (поставки, выполнения работ и т.д.);
  • определить порядок оплаты и транспортировки товара;
  • назначить ответственных должностных лиц за ведение хозяйственной операции.

Важно : все условия поставки товаров/услуг, внесенные в УПД, должны соответствовать условиям заключенного между сторонами договора. Если будут установлены разночтения, то сделка может быть признана недействительной.

Порядок действий следующий:

  • ответственное должностное лицо поставщика формирует УПД, вносит все необходимые данные и подписывает документ;
  • осуществляется фактическое выполнение поставки;
  • ответственное лицо получателя товаров/услуг проверяет всю внесенную информацию, сверяет с фактической операцией, подписывает документ со своей стороны;
  • если во время приемки возникли расхождения с фактической операцией, стороны составляют и подписывают исправление.

Важно: УПД отправляется только вместе с товаром или же передается поставщиком принимающей стороне сразу же после фактического выполнения обязательства по поставке.

Чтобы при оформлении операции не возникало разногласий с партнерами, рекомендуется на этапе заключения контракта дополнительно договориться про возможность применения УПД для документирования поставок. Также можно согласовать , доверенностей и другой исполнительной документации по сделке.

Подводим итоги

Несмотря на то что цель введения в учет универсального передаточного документа – упрощение бухгалтерского документооборота, на первом этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и легитимности.

Правомерность УПД невозможно оспорить, если эта учетная форма утверждена приказом по предприятию и контрагент согласился на ее применение. Порядок оформления УПД практически ничем не отличается от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.

В конце 2013 года ФНС РФ, по согласованию с Минфином, выпустила письмо, в котором предлагалось ввести УПД - универсальный передаточный документ. Как поясняла налоговая служба, использовать его можно было уже с начала 2013-го. Вводился универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счет-фактуры. В ФЗ № 402 организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать первичные бумаги, которые необходимы при работе и использование которых будет наиболее удобным. Рассмотрим далее, что собой представляет универсальный передаточный документ. Образец бумаги будет также представлен в статье.

Общие сведения

ФНС предлагало в своем письме совместить счет-фактуру и бухгалтерский документ. Это новшество касается всех хозяйствующих субъектов, в том числе тех, кто работает по упрощенной системе обложения. Таким образом, предприятия могут не только получать от контрагентов УПД. Универсальный передаточный документ компании вправе выписывать сами. В данном случае главным требованием является соблюдение всех обязательных реквизитов, перечисленных в п. 2, статьи 9 ФЗ № 402.

Функции

Форма универсального передаточного документа создана на основе счета-фактуры. При этом он перенесен в новую бумагу полностью и отделяется жирной чертой. После этого указываются сведения о дате отгрузки и приема продукции, ответственных лицах. Это те реквизиты, которые обычно присутствуют в таких бумагах, как ОС-1, ТОРГ-12, М-15 и так далее. Применение универсального передаточного документа может осуществляться двумя способами. Это обусловлено тем, что в нем присутствуют данные счет-фактуры и первичной бухгалтерской бумаги.

Так, универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения только перехода права собственности или дополнительно для исчисления НДС. В зависимости от этого будут указываться те или иные коды. В специальной графе в верхней части слева указывается статус универсального передаточного документа. Это может быть код 2 или код 1. В последнем случае бумага выступает как счет-фактура и акт, во втором - только как передаточный документ. При указании кода 1 допускается отдельное оформление счета-фактуры. Собственник имущества самостоятельно решает, какую функцию будет выполнять универсальный передаточный документ.

Когда можно применять бумагу предприятию на УСН?

Предприниматели и компании, использующие упрощенный спецрежим, не являются плательщиками НДС. Это установлено ст. 346.11 НК в п. 2 и п. 3. В этой связи УПД на услуги, товары, работы выписывать при обычных хозяйственных операциях нецелесообразно. Это обусловлено тем, что в своей деятельности "упрощенцы", как правило, используют акт или накладную - одну бумагу, подтверждающую факт перехода права собственности и реализацию. Форма таких документов не такая объемная и является более привычной в работе. При желании, разумеется, можно использовать и нововведение.

Если предприятие решает использовать универсальный передаточный документ, бланк должен содержать код 2. В некоторых случаях предприниматели и компании идут навстречу ценным клиентам и начисляют НДС при продаже. В этом случае контрагенты получают продукцию со входным налогом. В такой ситуации целесообразнее использовать универсальный передаточный документ. Когда можно применять бумагу другим лицам? Использовать ее могут посредники на УСН, которые реализуют от своего имени продукцию/работы с НДС. Это обусловлено тем, что такие агенты обязаны выписывать счета-фактуры и накладные для покупателей. В таких случаях в верхнем углу слева ставится код 1.

Универсальный передаточный документ: заполнение

Таким образом, новая бумага может совмещать функции счета-фактуры и акта об отгрузке. Но чтобы это было реализовано на практике, необходимо правильно заполнить документ. В счетах-фактурах присутствуют свои реквизиты, а в актах - свои. И эти сведения отличаются друг от друга. Рассмотрим ситуацию. Универсальный передаточный документ исполняет одновременно 2 функции и имеет, соответственно, код 1.

В этом случае должны присутствовать сведения в строках 1-7, графах 1-11. В п. 5 ст. 169 НК, а также в правительственном Постановлении № 1137 установлены правила, в соответствии с которыми вносятся сведения в универсальный передаточный документ. Подписи главного бухгалтера и руководителя либо лиц, уполномоченных ими, должны быть в обязательном порядке. В противном случае бумага не будет иметь силы. Если в документе стоит код 2, то в нем следует указать все показатели, которые обязательны для любой "первички". Эти реквизиты перечисляются в ст. 9, п. 2 ФЗ № 402.

Важный момент

При внесении данных в универсальный передаточный документ с кодом 2 можно внести сведения и в другие, кроме обязательных, строки. Присутствие информации в них не будет считаться ошибкой. Наоборот, таким образом, будет полнее раскрыто содержание хозяйственной операции. Однако специалисты рекомендуют с особым вниманием отнестись в таких случаях к графам 7 и 8. В них указывают налоговую ставку по НДС и сумму отчисления. Если в этих строках будут присутствовать сведения, то предприятие на УСН могут посчитать как плательщика указанного налога. Но по закону такой обязанности у субъекта нет. Во избежание путаницы следует оставлять эти строки пустыми. Исключение составляют случаи, упомянутые выше, когда предприятие выполняет просьбу контрагента или является посредником.

Обязательные реквизиты

Чтобы было понятно, что и куда вписывать, целесообразно представить эту информацию в виде таблицы.

Реквизит Графы
Наименование Название УПД указывается в верхнем левом углу. Оно конкретизируется кодом 1 либо 2. Графа "статус" имеет информативный характер. При внесении данных только в эту строку без указания других сведений в остальных строках, бумага не становится счетом-фактурой или первичной.
Дата составления Графа 1
Наименование хозяйствующего субъекта, оформляющего универсальный передаточный документ Стр. 14 и 19 либо "М.П." (место печати).
Содержание операции Графы 2б, 2а, 2, 6б, 6а, 6. В этих строках указываются сведения о сторонах сделки.

Графа 1 и гр. Б (на усмотрение) отражают предмет договора.

Стр. 8 - основания возникновения правоотношений.

Графы 9, 17 и 12. В них указывают дополнительную информацию, отражающую обстоятельства и условия операции.

Стр. 11 и 16. В них могут присутствовать уточняющие сведения о датах выполнения условий.
Денежное и(или) натуральное измерение Стр. 2-6, 9. Если сделка совершается с предоплатой, то сведения вносят в стр. 5.
Наименование должностей сотрудников, которые совершили операцию или являются ответственными за нее. Стр. 10 и 15 либо 13 и 18.
Подписи указанных выше лиц, их Ф. И. О или другие реквизиты, по которым осуществляется их идентификация. Стр. 13 и 18. В случае отсутствия в них подписей - графы 10 и 15. Если росписи нет и в стр. 10, то "Руководитель предприятия либо другое уполномоченное лицо".

Возможные затруднения

В бланк рассматриваемого документа, кроме реквизитов, являющихся привычными для работника, присутствуют и такие, которые могут вызвать ряд вопросов. Налоговая служба в Приложении 3 к своему письму поясняет, какая информация должна быть в незнакомых строках. Кроме этого, ФНС разъясняет, на что необходимо обращать внимание при заполнении уже известных граф. Например, вопросы могут возникнуть при оформлении строк 3 "Отправитель груза и его адрес" и 4 "Получатель груза и его адрес". Кроме наименования и места расположения указанных субъектов, допускается дополнить сведения данными об ИНН и КПП.

Код товара/работы

Он проставляется в графе Б. Этот реквизит обязательным не считается. В данном случае главное, чтобы предмет операции был понятен по строке 1. Если же предприниматель решает заполнить эту строку, то при продаже товара можно внести артикул изделий. Если же речь о работах, то указывается код ОКВЭД. Если информация об услуге, то вписывается вид по ОКУН. Эти данные впоследствии могут помочь при подсчете доходов, если предприятие совмещает несколько спецрежимов или пользуется сниженными тарифами на страховые отчисления.

Строка 10

В этой графе указывается наименование должности лица, которое является ответственным за сдачу работ или отгрузку товара. Здесь также должна стоять его подпись и Ф. И. О. При оформлении бумаги с кодом 1 в обязательном порядке она заверяется руководителем, бухгалтером либо их уполномоченными. Если работу или товар сдает один из них, то в стр. 10 достаточно вписать только должность и Ф. И. О. Повторно подпись ставить не обязательно.

Дата сдачи/отгрузки

Она указывается по строке 11. В соответствии с общим правилом, дата сдачи/отгрузки совпадает с числом, в которое был оформлен отгрузочный документ. В установленном порядке "первичка" составляется в день совершения операции. Но бывают случаи, когда документ оформляется в одну дату, а непосредственно сама отгрузка по тем или иным причинам произошла в другую. В этих ситуациях, разумеется, числа будут отличаться. В универсальном документе предусмотрена графа 11, в которой указывают реальную дату операции. Даже если числа совпадут, рекомендуется заполнить стр. 11. Это предотвратит несогласованное внесение изменений в бумагу.

Иные данные о передаче/отгрузке

Эта информация указывается в строке 12. Здесь можно привести ссылки на сведения, сопутствующие передаче/отгрузке. К примеру, это могут быть данные о сертификатах, паспортах, количестве и типах любых иных документов, которые выступают как неотъемлемое приложение к УПД. Если передаются работы, то отдельно может приводиться отчет с подробным описанием. Зачастую сотрудники налоговой инстанции требуют в таких случаях детальной информации.

Ответственный за оформление

В строке 13 должна быть указана должность того лица, который отвечает за правильность документирования сделки со стороны предприятия. Здесь же ставится его фамилия и инициалы. В обязательном порядке он должен расписаться, если его подпись не стоит выше в строке ответственного за отгрузку либо заверение счета-фактуры.

Наименование составителя

Оно указывается в графе 14. Здесь вписывается название лица, составившего документ. Это может быть организация, осуществляющая ведение бухучета у продавца в соответствии с договором. Строку 14 допускается не заполнять при условии, что в поле "М. П." стоит печать с указанием на наименование предприятия-составителя.

Вероятные сложности у покупателя

Некоторые графы универсального документа могут вызвать вопросы у контрагента. Так, в строке 15 он должен указать наименование должности лица, которое получило груз или приняло работы/услуги, его фамилию, инициалы. Здесь же ставится его автограф. В строке 16 проставляется реальная дата приемки/получения. Этот реквизит обязательным не считается. Тем не менее ФНС рекомендует всегда его указывать. Дата, которая вписывается в графу 16, не должна быть раньше, чем число составления УПД (в стр. 1) и числа в стр. 11. В строке 17 "Прочие данные о приемке/получении" можно указать, что покупатель не имеет претензий. Если же они возникли, то следует привести ссылку на документ, которым они были оформлены. В графу 18 вносят сведения о лице, ответственном за правильное оформление операции/сделки. Указывается название его должности, ставится подпись. Однако последняя может не понадобиться, если это же лицо фигурирует в строке 15 как отвечающее за приемку. В графе 19 должны присутствовать сведения о предприятии-покупателе, составляющем документ. Как и для продавца, это может быть организация, ведущая бухучет. Данная строка не заполняется при наличии печати в поле "М. П.", если на оттиске видны необходимые сведения.

Отражение в учете

Как выше упоминалось, в универсальном документе может присутствовать несколько различных дат. В этой ситуации самое главное ничего не перепутать. Рассмотрим ситуацию. Например, предприятие-продавец составляет УПД. В соответствии с ним в учете будет отражена бухгалтерская прибыль. По общему порядку это необходимо сделать на дату отгрузки. Ее указывают в строке 11. Если же эта графа не заполнена, то доход признается по строке 1 - на дату составления документа.

Нюанс

Если универсальный документ имеет статус 1, то необходимо определить дату, на которую счет-фактура будет считаться выставленной. Если выписывать в обычном режиме эту бумагу по просьбе контрагента, то декларация по НДС подается по итогам того квартала, когда она предъявлена. Если предприятие выступает в качестве посредника, то на дату выставления фактуры УПД необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Числом, в которое предъявляется бумага, будет считаться день отгрузки (графа 11). Если же он не указан, то ориентироваться следует по строке 1. Исключением являются случаи, когда результаты работ принимаются и передаются в разные дни. В этих ситуациях актуальной будет дата, указанная по стр. 16. Рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. В соответствии с полученным документом предприятие отражает в бухучете расходы. Это делается на дату приобретения, которая указана по стр. 16. Этот же день будет считаться числом получения счета-фактуры. Данное правило действует в случае, если документ имеет статус 1 и в нем присутствуют все реквизиты, обязательные для таких случаев. При отражении расходов в налоговом учете при УСН важно не только сам факт оформления покупки, но и оплаты за нее. К затратам также могут предъявляться и иные требования. К примеру, чтобы отразить расход по основному средству, его необходимо ввести в эксплуатацию.

Заключение

Необходимо сказать, что УПД не является обязательным документом. Письмо ФНС носит рекомендательный характер. Предприятие само выбирает, какие документы ему удобнее составлять - привычные или воспользоваться новой формой. В данном случае целесообразно смотреть по ситуации. При внесении информации в УПД следует учитывать ряд особенностей. В частности, при заполнении необходимо выполнять требования ст. 9, п.1 ФЗ 402 и ст. 169 НК. Следует помнить, что реквизиты счет-фактуры и "первички" не идентичны. К примеру, в первой при реализации указывается страна происхождения продукции (исключением являются отечественные товары). При этом для первичной документации такое требование не установлено. Вместе с этим, некоторые реквизиты могут отсутствовать в счете-фактуре, а для "первички" будут обязательными. Особое внимание следует обратить на даты. В документе их несколько и не всегда они совпадают. Все эти нюансы необходимо учесть при оформлении.