Для чего нужен маршрутный лист. Правило оформления маршрутного листа

Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации, а также контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист. С тем, как правильно оформить этот документ и какие сведения он должен содержать, попробуем разобраться в этом материале.

Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Таким образом, он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки. Рассмотрим подробнее, зачем нужен этот документ.

Для чего нужен маршрутный лист

При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:

  • составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
  • соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
  • подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
  • учет затрат времени на отгрузку.

Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.

Разъездной характер работы и Трудовой кодекс

Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ , расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.

Особенности оформления

Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по разработке бланка, выработанные на практике. Скачать бланк маршрутного листа, который можно использовать как шаблон при разработке своего документа, можно будет ниже.

На бланке обязательно должны быть указаны название документа и его номер, наименование организации, а также данные водителя и транспортного средства. Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.

Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.

Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и бухгалтера.

Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) можно ниже.

Порядок учета, хранения и уничтожения

Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Однако на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с пунктом 842 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 №558, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.

Отличие маршрутного листа от путевого

Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:

  • может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
  • не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
  • выдается при производственной необходимости;
  • не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.

Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.

Дата добавления: 2011-05-22

Сегодня хотел бы поговорить с Вами о том, что из себя представляет маршрутный лист торгового представителя.

Ведение маршрутного листа является одной из обязанностей торгового представителя , о чем я уже рассказывал в предыдущих уроках .

Итак, маршрутный лист предназначен для облегчения работы торгового представителя, является частью отчетности, а так же является незаменимым документом в случае, если Вы в отпуске или на больничном, и Вас замещают на территории. Чтобы человек, который Вас замещает, проехал маршрут наиболее плодотворно, необходимо вносить в маршрутный лист как можно больше информации о торговых точках.

Здесь хочу привести наглядный пример своего маршрутного листа . Скачать его можно и поехали дальше.

Что здесь есть?

Поле Т/т - торговая точка. Это наименование всех торговых точек по сегодняшнему рабочему дню, которые нужно объехать. Кстати, отсортированы точки по очередности посещения, что опять же облегчает жизнь человеку в случае, если Вас замещают.

ЛПР - лицо, принимающее решение. Пишем сюда имя человека, с которым обычно делаем заказ.

Телефон - очень полезное поле. Знать контакты с каждой точкой важно и нужно. На случай, если заказ не сможет быть доставлен в оговоренный срок или еще что-нибудь, всегда можно отзвониться и предупредить о этом.

Следующий пункт - частота. Имеется ввиду частота посещений. Образно делим ТТ на 3 категории: А - посещение каждую неделю, В - раз в 2 недели и С - раз в месяц. Опять же эта колонка полезна будет для Ваших заместителей. Сами-то Вы уже и так знаете, когда и кого стоит посещать, а когда можно и пропустить посещение, а в освободившееся время подключить новую торговую точку.

Идем дальше. Продажи. Если Вы посещаете точки на еженедельной основе, то цифры от 1 до 8 будут недели. Вместо них лучше ставить дату посещения. И по мере проезда маршрута отмечать точки, которые сработали, например, плюсиком, а не сработавшие точки минусом. Удобно это тем, что Вы видите, посещали ли Вы точку категории В на прошлой неделе, не прикладывая лишних усилий по поиску истории продаж на эту точку и не напрягая мозг, вспоминая, что было на прошлой неделе. Еще эти плюсики подсчитываем в конце дня и сверяемся с данными оператора по количеству отгрузок, которому скидываем заказы. Бывает такое, что заказ приняли в ТТ, а скинуть оператору забыли. Вот такой самоконтроль получается.

Ну и поле Примечания служит для Ваших заметок по данной торговой точке. Допустим «Доставка строго до 15:00».

Смотрим ниже - свободные поля в маршрутном листе служат для записей о посещаемых новых торговых точках. Так же пишем туда адреса, телефоны и всю полезную информацию.

И заканчиваем данную статью о маршрутном листе торгового представителя полем Итоговая сумма. В конце дня у оператора спрашиваем количество заказов и общую сумму вывоза в данный день и заносим эту информацию. Удобно для самоконтроля. Видно, как срабатывает территория из недели в неделю и можно контролировать выполнение плана продаж на любом этапе в течение месяца.

Современные экономические условия для коммерческих предприятий обуславливают необходимость создания и развития гибкой логистической системы. Данная задача требует большого количества вложений и соответствующего законодательству РФ документального оформления. Логистика предприятия может подразумевать перемещение различных видов груза, людей и корреспонденции.

Маршрутный лист

Крупные предприятия имеют на балансе легковые и грузовые транспортные средства, которые выполняют различные функции. Независимо от направления использования, автомобили снабжаются сопроводительными документами, основным из которых является маршрутный лист. Порядок заполнения, срок действия, форма путевых бланков зависят от многих факторов. При работе, имеющей разъездной характер, предприятия разрабатывают маршрутный лист служебных поездок, имеющий несколько практических значений. Легковые автомобили, обеспечивающие взаимодействие между офисами или филиалами фирмы, также могут использовать для более эффективной работы маршрутный лист. Данный вид документации многофункционален и выполняет несколько функций.

Грузоперевозки

Большинство организаций предпочитает пользоваться услугами специализированных транспортных компаний, которые обеспечивают доставку груза к месту назначения и предоставляют заказчику документы, подтверждающие его затраты. В этом случае товарно-транспортная накладная является заменой путевых бумаг, маршрутный лист водителя или экспедитора может содержать схему более быстрого проезда и являться дополнением к основному пакету документов. Вся информация о грузе, организации продавце, покупателе, транспортной компании содержится в ТТН, также данный документ является подтверждением доставки товара, основанием оплаты услуг доставщика и начислением заработной платы водителю и экспедитору. В случае доставки нескольких партий товара практикуется оформление ТТН для каждого рейса, маршрутный лист составляется один и содержит обязательное подтверждение времени прибытия, погрузочно-разгрузочных работ. Транспортные компании, занимающиеся оказанием услуг доставки, разрабатывают маршрутный лист для каждого автомобиля на конкретный заказ, это позволяет отслеживать перемещение машины и время нахождения в пути.

Применение на малых предприятиях

Маршрутный лист автомобиля, используемый ИП, может также служить дополнением к ТТН, если речь идет о грузовых перевозках товара. Его содержание является стандартным. В качестве транспортного средства может быть использован легковой или грузовой автомобиль, оформленный на собственника предприятия. Часто транспортное средство арендуется для уменьшения расходов, в этом случае у водителя должна быть копия договора аренды и маршрутный лист поездки.

Обязательные для заполнения графы

  • Порядковый номер и дата документа.
  • Собственник автотранспортного средства.
  • Личные данные водителя (паспорт, водительское удостоверение).
  • Наименование грузоотправителя (полное название, ИНН, регистрационные коды, адрес фактического месторасположения склада погрузки).
  • Получатель (наименование, адрес доставки).
  • Информация о грузе (название, количество упаковок, масса, условия транспортировки).

Для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий законодательством не предусмотрена единая форма маршрутного листа. Бланк и порядок его заполнения организация утверждает самостоятельно в учетной политике. Также внутренними документами регламентируется порядок его выдачи, срок возврата, лица, имеющие право подписи. В соответствии с требованиями ПБУ маршрутный лист должен содержать все реквизиты и отражать цели поездок, время и пути перемещения. В качестве образца может быть взят утвержденный 27 ноября 1997 года Госкомстатом РФ путевой лист по форме 3. Документ дорабатывается с учетом специфики перевозок и направления деятельности компании.

Авансовый отчет

Некоторые группы сотрудников предприятия вынуждены много времени проводить в разъездах. Это связано со спецификой работы или с интересами бизнеса. Служба курьерской доставки, торговые представители и менеджеры продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, группа работников эксплуатационно-ремонтного участка и т.д. - каждая из перечисленных должностей подразумевает наличие служебных командировок или постоянное перемещение по городу. При этом постоянного маршрута, как правило, не существует, что влечет возникновение у сотрудника затрат по проезду на различных видах транспорта. Предприятия по условиям трудовых договоров обязано возместить сотрудникам данные расходы при наличии подтверждающих документов, которые, в свою очередь, должны быть проведены через бухгалтерию предприятия и войти в состав затрат. В большинстве случаев для правильного отражения в налоговом учете применяется авансовый отчет, но в связи с несоответствием данного документа для учета транспортных расходов к нему дополнительно прикрепляется маршрутный лист. Унифицированного бланка не существует, поэтому предприятие самостоятельно разрабатывает удобную для отчета форму. При этом обязательно учитывается не только количество предоставленных проездных документов и их цена, но и соответствие поездок задачам конкретного сотрудника.

Маршрутный лист: образец

Схема перемещения торгового представителя ООО «Теремок» И. А. Васечкина за период с 15.07.2012 по 18.07.2012 г.

Пункт назначения

Цель поездки

Вид транспорта

Наименование проездного документа

Стоимость

ООО «Лира»

Обсуждение договорных условий

Автобус маршрут №2

Билет №0000036

ООО «НПК»

Доставка образцов продукции

Проездной

Сбербанк

Доставка финансовых документов

Автобус маршрут №2

Билет№0000089

ООО «Снегирёк»

Заключение договора поставки продукции

Автобус маршрут №4

Билет №0023891

Приложено документов: 4 шт.

Маршрутный лист сдал торговый представитель Васечкин И. А. __________(подпись, дата)

Маршрутный лист принял бухгалтер Кузнецова А. В. _____________(подпись, дата)

Заполнение

Обратная сторона отчета заполняется бухгалтером, который его принял и провел по соответствующим регистрам после проверки. Также утверждению подлежит сумма отчета. Обязательным условием заполнения является указание дат и соответствие их проездным документам. Все подтверждающие бланки должны быть четко читаемы и соответствовать информации, отраженной в разработанном регистре. Маршрутный лист сдается с авансовым отчетом в течение трех дней с момента выдачи денежных средств. Многие курьеры и торговые представители компаний используют данный вид документа для оптимизации рабочего времени. Маршрутный лист составляется на каждый день, он содержит очередность посещения запланированных сотрудником мест. При его разработке учитываются схемы движения транспорта, время в пути, выбирается маршрут, который позволит соответствовать запланированному времени деловых встреч и т.д.

Служебные командировки

Для многих предприятий актуально применение маршрутного листа при разъездном характере работы сотрудников. По ТК РФ служебной командировкой признается поездка по поручению работодателя для выполнения поставленных производственных задач. Возмещение возникающих проездных расходов регламентируется ст. 168.1 ТК РФ. Для признания расходов необходимо правильно оформить маршрутный лист, прикрепить к нему проездные документы. Для налогового учета и признания командировочных затрат расходами необходимы следующие документы:

  • Приказ, подтверждающий деловую цель поездки.
  • Отчет сотрудника о произведенных тратах.
  • Маршрутный лист перемещений.
  • Заполненные проездные документы, подтверждающие факт оказания услуг.

Сумма затрат проверяется бухгалтерией, после чего отчет, утвержденный руководителем, сдается на возмещение или погашение суммы, полученной под отчет. Форма маршрутного листа разрабатывается предприятием самостоятельно и отражается в соответствующих учредительных документах.

Оборотная сторона документа Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  1. Маршрут, по которому происходило перемещение транспортного средства.
  2. Номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
  3. Места отправления и прибытия.
  4. Фактический километраж поездки и подпись водителя.

Другие виды путевок: путевой лист трактора (форма 68) В том случае, когда трактор используют для перевозки грузов, его водителю выдают путевку. Существует две формы этого документа: бланк 68 и 412-АПК. Первый вариант используют в нескольких областях России, территориально расположенных возле Украины. Фермеров из этих двух стран нередко объединяют хозяйственные отношения, и им проще работать по одинаковым документам.

Маршрутный лист

В нем указываются:

  • организация, выдавшая лист,
  • населенный пункт, в котором он оформляется,
  • дата поездок,
  • фамилия, имя, отчество сотрудника организации, в отношении которого составляется маршрутный лист,
  • должность сотрудника.
  • место назначения,
  • цель поездки,
  • отметки о прибытии и убытии (часы, минуты),
  • транспорт,
  • затраты,

Может быть указана иная информация в соответствии с потребностями работодателя. После таблицы ставятся подписи работника, в отношении которого выдан маршрутный лист, и должностного лица организации, имеющего соответствующие полномочия (бухгалтер, сотрудник отдела кадров, руководитель). Указываются дата и время получения листа.

Составление маршрутного листа для водителя

Главная → Бухгалтерские консультации → Налог на прибыль Обновление: 20 ноября 2017 г. Работники предприятий и организаций в процессе исполнения поручений работодателя, связанных с выполнением трудовых функций, могут нести транспортные расходы (затраты на оплату бензина для транспортного средства, приобретение проездных билетов на общественный транспорт). Для фиксации данных расходов оформляется маршрутный лист, образец которого составляется организацией.


Цели составления маршрутных листов Оформление данного документа необходимо курьерам, водителям, менеджерам продаж, юристам, бухгалтерам, торговым представителям и другим работникам, которые выполняют трудовые функции за пределами офисов.

Образец маршрутного листа

Фактически такой путевой лист трактора является украинским бланком, но в российском законодательстве существует аналогичная форма. Традиционная путевка по форме 412-АПК Это непосредственно российский бланк, в котором указывают такие данные:

  • Информация о трактористе (фамилия, имя, квалификация) и транспортном средстве (номер, техническое состояние).
  • Полная информация о грузе (откуда и куда его везут, вес, наименование, класс, объем).
  • Расстояние между пунктами, расход топлива, тонно-километры время, проведенное в дороге с грузом и без.
  • Время, отработанное трактористом.

Путевка для водителя автобуса Как и другие описанные выше документы, путевой лист автобуса предназначен для учета отработанного времени водителей и необходим для начисления их заработной платы.

Важно

Обычно в путевке легкового автомобиля указывают следующие данные:

  • Дату, когда лист был выдан.
  • Его номер и серию.
  • Фамилию, имя и отчество водителя, который будет использовать документ.
  • Дату и время окончания работы (конец рабочего дня или возвращение из рейса).

Конечно, путевый лист легкового автомобиля должен быть подписан человеком, который хранит и принимает такие документы. Свою подпись ставит также и водитель. Перед этим (при получении путевки) он должен проверить правильность информации. Создание и хранение бланков путевых листов Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах.


В любом случае, незаполненный путевой лист – это бланк строгой отчетности.

Маршрутный лист: бланк и образец

Правила заполнения маршрутного листа Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.

Образцы и бланки документов

  • в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, название и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
  • листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур. Для чего нужен маршрутный лист Многие сотрудники: водители, курьеры, экспедиторы - имеют разъездной характер работы.

Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Маршрутные листы могут понадобиться руководителям организаций для анализа передвижений работников в целях поиска оптимальных путей, экономии денежных средств, для подтверждения расходов в налоговых органах. Сотруднику организации, понесшему расходы в связи с передвижениями, выплачивается компенсация в размере соответствующих расходов, основанием для чего является маршрутный лист. Вид транспортного средства, расстояние, перевозимый груз не влияют на форму маршрутного листа.


Его задачей является фиксация факта отправления сотрудника по служебным делам, в результате чего им были понесены расходы. Утвержденной на законодательном уровне формы маршрутных листов не существует. Бланк маршрутного листа скачать можно по ссылке, которая будет приведена ниже.
Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом своих интересов и потребностей.

Внимание

Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса. Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода.


Полученные данные записывают. Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Маршрутный лист для водителя легкового автомобиля

Здесь же приведен перечень из восьми основных форм, разработанных для различных категорий транспортных средств:

  • Строительный транспорт.
  • Легковой.
  • Транспорт специального назначения.
  • Такси.
  • Две формы для грузовых автомобилей.
  • Общественный транспорт.
  • Заказанные автобусы.

Следует учитывать, что положения постановления актуальны только для юридических лиц. Заполнение путевого листа: лицевая сторона Так как путевка должна отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, ее бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа.
    Для этой цели используют цифры, слова или их сочетание (на усмотрение администрации предприятия).
  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.
  3. Дата совершения поездки.