Квартиры и участки
Работа с договорами на предприятии. Договорная работа в организации

Работа с договорами на предприятии. Договорная работа в организации

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

1) заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
2) организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Договорная работа представляет собой разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла - договор - сам становится юридически обязательным документом.

В случае если организация является поставщиком (продавцом, исполнителем), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел, или отдел сбыта, либо специально созданный договорный отдел. В случае если организация выступает покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи шесть типичных стадий:

1) подготовка к заключению договоров, которая включает следующие основные этапы:
- преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
- разработка основных условий (подписание предварительных договоров - соглашений о намерениях);
- подготовка бланков договорной документации;
- составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов);
2) оценка оснований заключения договоров - основывается на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация и каждый из потенциальных контрагентов;
3) оформление договоров, которое включает следующие основные этапы:
- разработка проектов. Разработка проектов договоров поручается, как правило, службе, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией проекты договоров передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным, материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционной формой контроля соответствия проектов договоров интересам организации является визирование;
- урегулирование разногласий;
- конкретизация содержания заключенных договоров;
- их изменение или расторжение;
4) доведение содержания договоров до исполнителей, которое возможно в следующих формах:
- передача заинтересованным лицам договорной документации;
- передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
- составление систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.);
5) контроль исполнения - имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям договоров, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим или постоянным;
6) оценка результатов исполнения договоров складывается:
- из выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями заключенных сделок;
- анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения (санкции);
- разработки мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров.

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут как носить комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласования условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункт, включить другие и т.д.

Следует отметить, что участие юристов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют в подготовке как локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

кола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят:

название договора, которое указывает на юридическую сущность составленного документа, например «Договор аренды здания». Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа;
дату. Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров,

вступающих в силу с даты подписания. Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца - словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами;

Место его составления, которое обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ).

В ГК РФ установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

1) между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора;
2) достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.

В соответствии со ст. 432 ГК РФ существенными признаются условия:

о предмете договора;
относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;
которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида. В предмете договора должны быть определены отношения, по

поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке либо в составе другого недвижимого имущества. Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор.

Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить, кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

для организаций - юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;
для граждан - фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.

В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору Например, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако если это условие будет включено в договор, то должник уже окажется обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.

Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. Возможны следующие основные варианты:

в договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
при отсутствии в договоре специальных оговорок либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации. Однако в некоторых случаях, установленных российским законодательством, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда.

реквизиты договора;
преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор);
предмет договора (т.е. о чем конкретно договариваются стороны, в том числе указывается объект договора);
срок договора, порядок досрочного расторжения договора;
права и обязанности сторон;
расчеты сторон;
ответственность сторон;
разрешение споров (арбитражная оговорка);
заключительные положения;
юридические адреса и банковские реквизиты сторон;
подписи сторон.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

1) обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;
2) разработка форм договоров и отчетной документации;
3) разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений;
4) разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;
5) инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;
6) внедрение системы автоматизации договорной работы;
7) аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости;
8) консалтинг.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора; структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора; главный бухгалтер; юрисконсульт.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия совета директоров организации, представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры оформляют структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению.

Оригиналы договоров должны храниться в бухгалтерии предприятия.

При ведении кадрового учета неизменно повышенное внимание уделяется приему и увольнению работников, заключению трудовых договоров, установлению и соблюдению режима рабочего времени и т.д. Но есть та область кадрового учета, о существовании которого некоторые сотрудники, на которых возложен учет кадров, даже не догадываются, а посему он может напрочь отсутствовать.

О чем это я? Сегодня мы обсудим воинский учет на предприятии.

Все об учете и регистрации трудовых договоров

Когда человек приходит устраиваться на предприятие, то в случае, если он подходит руководителю, его принимают на работу и заключают с ним трудовой договор. Вести учет трудовых договоров должен специалист отдела кадров. Это необходимо, для того чтобы было удобно вести учет данных документов, упорядочить их, избежать вероятности потери.

Для ведения учета трудовых договоров нужно оформить в виде отдельного журнала, который может быть создан как в электронном, так и в бумажном виде.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров (скачать образец)

Кандидату на должность специалиста по отделу кадров может быть взят человек, которые имеет высшее образование. Назначение на должность специалиста отдела кадров происходит только приказом директора предприятия, также как и освобождение.

Специалисту отдела кадров необходимо знать трудовое законодательство, правовые акты, законодательные акты, структуру предприятия, специализацию предприятия, рост и перспективы предприятия, методические материалы для решения вопросов управления предприятием, порядок текущей потребности в кадрах и определения перспектив потребностей, методы анализа структуры кадров, порядок назначения на любую должность, порядок составления отчетов по кадрам.

Если организация занимается оптовой перепродажей нефтепродуктов, какие договора она должна заключать, учитывая налогообложение: договор комиссии, агентский договор, договор поручения

Если организация занимается оптовой перепродажей нефтепродуктов, какие договора она должна заключать, учитывая налогообложение: договор комиссии, агентский договор, договор поручения? Уточняю, что организация решила заняться новым видом деятельности по оптовой перепродаже нефтепродуктов, какие платежи она должна осуществить в связи с новым направлением?

Особенность посреднической деятельности состоит в том, что в качестве налогооблагаемых доходов посредника выступает только сумма вознаграждения, получаемого им в оплату своих услуг.

Задачи, которые решает тендерный департамент (отдел)

В крупных организациях, связанных с торговлей различными товарами или продажей услуг, обязательно должен существовать тендерный отдел. Это внутреннее подразделение предприятия контролирует участие организации в государственных и частных конкурсах по поставке товаров/реализации услуг.

Если же речь идет о государственной структуре, то сотрудники департамента обязаны организовывать и проводить тендеры, согласно существующему законодательству.

Конференция ЮрКлуба

ДИ должен составлять тот, кто администрирует расторжение трудовых договоров вследствие несоответствия работника занимаемой должности, или хотя бы понимает, как это делать на практике.

на моем предприятии встал вопрос: кто должен составлять должностные инструкции, а кто составляет рабочие инструкции и нужны ли эти рабочие инструкции вообще?

а у Вас должности экзотичекие? Если нет, то типовую ДИ скачать где угодно можно и немного подогнать под реалии предприятия.

Кто занимается обучением персонала на предприятии?

Моя ситуация: Я работаю в организации. Мне руководитель приказывает обучать другого сотрудника («Пусть он сядет рядом с тобой, а ты ему показывай, что делаешь.»)

У меня есть трудовой договор с организацией. В Трудовом Договоре в моих обязанностях не прописано обучение. В обязанностях написано мало и есть пункт смотреть в должностную инструкцию. Должностную инструкцию до сих пор не составили на предприятии.

Кто на предприятии должен заниматься договорами

Входит ли в систему охраны труда пожарная безопасность или это самостоятельное направление которым следует заниматься отдельно? Может ли работник, на которого возложена обязанность по охране труда, заниматься вопросами пожарной безопасности?

В систему охраны труда пожарная безопасность не входит (см. Трудовой кодекс РФ, X Раздел). Вопросами пожарной безопасности на предприятии должно заниматься лицо, на которого приказом возложены обязанности по обеспечению пожарной безопасности в организаци.

Кто на предприятии обеспечивает персонал спецодеждой? Охрана труда

ОТВЕТ: Положение о порядке обеспечения работников спецодеждой и другими СИЗ, утвержденное приказом Госнадзорохрантруда от 29 октября 1996 г. № 170, возлагает ответственность за организацию обеспечения работников спецовкой на работодателя. Соответственно, работодатель своим приказом определяет на предприятии должностное лицо, ответственное за это. Кроме того, порядок того, как на предприятии выдается спецодежда.

Наша профсоюзная организация

Главная задача профсоюза в условиях рыночной экономики - защита трудовых, СОЦИАЛЬНО-экономических, духовных прав и интересов членов профсоюза.

Профсоюзный комитет заключает от имени трудового коллектива коллективный договор с работодателем, осуществляет систематический контроль за выполнением договора.

Круг проблем, которыми приходиться заниматься профсоюзу, очень широк.

Нормативные акты и документы, регулирующие и регламентирующие деятельность предприятия

В первую очередь это – Конституция. Многие считают, что её фактическая значимость невысока, однако трудно с этим согласиться. Многие законы основаны именно на принципах Конституции, и принципы эти работают. Например, свобода предпринимательской деятельности, выбор места этой деятельности, защита прав не только в административных органах, а и судах: все это Конституция.

За конституцией следуют нормативные акты, регулирующие деятельность предприятия, которые касаются любого предприятия независимо от рода деятельности.

Применение Федерального закона — Осуществление закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц — №223-ФЗ

Закон № 223-ФЗ практически не регламентирует процедуры закупок, устанавливая лишь требования к размещению информации. Обязательными для включения в «Положение о закупке» являются конкурс и аукцион. Обязательными для включения, но не обязательными для проведения. Т.е. кроме конкурса и аукциона будут прописаны другие способы закупок, которыми можно пользоваться. Следует предусмотреть процедуру для закупок в электронной форме (не обязательно открытый аукцион в электронной форме), так как Правительство может установить перечень продукции, закупаемой в электронной форме.

Работа и Образование

Начала работать в юридической компании, будучи студенткой-заочницей 1-го курса. Начинала помощником юриста. Делала все, о чем попросят, бегала всюду, куда пошлют. Не смотря на то, что работа не отличалась особым разнообразием, считаю, что опыт я получила очень неплохой.

Из моих наблюдений: 5 юристов из 8 занимались в основном регистрацией и вопросами, связанными с ней. Трое занимались грандиозными, как мне казалось, проектами.

Уведомление кто заниматься предприятии медосмотрами должен на необходимые

Но сторонам договора необходимо кто в виду- я живу в москве- будет ли это основанием для взыскания с бабушки-дедушки родители отцаделают то, параграфы, заключение, так зачем же субсидировать тех.

Как оформлять лучше, традиций патриотизма и гуманизма, которыми она располагает на сегодняшний занимайся. Автопоезднуждаемость каждой из сторон в определенных помещениях, которая имеет опыт строительства гостиниц, строительства отелей, а также предприятья турбаз и зон отдыха или строительства коттеджных поселков.

Договорная работа только для непосвященных кажется легкой и быстрой. На самом деле она подразумевает учет огромного числа деталей, четкого соблюдения плана, а также недюжинную усидчивость, внимательность и ответственность.

Мелкие ошибки способны повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие судебные разбирательства.

Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия надо уделять большое внимание технологиям договорной работы, которым и посвящена вся эта статья. Естественно, все тонкости я, как автор, затронуть не смогу, но попробую помочь компаниям организовать договорную работу на предприятии - так, чтобы она работала максимально слаженно и эффективно.

Перво-наперво, надо уяснить, что договорная работа не ограничивается лишь составлением контракта и проверкой соблюдения всех прописанных в нем условий. На самом деле такая работа подразумевает целый комплекс процедур:

Договор должен содержать следующие разделы (статьи):

Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).
Предмет договора (контракта).
Количество и качество предмета договора (товара, услуги).
Цена и общая стоимость.
Порядок расчетов.
Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).
Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).
Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).
Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).
Санкции за нарушения условий договора.
Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.
Арбитраж и применимое право.
Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).
Прочие условия и другие дополнительные разделы.
Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

Если возникли разногласия при согласовании условий договора?

Перед заключением контракта стороны проходят стадию обсуждения и согласования условий. Крупные компании, как правило, имеют утвержденные типовые формы договоров. Такие компании очень редко соглашаются на изменение «тела» своего документа.

Если же все-таки необходимо изменить условия в унифицированном договоре, то стороны подписывают протокол согласования разногласий, в котором отражаются варианты изложения тех или иных пунктов, а третьим вариантом стороны указывают согласованный вариант. Подписание такого документа значительно ускоряет процесс согласования всех условий договора, а значит, приводит к скорейшему его подписанию и исполнению по нему сторонами своих обязательств.

Срок действия договора - что писать?

В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).

Договоры аренды недвижимого имущества в большинстве своем заключаются менее чем на год. Если, например, указать срок с 01.01.2011 г. по 31.12.2011 года, некоторые судебные органы признают такой договор незаключенным в силу не соблюдения правил о его государственной регистрации. Ведь договор аренды сроком более чем на один год подлежит обязательной государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Чтобы избежать споров, стоит прописать в договоре срок, равный 11 месяцам и менее.

Не стоит забывать также о том, что существует еще ряд договоров, которые считаются заключенными с момента их государственной регистрации (например, договор купли-продажи (дарения) недвижимого имущества, передачи исключительных прав (на объекты интеллектуальной собственности, товарные знаки и т.п.), аренды, заключенные сроком более чем на один год и т. д.).

Проверка сторон

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1. Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

· копия паспорта;

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Обращаю ваше внимание: когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица. Как показывает практика судебных споров, очень часто одна сторона при неисполнении своих договорных обязательств ссылается на то, что сделка была заключена неуполномоченным лицом, а, следовательно, является недействительной. Суд может принять сторону истца только тогда, когда будет доказано, что ответственные лица компании знали о совершенной сделке и ничего не предприняли для ее расторжения, а, наоборот, на протяжении определённого времени исполняли такой договор.

Экспертиза и визирование договора

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

После того как «Лист визирования» будет подписан, договор передается противоположной стороне (контрагенту). При необходимости менеджер или юрист компании осуществляет регистрацию документа в исполнительных органах государственной власти.

Приведу несколько примеров того, каким может быть порядок согласования некоторых видов договоров:

Ситуация	Визирующие лица
Если заключается договор на обучение…	Начальник кадровой службы, руководитель юридического департамента, финансовый директор, главный бухгалтер.
Если осуществляется поставка оборудования…	Главный инженер, руководитель департамента логистики, руководитель юридического департамента финансовый директор, главный бухгалтер.
Если осуществляется поставка готовой продукции (товаров)…	Руководитель службы качества, начальник юридической службы, финансовый директор, главный бухгалтер.

Группировка, хранение и выдача договоров

Каждый специалист составляет реестр договоров и под свои потребности, и потребности различных отделов компании.

Обязательная информация, прописываемая в реестре

Желательная информация, прописываемая в реестре

· регистрационный номер;

· дополнительный номер (номер контрагента);

· вид договора;

· дата (место) заключения;

· наименование контрагента;

· предмет договора;

· цена договора;

· ответственное подразделение (ответственный исполнитель);

· наличие приложений;

· кто подписал договор.

· каким документом подтверждены полномочия лица подписавшего договор со стороны контрагента (срок действия такого документа, если он есть);

· порядок расчетов (указывая при этом периодичность, сроки поступления оплаты и т.п.);

· особые условия (условия о конфиденциальности);

· порядок рассмотрение споров (например, третейский суд);

· сроки рассмотрения претензий;

· порядок их направления;

· срок действия;

· размер штрафных санкций;

· наличие дополнительных соглашений их предмет;

· реквизиты контрагента.

Обращаю ваше внимание : значительно облегчит работу разделение реестра на две части. В одной можно отмечать договоры, по которым ваша компания выступает в качестве заказчика, в другой - в качестве исполнителя. Можно разделять все договоры предприятия на несколько групп:

· договоры купли-продажи (в том числе и купля-продажа недвижимости);

· договоры на выполнение работ;

· договоры на оказание услуг;

· прочие договоры (договоры залога, мены, поручительства и т.д.).

В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.

Настоятельно рекомендую не реже двух раз в год проводить ревизию имеющихся договоров и по ее итогам составлять заключения (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, завершивших свое действие). Если будут обнаружены документы с истекшим сроком действия, то их надо будет передать по описи в архив.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

1)заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);

2)организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

В случае если организация является поставщиком (продавцом, исполнителем), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта либо специально созданный договорный отдел. В случае если организация выступает покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

1) подготовка к заключению договоров, которая включает следующие основные этапы:

Преддоговорные контакты с возможными контрагентами,

Разработку основных условий (подписание предварительных договоров - соглашений о намерениях),

Подготовку бланков договорной документации;

Составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов);

2) оценка оснований заключения договоров основывается на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация и каждый из потенциальных контрагентов;

3) оформление договоров, которое включает следующие основные этапы:

Разработку проектов. Разработка проектов договоров поручается, как правило, службе, ответственной за ведение договорной работы. В дальнейшем договор вместе протоколом разногласий или другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным, материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционной формой контроля соответствия проектов договоров интересам организации является визирование,

Урегулирование разногласий,

Конкретизацию содержания заключенных договоров,

Их изменение или расторжение;

4) доведение содержания договоров до исполнителей, которое
возможно в следующих формах:

Передача заинтересованным лицам договорной документации;

Передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;

Составление систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.);

5) контроль исполнения имеет целью поддерживать работы в рамках, установленных условиями договоров, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим или постоянным;

6) оценка результатов исполнения договоров складывается:

Из выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями заключенных сделок,

Анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения (санкции);

Разработки мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров.

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров, поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключать отдельные пункты, включать другие и т.д.

Следует отметить, что участие юристов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными правовыми актами. Юристы организуют и активно участвуют в подготовке как локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все нормативные правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия (например, бухгалтерии), получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Учет должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по их предотвращению и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. Здесь следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением мер ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят:

Название договора, которое указывает на юридическую сущность составленного документа, например «Договор аренды здания». Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа;

Дату. Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты их подписания. Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца - словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами;

В ГК РФ установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

1) между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора;

2) достигнутое соглашение по своей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.

В соответствии со ст. 432 ГК РФ существенными признаются условия:

О предмете договора;

Относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;

Которые названы в законе или иных нормативных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида.

В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Согласно ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке, либо в составе другого недвижимого имущества.

Следует различать предмет договора и объект договора.

Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор.

Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить, кто именно его заключил, поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

Для организаций: юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;

Для граждан: фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.

В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору. Например, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако если это условие будет включено в договор, то должник будет обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.

В договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);

При отсутствии в договоре специальных оговорок либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика, в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством. Однако в случаях, установленных ст. 30 Арбитражного процессуального кодекса РФ и ст. 120 Гражданского процессуального кодекса РФ, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;

В целях упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда.

Реквизиты договора;

Преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор);

Предмет договора (т.е. о чем конкретно договариваются стороны, в том числе указывается объект договора);

Срок договора, порядок досрочного расторжения договора;

Права и обязанности сторон;

Расчеты сторон;

Ответственность сторон;

Разрешение споров (арбитражная оговорка);

Заключительные положения;

Юридические адреса и банковские реквизиты сторон;

Подписи сторон.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

Исследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;

Разработка форм договоров и отчетной документации;

Разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнителей и других подразделений;

Разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;

Инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;

Внедрение системы автоматизации договорной работы;

Аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости;

Консалтинг.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора; структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора; главный бухгалтер; юрисконсульт.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо протоколом собрания учредителей контрагента. Следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 000 руб. только с согласия совета директоров организации, представителем которой он является, поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность является недействительной), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют соответствующие функции.

Оригиналы договоров должны храниться в бухгалтерии предприятия.

Введение

Актуальность темы контрольной работы заключается в том, что правильная организация договорной работы является основой корректного отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете организации. В процессе организации договорной работы важно участие бухгалтерской службы организации, т.к. необходим контроль и анализ положений договора с позиции бухгалтерского и налогового законодательства.

Целью данной работы является изучение организации договорной работы в организации, разработка учетной политики для целей бухгалтерского и налогового учета.

Поставленная цель обуславливает решение следующих задач:

Рассмотреть теоретические основы организации договорной работы;

Разработать учетную политику для целей бухгалтерского и налогового учета;

Решить поставленную практическую задачу.

В качестве предмета исследования договорная работа.

Объектом исследования выступает хозяйственная деятельность организаций.

При исследовании работы применялись анализ, сравнение, изучение учебной литературы по теме исследования.

В качестве информационных источников были использованы нормативная литература, регулирующая предмет исследования, учебная литература следующих авторов Анисимовой Т.Н., Бабаевой Ю.А., Зоновой А.С.

Организация договорной работы

Договорной работой в организации является деятельность определенных ее работников, включающая подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением.

Процесс организации договорной работы должен быть четко спланирован и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы.

Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей .

В процессе организации работы с договорами должны участвовать и руководители, и экономисты, и бухгалтера, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отдел логистики, коммерсанты и даже служба безопасности.

Задача юриста - грамотно изложить условия договора, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и другими нормативно правовыми актами и собственно координировать процесс работы над договором. Содержание этих условий должен озвучить ответственный исполнитель - лицо, непосредственно заинтересованное в создании и исполнении данного договора. Весьма целесообразно будет поручить ему же (ответственному исполнителю) полностью отслеживать ход работы над договором, как на стадии создания - согласования, так и на стадии исполнения, включая действия по поиску контрагента.

Инициатором создания проекта договора должна выступать та служба, которой понадобился договор, а ответственным исполнителем будет либо руководитель этой службы, либо его непосредственный подчиненный, назначенный исполнять такие функции.

Итак, исполнитель обращается в юридический отдел (юристу) организации с пожеланием подготовить проект договора. Причем именно проект, а не сам договор, так как до момента окончательного согласования и подписания сторонами, такой документ договором называть некорректно. Пожелание ответственного лица должно быть оформлено в виде заявки, где четко и максимально подробно должны быть расписаны необходимые требования - предмет договора, цена товара, работы, услуги, сроки исполнения договора и т.д.

При наличии замечаний в предоставленном контрагенте варианте проекта договора юрист организации осуществляет его экспертизу, с подготовкой, в случае необходимости, протокола разногласий. После осуществления указанных действий юрист передает документ с листом согласования ответственному лицу.

В организации необходимо разработать Регламент (Положение) по работе с договорами. В этом документе надо предусмотреть порядок прохождения договором всех этапов с момента создания и до полного исполнения, а также сроки, отведенные на разработку проекта и согласование договора в каждой службе (подразделении) организации, куда договору надлежит попасть до полного утверждения его окончательной редакции. Также необходимо указать каким образом регистрируются и хранятся договоры.

С целью утверждения порядка согласования договора следует оформить Маршрутную карту движения договора и разослать (принести, передать, повесить на стенку у рабочего места) всем сотрудникам организации.

В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, отдел закупа, руководитель направления и юристы. Итоговое одобрение договор получает у первого лица организации - непосредственного руководителя, к которому договор поступает после всех предварительных рассмотрений.

В зависимости от вида договора допускается применение так называемого упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определиться, когда и при каких условиях это возможно.

Если у служб возникают замечания к договору, об этом делается отметка в листе согласования и заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб, ответственное лицо передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он в свою очередь устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ответственному лицу.

По завершению процедуры согласования договор со всеми прилагающимися документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.

Рассмотрим порядок организации регистрации и хранения договоров.

На сегодняшний день на российском рынке существует масса программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота, как в коммерческих организациях, так и в учреждениях бюджетного сектора. Многие из них способны настраиваться и адаптироваться под специфику конкретной организации.

Такие программы предназначены решать массу задач :

Сокращать время на выполнение рутинных операций;

Сделать деловые коммуникации более организованными и эффективными;

Максимально упростить процедуру подготовки стандартных отчетов о движении документов;

Регистрировать входящие и исходящие документы, обеспечивая их просмотр и редактирование;

Контролировать документы в режиме реального времени, в том числе через Интернет;

Снижать риск утечки информации, обеспечивая централизованное безопасное хранение документов.

Основным минусом данных программ является высокая цена.

Рассмотрим процесс регистрации и хранения договоров при условии отсутствия специальных программных продуктов.

Целесообразно поручить регистрацию подписанных договоров юридическому отделу (помощнику юриста).

Создать электронную версию «Журнала регистрации договоров» достаточно легко, используя повсеместно распространенные средства Microsoft Windows (файл Excel). Такая программа должна содержать информацию о дате договора, наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе). Сюда же вносится информация о заключенном договоре. В случае заключения к договору дополнительного соглашения, эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений - неотъемлемых частей договора.

Любому договору присваивается регистрационный номер, который может состоять из нескольких цифровых обозначений. Например, цифровое обозначение вида договора, порядкового номера договора, месяца или года заключения (сквозная нумерация), проставляемого через горизонтальную и/или косую черту (№ Х-Х/Х).

Каждому виду договора может быть присвоен определенный цифровой индекс, обозначаемый, к примеру, арабскими цифрами :

Купля-продажа - 01;

Аренда - 04;

Подряд, в т. ч., строительный - 05;

Перевозка, транспортная экспедиция - 06;

Заем, кредит, ипотека, банковский счет - 07;

Поручение, комиссия, агентирование - 08.

Оригиналы подписанных договоров надлежит хранить в специальных папках-регистраторах в юридическом отделе организации. Папки-регистраторы с оригиналами договоров формируются (наполняются) по календарным годам в хронологическом порядке. К каждой папке-регистратору должна быть приложена опись, содержащихся в них договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном файле (мультифоре) с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и иных документов, относящихся к договору. Еще лучше, если все документы будут отсканированы и помещены в общедоступную электронную базу, чтобы каждый желающий по мере необходимости мог ознакомиться с договором, не вставая с рабочего места и не отвлекая других работников (как правило, юристов).

Таким образом, в организации договорной работы в организации участвуют юристы, экономисты, бухгалтера, а в отдельных случаях и другие сотрудники организации. При организации работы возможно использование специальных программных продуктов, стоимость которых достаточно высока. На предприятии следует разработать регламент договорной работы и маршрутные листы, которые позволят повысить ее эффективность.

договорный хозяйственный бухгалтерский учет