Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак;

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа;

Адресат;

Гриф утверждения документа;

Резолюция;

Заголовок к тексту;

Отметка о контроле;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Оттиск печати;

Отметка о заверении копии;

Отметка об исполнителе;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка о поступлении документа в организацию;

Идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

«Наименование организации» , являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

«Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочергину

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Коваленко О. М.

ул. Мира, д. 7, кв. 16,

г. Липки, Советский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) наименования должности лица, утверждающего документ;

2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Генеральный директор

ООО «Гранд»

Подпись Н. К. Климов

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция.

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контракта к 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Отметка о постановке документа на контроль.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

«Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

От первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

От первого лица множественного числа (просим, направляем);

От третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:

Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.

Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:

Приложение № 2

к приказу Минздрава России

03.05.2003 № 98.

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

Например:

Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов

ЗАО «Партнер»

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись А.П. Рысков

24.03.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директор завода «Красная заря»

Подпись А.С. Аноненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

Ю.П. Кондратьева

248 75 39 или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

на бланках и печатях

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти

на бланках иных органов исполнительной власти

02 - Герб субъекта российской федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 - Эмблема или товарный знак организации

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 - Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 - Наименование организации

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Учебные элементы: Реквизиты документа.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

ОЯБРЬСКИЙ ИНСТИТУТ НЕФТИ И ГАЗА (ФИЛИАЛ) ТюмГНГУ

Лекции по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Преподаватель Л.А.Тыква

Лекции 3, 4. Реквизиты документов.

Литература

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – Ш, 19 с. – Группа Т.54.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудрявцева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.

Учебные элементы:

Реквизиты документа.

Формуляр-образец.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми . Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец» .

Реквизиты управленческих документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом 1 .

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ) 2 . Код служит для электронной идентификации автора документа.

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) 3 .

Реквизит 08 Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах. Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное.

Реквизит 09 Справочные данные об организации : почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД. В письме наименование вида документа не указывают.

Реквизит 11 Дата документа – реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подп и сания, утверждения, принятия, согласования, опубликования 4 . Дату документа оформляют цифровым способом, н а пример: 05.01.2000 и словесно-цифровым: 1 ма р та 2000 г.

Реквизит 12 Регистрационный номер – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации.

Реквизит 14 Место составления или издания документа не указывается в том случае, если название территории, на которой находится организация, не входит в ее официальное наименование.

Реквизит 15 Адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации законодательства

Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Русский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

или

Генеральному директору

ЗАО «Тюменьводоочистка»

В.И.Петрову

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес (оформляется по правилам оказания услуг почтовой связи) 5 .

Реквизит 16 Гриф утверждения документа придаюет нормативный или правовой характер его содержанию 6 . Документ утверждается должностным лицом, коллегиальным органом или специально издаваемым документом.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Русский текстиль»

Личная подпись И.В. Аненков

12.02.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ),

например:

УТВЕРЖДЕНО

Заседанием общего собрания акционеров

Протокол

от 15.08.2005 №14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 30.09.2005 № 54

Реквизит 17 Резолюция документа пишется на документе должностным лицом и включает фамилии исполнителей, поручение, сроки исполнения, подпись руководителя и дату, например:

И.А.Медведевой

В.Н.Егорову

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Заречье»

к 13.02.2005

Смирнов

21.01.2005

Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа : кратко излагает содержание документа, отвечает на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Акт ревизии;

Заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 19 Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа. Обозначают буквой «К» или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Реквизит 20 Текст официального документа . Состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Реквизит 21 Отметку о наличии приложения , названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Приложении к распорядительному документу оформляют:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 15.01.2005 №319

Реквизит 22 Подпись – представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица 7 .

В состав входят: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Партнер» Никитенко Н.А. Никитенко

Реквизит 23 гриф согласования выражает согласие учреждения или должностного лица, не являющегося автором документа, с его содержанием, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Тюменского государственного

университета

Личная подпись Г.Ф.Куцев

23.04.2005

Реквизит 24 Виза согласования документа выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, например:

Начальник юридического отдела

Петроченко В.А. Петроченко

25.11.2005

Реквизит 25 Оттиск печати . Заверяют подлинность подписи должностного лица.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии .

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Хлебников С.А. Хлебников

07.03.2001

Реквизит 27 Отметка об исполнителе

Например:

А.К. Петров

925 45 67

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Например

Подготовлено письмо от 28.01.2000 №12/06-13

В дело № 07-06,

Должность

Подпись Б.Л. Осипов

Дата

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии

Формуляр-образец

Расположение реквизитов углового бланка (раздать)

Расположение реквизитов продольного бланка (раздать)

1 Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 9 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.)//СЗ РФ. 200. № 52 (часть I). ст. 5021.

2 Общероссийский классификатор органов государственного управления ОК 006-93. – М., 1997.

3 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М., 1999.

5 Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"// СЗ РФ. 2005. № 17. ст. 1556.

6 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

7 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
1083.		Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов	35.3 KB
	Порядок хранения документов в организации. Сроки хранения документов в организации. Состав и содержание нормативных документов определяющих сроки хранения документов. В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов различных по ценности и значимости.
4453.		Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов	12.75 KB
	Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.
8331.		Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н	26.36 KB
	В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений...
6201.		Бланки документов	38.09 KB
	Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»).
4461.		Форматирование документов	29.4 KB
	Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования.
6960.		Хранение документов организации	16.81 KB
	Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
4447.		Создание шаблонов документов	9.26 KB
	Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, межстрочный интервал и т.д. Кроме того, шаблоны могут содержать следующие элементы...
3945.		Языки разметки документов	9.99 KB
	Содержание документа на бумаге может быть сугубо текстовым а также содержать изображения. Обычно содержание документа представляется не в произвольном порядке а имеет определенную структуру. Структура – это состав и порядок следования частей блоков документа. Стиль документа определяет форму вывода его содержания на то или иное устройство например принтер или дисплей.
4459.		Цели управленческих документов	9.5 KB
	Из дальнейшего текста будет понятно, что это сложный вопрос, детальная разработка, которого требует проведения исследований на стыке управленческого документоведения и управления. Но тем не менее мы уверены в том, что степень теоретической проработки этого вопроса достаточна
4460.		Модели образцы управленческих документов	28 KB
	Составление текста документа нередко сложная творческая задача, решение которой требует обширных знаний и практических навыков. Составляя текст документа, мы придаем тексту определенные свойства. В общем случае свойства текста документа можно разбить на несколько совокупностей.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец".

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Реквизит – это элемент оформления официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.

Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа . Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав реквизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.

1 – Государственный Герб РБ;

2 – эмблема организации или товарный знак;

3 – код орг-ции по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код док-та по ОКУД;

5 – наим. вышестоящей орг-ции;

6 – наим. орг-ции;

7 – наим. структ. подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

9 – коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка);

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

14 – место составления или издания док-та;

15 – гриф ограничения доступа к док-ту;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – фамилия исполнителя и № его тел.;

29 – отметка о заверении копии;

30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка о переносе данных на машинный носитель;

Реквизиты характеризуют документ. Целевое назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.

Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстоит пройти.

Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнении направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.

Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКГУ и ОКЮЛП.

Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.

Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.

2. Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:

Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),

наим. орг-ции,

коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),

код орг-ции по ОКГУ и ОКЮЛП,

код док-та по ОКУД.

При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.

Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.

К переменным относятся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлении документа.

Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитам относятся:

почтовый адрес отправителя и название вида документа;

Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:

наим. орг-ции;

индекс доку-та;

заголовок к тексту;

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

3.Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:

угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 72 мм по горизонтали.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита. Граница левого поля в данном случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов).

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. Они центируются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая делит бланковые надписи на две равные половины.

Продольный вариант расположения реквизитов используется для распорядительных документов, а угловой для организационных. Для бланка для писем используется как продольный так и угловой варианты расположения реквизитов.

При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при подготовке документов не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом.
5 Дайте определение понятия «бланк». Охарактеризуйте виды бланков, состав реквизитов, назначение. Охарактеризуйте порядок изготовления, использования и учета бланков с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией, и местом, отведенным для переменной. Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает количество ошибок при его составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланков облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид.

Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных актах:

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные формы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

«Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»;

Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь»;

Постановление Совета Министров республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7.08.1995 № 424».

Общие требования к бланкам сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на формате А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление последних рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему документов, например, сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – 8-10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД: бланк для писем и общий бланк . Первый бланк используется исключительно для оформления писем независимо от их вида. Поэтому нет необходимости указывать на нем название вида документа. На бланке для писем вместо реквизита «Название вида документа» располагают реквизиты «почтовый адрес отправителя» и «коммерческие и коммуникационные данные», а вместо реквизита «место составления или издания документа» располагают реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа». На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (распоряжения, приказы, постановления), а так же организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки, докладные записки и т.д.). Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретного вида документа, например, бланк для приказов, бланк для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков по видам докуметов считается целесообразным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

При изготовлении бланка для писем используются реквизиты:

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные и коммерческие данные;

· ограничительные отметки реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» и «отметка о контроле».

Могут также наноситься ограничительные отметки для размещения реквизитов «заголовок к тексту» и «адресат». Указание на бланке этих реквизитов и отметок целесообразно в том, случае, если оформление документов в организации осуществляется с помощью пишущей машинки. Использование компьютерной техники делает их нанесение на бланк излишним.

На общем бланке указывают:

· Государственный герб Республики Беларусь

· эмблема или товарный знак (знак обслуживания) для организаций негосударственной формы собственности;

· код организации по ОКОГУ (ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» для органов госвласти и управления) и ОКЮЛ (ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и предприниматели»);

· наименование вышестоящей организации;

· полное и сокращенное наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания документа;

· ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «регистрационный индекс», «отметка о контроле».

Возможно нанесение на общий бланк ограничительных отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».

2. Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память компьютера и автоматически выводиться при распечатке документа. Однако каким бы способом бланк не изготавливался он должен быть отпечатан на белой бумаге.

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-2004, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены:

· формат бланка;

· размеры полей;

· площади каждого реквизита.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части документа, а также реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта, размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемы типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной и газетной гарнитуры. Допустимо выделять наименование учреждения рисованным шрифтом размером от 6 до 24 кегля. Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

При изготовлении бланков типографским способом или с помощью ПК реквизиты всегда оформляются центрованным способом.

3. СТБ 6.38-2004 определяет общие требования, предъявляемые к оформлению бланков документов. В целях упорядочения изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ был издан Указ Президента от 28.06.2000 № 357 (далее Указ Президента).

Указом Президента право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. В соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденном Указом Президента РБ от 7.06.1995 № 213, воспроизведение Государственного герба на бланка документов является обязательным для этих организаций. При этом изображение Государственного Герба РБ должно помещаться государственными органами и другими государственными организациями как на бланках для писем, так и на общих бланках, а также на бланках конкретного вида документа.

Указом Президента утверждены образцы гербовых бланков:

Для всех видов ОРД на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов;

Для писем на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов.