Оформление командировки: документы, выплаты. Оформляем командировку

" № 5/2015

Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок - то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида .

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя - справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

  • отец, воспитывающий детей без матери;
  • опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  • мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работник, имеющий ребенка-инвалида;
  • работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

(ООО «Апрель»)

Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015 А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.

Директор Иванов В. П. Иванов

Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.

Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015

Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого-то числа)».

3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами - приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).

К сведению

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

  • в течение 75 лет - если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • в течение пяти лет - если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

(ООО «Весна»)

Приказ № 31

о направлении работника в командировку

Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015

4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Обратите внимание!

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» - « »), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на .

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно - основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

К сведению

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).

Подведем итог

После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось - отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку. Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов - согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., - а также храните документы в установленном порядке.

В каждой компании может возникнуть необходимость в отправке сотрудников в командировку. При этом бухгалтеру необходимо знать, как правильно оформить командировку в соответствии с буквой закона.

Процесс оформления командировок в 2017 году остался прежним. В связи с тем, что затраты, связанные с командировкой в установленных пределах компания может списать, бухгалтеру важно знать нюансы. Рассмотрим, как оформить командировку сотруднику в 2017 году и подготовить все необходимые для этого документы.

Оформление командировки в 2017 году: документы

Основанием для отправки работника в командировку служит приказ руководителя по форме Т-9 . Форма этого бланка является унифицированной и утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.04г. (форма ОКУД 0301022). Однако закон не запрещает применять собственный бланк этого документа, если он утвержден организацией. В связи с тем, что в настоящее время бухгалтер не оформляет тот большой пакет документов на командированного работника, который требовался ранее (командировочные удостоверения и служебные задания отменены Постановлением Правительства № 1595 от 29.12.14г.), составление приказа имеет существенное значение для документооборота компании.

Отвечая на вопрос о том, как оформить командировку сотруднику в 2017 году, важно учитывать, что приказ руководителя это не единственный документ, составление которого является обязательным требованием при оформлении командировки.

Как оформить командировку и обосновать понесенные затраты перед налоговиками? Необходимость подтверждать затраты на командировку определена налоговым правом, в частности 252, 264, 313, 314 статьями НК РФ.

Если на этапе отправки сотрудника в командировку работодатель обязуется оформить свое распоряжение в виде приказа, то сотрудник, возвратившись к своему работодателю, должен отчитаться о произведенных расходах посредством заполненного авансового отчета.

Форма данного документа АО-1 также является унифицированной – утверждена Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.01г. (код по ОКУД 0302001). Организация вправе применять в своей деятельности документ иного формата в том случае, если в нем будет содержаться вся необходимая к раскрытию информация.

На основании переданного в бухгалтерию авансового отчета компания имеет возможность обосновать перед инспекцией понесенные расходы. Постановлением Правительства определены конкретные сроки, в пределах которых работник должен передать в организацию авансовый отчет и оригиналы всех подтверждающих документов (чеков, билетов, квитанций). Так, в соответствии с Постановлением Правительства № 749 от 13.10.08г. представить авансовый отчет работник должен в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Отчет должен быть составлен в одном экземпляре, который предназначен для работников бухгалтерии. В дополнение к нему прикладываются оригиналы документов, подтверждающих все понесенные расходы в период нахождения в командировке, кроме суточных (их работники могут тратить по собственному усмотрению).

Переданный в бухгалтерию авансовый отчет подлежит проверке специалистом с последующей передачей на подпись руководителю организации. После этого, работник либо возвращает неизрасходованные средства в кассу, либо обращается за возмещением.

Командировки в 2017 году: оформляем и оплачиваем

Порядок оформления командировки в 2017 году остался без изменений. Для начала следует определить, какие именно затраты подлежат оплате. К ним относят:

  1. Затраты на перемещение работника к месту выполнения служебного задания и обратно (билеты, расходы на топливо);
  2. Оплата найма жилья (гостиница, квартира);
  3. Суточные в пределах установленных государством;
  4. Иные затраты, если они обоснованы и одобрены руководителем организации.

На основании приказа о направлении в командировку работник получает суточные и установленную документом величину командировочных.

Рассматривая вопрос о том, как правильно оформить командировку в 2017 году, немало сомнений возникает в отношении величины суточных, подлежащих выплате работнику. Работодатели имеют право самостоятельно определять количество денежных ресурсов, которое потребуется сотруднику для успешного выполнения служебного задания. Тем не менее, налоговым правом определены максимальные размеры суточных выплат, которые организация может учесть при налогообложении:

  • До 2500 руб. в поездках за рубеж;
  • До 700 руб. в поездках по стране.

В том случае, если величина выплаченных работнику суточных окажется больше, разницу между предельной и фактической величиной компании нельзя учесть при расчете налога на прибыль организаций .

Таким образом, рассматривая вопрос о том, как оформить командировку в 2017 году, отметим, что на данный момент обязательными документами при оформлении командировки являются приказ руководителя о направлении в командировку и авансовый отчет, составленный работником.

Нередко организации отправляют своих сотрудников в служебные командировки для выполнения работ за пределами нахождения компании. Этот процесс требует заполнения большого количества бумаг в отделе кадров и бухгалтерии. С 2015 года из числа этих документов исключено командировочное удостоверение. Теперь время пребывания сотрудника в служебной поездке будет определяться по проездным документам и чекам с места его проживания. Разберемся подробнее, как оформить командировку сотруднику в 2019 году.

Первоначально следует установить, что служебной командировкой признается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей (ст. 166 ТК РФ).

Часто в контракте на работу в качестве места осуществления деятельности указывается отдельное подразделение или филиал. При этом отъезд работника в иные подразделения также будет считаться служебной командировкой.

Относительно отправки работников в служебные поездки важно помнить следующие правила:

  1. Вопрос выезда для выполнения трудовых обязанностей может затрагивать только рабочих, имеющих с фирмой официальные ;
  2. Запрещено отправлять в командировки беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников, даже если они изъявляют свое желание (ст.268 ТК РФ);
  3. Можно оформлять выезд только с письменного согласия для таких категорий граждан, как (ст. 264 ТК РФ):
  • женщины, имеющие малолетних детей или детей-инвалидов;
  • граждан, ухаживающих за тяжелобольными;
  • родителей-одиночек.

В отношении остальных работников действует стандартное правило: если работодатель командировал их в рабочую поездку, то это равноценно выполнению обычных трудовых обязанностей.

Порядок оформления командировки

Несмотря на то, что в 2015 году командировочное удостоверение было отменено, рабочие поездки сотрудников компании требуют заполнения значительного количества бумаг. Целесообразно рассмотреть весь процесс оформления поэтапно.

Этап 1: Оформление приказа руководителя организации

Сотрудник кадровой службы составляет приказ об отправке работника в командировку (№ Т-9а), в котором указывает:

  • Ф.И.О. сотрудника и его должность;
  • Наименование принимающей организации;
  • Место отправки (город, район, страна);
  • Срок пребывания в поездке.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Этап 2: Ознакомление сотрудника, оформление выездных документов

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Этап 3: Вопросы, решаемые бухгалтерией

На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

  • 700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
  • 2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Этап 4: Табель рабочего времени

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

  • Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
  • Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

Этап 5: Прибытие работника из поездки

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.

Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.

Что такое командировка?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.

Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Кого отправить в командировку?

В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.

К сведению

Свернуть Показать

На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).

Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

  • беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
  • сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
  • несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).

Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

  • женщины, имеющие ребенка до трех лет;
  • матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Срок командировки

В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

Оформление командировки

При направлении в командировку нужно оформить:

  • служебное задание (форма № Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

  • информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
  • место командировки (государство, город и название компании);
  • срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
  • наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
  • основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.

Свернуть Показать

ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.

Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:

Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.

Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К сведению

Свернуть Показать

Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.

Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.

Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.

На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.

В документе следует отразить:

  • информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
  • название структурного подразделения, где он работает;
  • цель, время и место командировки;
  • источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.

Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.

Свернуть Показать

Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.

Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.

Свернуть Показать

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

К сведению

Свернуть Показать

Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:

  • если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

Журналы учета

Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).

Свернуть Показать

Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
  • наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
  • дата прибытия и дата выбытия.

Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.


Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен , ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников, запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Документы для командировки

Обязательные

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя - основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • - документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение - содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание - содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания - документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку - служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка - необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Составить приказ на командировку

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

Шаг 2. Выдать деньги подотчет

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства - в его валюте.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить . В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

  • Личные данные о работнике;
  • Наименование компании, в которую он отбывает;
  • Название населенного пункта;
  • Даты отбытия и прибытия;
  • Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

Шаг 4. Оформить и сдать авансовый отчет

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

  • Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке - счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
  • Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно - билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
  • Документы, подтверждающие найм такси - чеки, билеты, бланки.
  • Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт - путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
  • Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
  • Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен .

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по .

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

  • Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
  • Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
  • Правильность написания авансового отчета.

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником - чтобы выполнить оформление , необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня - этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления - старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно - ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что - это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

  • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
  • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
  • Оформить приказ о направлении в командировку.
  • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в . Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать - пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.