Можно ли принимать на работу. Как лучше оформить договор с временным работником? Квалификационный разряд рабочего должен быть указан в трудовой книжке или в документе об образовании

Как найти и грамотно оформить сотрудников, которые будут вдохновлены на активную деятельность и стремиться к карьерному росту, подробно расскажем в статье.

Вы узнаете:

  • Как проверить соискателя при приеме на работу. Как оформить прием в 1С.
  • Как воспользоваться социальными сетями при поиске сотрудника.
  • Как ИП принять нового сотрудника на работу так, чтобы потом не жалеть об этом

Как принять сотрудника на работу: алгоритм из 5 шагов

Шаг 1. Определяем должность для открытия вакансии.

Нужно определиться с тем, как будет называться должность (если ее еще не существует в вашем штаном расписании). Если в списке перечислено очень много действий, то, возможно, возникнет необходимость принять не одного нового сотрудника на работу, а двух или более. Если мы обратимся к примеру, приведенному выше, то название должности будет звучать как менеджер ООТЗ (что расшифровывается как отдел оформления технических заданий).

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Шаг 2. Приступаем к поиску соискателей.

Здесь предлагается два пути.

  • Распространенная практика.

В большинстве случаев, когда возникает необходимость принять нового сотрудника на работу, публикуется объявление о вакансии. Ответственный специалист отбирает резюме, соискатели приглашаются на собеседование, по результатам которого и определяется, готова компания зачислить в свои ряды очередного кандидата на данную должность или нет.

Как правило, в недавно созданных организациях к соискателям относятся более доверчиво, так как молодой команде очень нужны кадры, и хочется принять новых сотрудников на работу как можно скорее. Обычно только что трудоустроенный специалист старается продержаться на своей должности до первой заработной платы, после чего возникает высокая вероятность того, что он покинет компанию. Иногда новые сотрудники даже не дожидаются дня выдачи денег и подают заявление об уходе. Для компании это означает начало нового этапа поиска и отбора необходимого специалиста.

  • Более эффективный метод.

Как же компании принять нового сотрудника на работу так, чтобы он остался в коллективе надолго и приносил пользу? Отбирайте персонал для компании с запасом. Попробуйте оформить кандидата сначала на должность стажера с четко ограниченным испытательным сроком. Окончательно принять нового сотрудника на работу следует только тогда, когда он на практике докажет, что способен справляться с предложенными ему обязанностями. В противном случае он останется в ранге стажера со всеми соответствующими этому уровню условиями.

Шаг 3. Составляем объявление о поиске сотрудника.

Лучше всего, если объявление о поиске и готовности компании принять нового сотрудника на работу будет написано в нестандартной форме. Это привлечет внимание кандидатов. После отклика на это объявление, как правило, соискатель приглашается на собеседование.

Приветствуя претендента, следует уточнить, какая именно компания и вакансия его интересует. Далеко не во всех случаях кандидаты отчетливо осознают, куда именно они пришли, так как не запоминают названия всех многочисленных фирм, в которые они рассылали свои резюме. Так что такая начальная проверка необходима. Если все верно, то переходим к следующему этапу.

Шаг 4. Тестируем претендента.

Предлагаем кандидату занять место за рабочим столом и даем ему время ознакомиться со всеми необходимыми документами от компании.

Шаг 5. Обучаем стажера.

Все новые сотрудники, которых компания готова принять на работу, должны проходить обучение, находясь на должности стажера. И только по достижении человеком реальных результатов можно обсуждать его перевод на пост постоянного менеджера. Конкретным итогом работы специалиста по продажам являются деньги, поступившие от заказчика. Как только они появляются, заканчивается испытательный срок. Компания готова принять нового сотрудника на работу.

Как проверить сотрудника при приеме на работу

Прежде чем принять нового сотрудника на работу, важно проверить его благонадежность. Еще недавно добыть такую информацию можно было только через органы безопасности либо через контакты в правоохранительной системе. Сейчас большую часть проверки можно проводить бесплатно и своими силами.

Анализируя сведения о новом сотруднике, которого вы хотите принять на работу, следует уделить внимание следующим моментам:

  • соответствуют ли официальные данные документов кандидата информации, которую он указал в анкете;
  • существует ли в отношении этого человека судебная и исполнительная практика, и какой она носит характер.

Во время приема на работу каждый сотрудник обычно отвечает на вопросы анкеты, а также подтверждает свое согласие на проверку и обработку личных данных. К анкете он прилагает копии документов: паспорт, военный билет, дипломы и аттестаты об образовании, сертификаты, трудовая книжка. Сотрудники отдела кадров проверяют их на соответствие сведениям, указанным в анкете.

Существуют общедоступные государственные ресурсы, которые способны помочь вам проверить благонадежность кандидата, прежде чем окончательно принять его на работу.

  1. Сайт Главного управления МВД РФ по вопросам миграции http://services.fms.gov.ru/, на котором можно найти информацию о действительности паспорта и разрешения на работу иностранного гражданина.
  2. Сайт Федеральной налоговой службы РФ https://service.nalog.ru/inn.do поможет проверить или установить ИНН нового сотрудника при помощи паспортных данных.
  3. На любом из сервисов по сбору информации о юридических лицах вы сможете при наличии ИНН установить факт участия физического лица в деятельности юридических лиц в роли учредителя или руководителя. Один из таких ресурсов: https://focus.kontur.ru.
  4. Существуют многочисленные интернет-базы, на которых можно проверить фактическую регистрацию граждан: www.telespravka.com, http://telru09.net, http://bankludei.ru, http://chop.cricket, http://uris.lol и другие.
  5. Социальная сеть профессиональных и деловых контактов Linkedin предоставит сведения о деятельности и трудовом опыте соискателя. Сервис Яндекс.Люди поможет найти аккаунты физического лица в нескольких социальных сетях одновременно.
  6. Cайт Федеральной службы судебных приставов РФ http://fssprus.ru/iss/ позволит проверить кандидата на наличие задолженностей (в том числе и розыск за них), открытых исполнительных производств, ограничений в правах.
  7. 7. Система ГАС Правосудие http://www.sudrf.ru/ поможет установить, привлекался ли человек к уголовной, административной и гражданской ответственности. Данные надо отслеживать одновременно по судам общей юрисдикции и по участкам мировых судей по месту регистрации проверяемого лица. Альтернативным методом для поиска подобной информации может стать специализированный запрос к Яндексу, например, следующего типа: (Имя /(+2 -1) Фамилия) && (суд | иск | апелляция | кассация | адвокат | истец | ответчик | потерпевший).
  8. Сайт МВД РФ https://mvd.ru/wanted позволит определить, находится человек в федеральном розыске РФ или нет.

Во время проверки кандидата не стоит пренебрегать и такими привычными методами, как опрос предыдущих работодателей, проверка кредитной истории соискателя, проведение с ним профессиональных бесед, применение тестов на полиграфе или компьютере с целью определения наклонностей человека. Только осуществив многоуровневую проверку претендента, компания может без проблем принять нового сотрудника на работу.

Как принять на работу сотрудника в «1С»

Ниже представим пошаговое описание того, как можно принять нового сотрудника на работу и оформить это в программе «1С:Бухгалтерия 8.3 (3.0)».

Шаг 1. Зайти в меню программы «1С» - «Зарплата и кадры», открыть раздел «Кадровый учет», выбрать ссылку «Приемы на работу». Появляется окно, в котором нужно создать новый документ.

Шаг 2. Заполнить поля:

  • организация (если в программе ведется учет по нескольким организациям);
  • подразделение;
  • должность – «Администратор»;
  • сотрудник.

Примечание: один и тот же человек может одновременно работать в организации на нескольких должностях. Например, на основной и по совместительству. Начисления происходят по-разному, а НДФЛ удерживается с одного физического лица.

По этой причине в программе «1С» версии 8.3 существуют два справочника: «Физические лица» и «Сотрудники».

Шаг 3. Ввести в «1С» нового работника. Для этого оформляется карточка сотрудника, и физическое лицо создается автоматически. Сделать это можно здесь же, из поля «Сотрудник»: нажимаем «Создать».

Указываем Ф. И. О. Например, Иванов Иван Иванович.

В программе «1С:Бухгалтерия 8.3» обязательно нужно «привязать» сотрудника к организации, даже если она одна.

Шаг 4. Указываем реквизиты:

Они заполнятся автоматически после проведения документа «Прием на работу».

Шаг 5. Нажать «Записать и закрыть», после чего поле в документе заполнится автоматически.

Шаг 6. Даты документа и приема необходимо проставить на месяц раньше. Это делается для того, чтобы в текущем месяце уже произошло начисление.

Шаг 7. В табличной части, для примера, указываем оклад 40 000 руб. Остальные реквизиты оставляем неизменными. Проводим документ:

  • прием на работу сотрудника в «1С:Бухгалтерия 8.3».

Процесс оформления и принятия сотрудника на работу завершен. С этого момента он официально принят в компанию, и на его имя могут производиться начисления и фиксироваться выдача заработной платы.

Где найти хорошего сотрудника

Интернет предлагает много сайтов по подбору персонала. Качественные ресурсы обладают множеством достоинств: удобный интерфейс, оперативная работа модераторов, возможности для быстрого поиска.

Очень важно, чтобы сайт имел высокие показатели посещаемости, от которых зависит количество вакансий и резюме на его базе. Ниже мы рассмотрим подробнее некоторые ресурсы по подбору персонала, которые зарекомендовали себя как лучшие.

  • HeadHunter.

Компания HeadHunter была основана в 2000 году и сегодня является лидером в области интернет-рекрутмента. Модераторы проверяют вручную все резюме и вакансии прежде, чем опубликовать их на сайте. Этим объясняется их высокое качество.

Главные посетители HeadHunter - это менеджеры высшего и среднего звена. Для соискателей доступ к списку вакансий открыт, а для работодателей публикация свободных должностей или просмотр размещенных резюме являются платными.

Дополнительным преимуществом стоит назвать удобный интерфейс портала. К примеру, если работодатель желает пригласить заинтересовавшего его кандидата на , чтобы потом, возможно, принять его на работу, ему достаточно для этого нажать на одну кнопку.

  • SuperJob.

Компания SuperJob была основана также в 2000 году. Размещение вакансий для работодателей является здесь платной услугой. Только для некоторых мелких бюджетных организаций помощь в поиске сотрудников сайт предоставляет безвозмездно. На портале есть раздел «Подработка», который отлично подходит всем, кто ищет временную возможность заработать, например, студентам во время каникул.

  • Rabota.ru.

Этот сайт обладает удобным интерфейсом, при помощи которого свою анкету может выложить даже малоопытный интернет-пользователь. Размещение резюме происходит бесплатно, а работодатели вносят деньги за публикацию своих объявлений о поиске кандидатов. Стоимость немалая, однако траты полностью оправдывают себя за счет быстрого и качественного подбора сотрудников.

Каталог вакансий четко структурирован. Возможна бесплатная рассылка информации о появлении новых рабочих мест.

Кроме перечисленных, существует и множество других сайтов по подбору персонала. Однако многие из них, несмотря на свои преимущества, имеют также и значительные недостатки. К примеру, некоторые не предоставляют возможностей для удобного и быстрого поиска, на других отсутствует работа модераторов. Безусловно, и у таких сайтов есть посетители и пользователи, но объективно качественными ресурсами они не являются.

Аудитория самых популярных в России порталов HeadHunter.ru, Job.ru, Rabota.ru, Mail.ru насчитывает не более 6 млн человек, в то время как этот показатель у социальных сетей «ВКонтакте», Facebook, «Одноклассники» и «Мой мир» превышает 66 млн посетителей в месяц.

Помимо всего прочего, поиск сотрудников через социальные сети обходится в 2,5 раза дешевле, а благодаря активному применению инструментов таргетинга быстрее и надежнее.

Для оптимального результата лучше всего сочетать следующие методы поиска сотрудников:

  • официальный интернет-сайт компании;
  • печатные СМИ;
  • контекстная реклама в поисковых системах;
  • специализированные интернет-ресурсы, предназначенные для поиска работы и сотрудников (Rabota.ru, HeadHunter, Job.ru);
  • реклама в социальных сетях.

Важно организовать процесс поиска так, чтобы заинтересованный человек смог получить напрямую с этих ресурсов доступ на сайт компании, где он мог бы оставить свои контактные данные. Эту информацию изучает сотрудник маркетингового отдела, после чего он может принять решение о приглашении данного кандидата на собеседование.

Некоторые работодатели устанавливают заведомо высокую планку требований к соискателям, которых будут готовы принять в коллектив: помимо необходимого образования и опыта работы, во внимание берутся и психологические аспекты человека: его интересы, увлечения, предпочтения. К примеру, если претендент занимается спортом, это будет плюсом, так как говорит о том, что он стремится к саморазвитию и самосовершенствованию.

Безусловно, принять нового сотрудника на работу можно только составив о нем полное впечатление, которое реально получить при личной встрече. Однако изучение профилей кандидатов в социальных сетях помогает произвести сегментацию целевой аудитории и построить рекламную кампанию, учитывая особенности соискателей. Этим объясняется тенденция многих успешных предприятий перенаправлять бюджет и силы отдела маркетинга на взаимодействие с социальными сетями.

Часто соискатели просто публикуют свое резюме на сайте по поиску работы, а наниматель размещает на странице своей организации информацию об открытой вакансии. Просто ожидая откликов, они занимают довольно пассивную позицию.

Если же у нанимателя есть необходимость в том, чтобы принять нового сотрудника на работу по открытой вакансии как можно быстрее, то он старается через все возможные каналы достучаться до своей целевой аудитории, постоянно отправляя приглашения кандидатам на собеседования. Активная позиция соискателей будет заключаться в том, что они постараются как можно шире и полнее представить себя через подробное описание своих способностей, опыта работы, достижений, личностных характеристик, что значительно повышает их шансы быть принятыми на желаемую должность. Вся эта информация публикуется не только в резюме, но и на аккаунтах соискателей в социальных сетях.

На сегодняшний день нет однозначных данных о том, что использование соцсетей в поиске персонала играет ключевую роль и значительно ускоряет подбор кандидатов. При этом к нему стоит отнестись с подобающим вниманием и использовать как дополнительную возможность в : найти подходящую должность или принять нового сотрудника на работу.

Рассмотрим в качестве примера следующую ситуацию: крупная производственная организация объявила об имеющейся вакансии – должности коммерческого директора. Так как компания являлась узкоспециализированной, кандидат требовался исключительно с опытом работы в данной области. Классический поиск по рекрутинговым сайтам результатов не принес, а на объявление, размещенное в одной из популярных соцсетей, откликнулся бывший коллега. Он предложил подходящего специалиста, который впоследствии и был принят в компанию.

Мнение эксперта

Какие использовать тесты для отбора

Яна Недзвецкая ,

генеральный директор, арт-директор брендов LO и JN компании «Фиджи», Москва

В каждой социальной сети у нас есть свой сегмент кандидатов. Так, например, образованных специалистов с высокой квалификацией старше 45 лет мы обычно находим в сети Facebook, синие воротнички чаще откликаются через «ВКонтакте», а на сайте «Одноклассники» мы всегда можем найти представителей линейного персонала (продавцы, швеи). Есть у нас и свой сайт по поиску сотрудников: hr.misslo.com. Если на одну и ту же вакансию претендуют несколько человек, мы используем специальные тестирования, которые помогают нам отобрать наиболее подходящую кандидатуру и впоследствии принять нового сотрудника на работу.

1. Тест «Колобок». Этим проверенным методом мы пользуемся на протяжении вот уже 5 лет. На собеседовании мы просим соискателей представить план сказки «Колобок». Многие молодые претенденты неверно понимают задачу и начинают рассказывать сюжет сказки. Среди кандидатов старше 45 лет гораздо больше тех, кто улавливает, что именно требуется, и выделяют из всей сказки только самые главные факты.

2. Информация о достижениях на предыдущем месте работы и степени вовлеченности . Мы задаем вопросы о результатах соискателя на его прошлых местах занятости с тем, чтобы для себя понять и определить: какой вклад он сможет внести в развитие нашей компании и стоит ли нам принять такого сотрудника на работу. Важно для нас и то, насколько будет новый специалист посвящать себя деятельности в компании. Более возрастные кандидаты чаще готовы полностью погрузиться в работу. В нашей компании недавно появились два новых сотрудника, это иногородняя супружеская пара (48 и 52 лет). Они искали для себя другие возможности развития, после того как вырастили и воспитали собственных детей. Они очень активны, открыты новой информации, с радостью приступают к работе в любых проектах.

3. Техническое задание. Мы просим соискателей выполнить техническое задание, соответствующее той должности, на которую они претендуют. Наш опыт показывает, что кандидаты моложе 35 лет не особо талантливы в планировании своей работы. Более возрастные люди значительно увереннее подходят к решению задачи. К примеру, для специалистов в возрасте больше 40 лет не составляет труда выполнить задание, в котором отражены только основные моменты. Например, ТЗ на изготовление рекламного ролика:

  • выбрать три образца одежды в стиле «офис»;
  • продолжительность ролика – 50 секунд;
  • разместить готовое видео на всех официальных аккаунтах бренда в социальных сетях.

Для более молодых специалистов техническое задание следует описать более подробно: нужно указать все артикулы, все стандартные заставки, тщательно прописать последовательность выхода модели и прочие детали. Если не предоставить все эти данные молодому сотруднику, высока вероятность того, что он что-то упустит. Кроме того, важно ознакомить работника со списком соцсетей, где представлена марка компании. При самостоятельном изучении данного вопроса сотрудник наверняка упустит некоторые из них.

4. Проверка уровня владения коммуникативными навыками и умения следовать стандартам. Наш опыт показывает, что более взрослые сотрудники умеют лучше общаться с клиентами. К примеру, в нашей компании должность менеджера по закупкам занимает женщина, которой 52 года. Ей приходится договариваться о ценах со своими коллегами из других компаний, чаще всего молодыми сотрудницами. Наш специалист общается с ними уважительно и уравновешенно и при этом достигает невероятных результатов (экономия до 30 %), благодаря тому что удается договориться о выгодных ценах. Я могу отметить также, что возрастные члены коллектива предельно внимательно относятся к стандартам и гораздо реже нарушают их, чем молодые сотрудники. В работе более опытного персонала прослеживается больше четкости и обязательности, соответствия требованиям.

Как искать кандидатов в социальных сетях

Отличительной чертой поиска специалистов в социальных сетях является то, что здесь можно не только посетить страницу заинтересовавшего вас претендента, но и узнать больше персональных данных о нем, выйти с ним на прямое общение, которое поможет вам лучше понять, стоит принять данного соискателя на работу или нет.

1. Подробное знакомство с претендентом.

В первую очередь в соцсетях штудируют информацию те, кто находится в активном поиске новой работы; во вторую очередь это те, кто просто неудовлетворен настоящим местом занятости, однако не прилагает специальных усилий по подбору новой должности; в-третьих, те, кто является вашим потенциальным сотрудником, но сами об этом пока не догадываются. Контекстная реклама, размещенная в социальных сетях, способна охватить все три сегмента и позволит вам организовать поиск подходящих кандидатов в соответствии с различными критериями: по месту проживания, по демографическим признакам, по образованию, профессиональному опыту, по хобби и интересам. Это предоставляет возможность затронуть те слои целевой аудитории, которые обычно остаются за рамками стандартного поиска, что особенно важно для подбора сотрудников в узкоспециализированных отраслях.

2. Хороший выбор молодых специалистов.

Если вы готовы принять на работу новых сотрудников молодого возраста, вам стоит обратить внимание на студентов, которые завершают свое обучение в ВУЗе по необходимому вам профилю. Вы можете создать особые настройки в своей рекламной кампании для того, чтобы отбирать учащихся последних курсов по интересующей специализации с проживанием в вашем городе.

3. Более глубокий таргетинг.

Если же вам нужно принять на работу нового сотрудника с опытом в определенной области, то рекламную кампанию следует слегка видоизменить: добавить настройку поиска тематических сообществ в Интернете (группы в соцсетях), провести отбор кандидатов по интересам, настроить учет должностей соискателей (некоторые пользователи оставляют такие данные, когда заполняют анкеты).

Несмотря на положительный опыт использования соцсетей при , мы рекомендуем не пренебрегать и другими возможностями по продвижению вакансий, ведь вопрос мониторинга, подбора и принятия на работу персонала должен решаться комплексно.

10 шагов, которые помогут правильно принять сотрудника на работу

Перед тем как принять нового сотрудника на работу, важно проинформировать его о необходимости прохождения некоторых этапов, которые предусмотрены законодательством: медицинский осмотр, отбор на конкурсной основе и др.

Шаг 1. Медицинский осмотр.

Новый сотрудник обязан пройти медицинский осмотр до того, как приступить к своим обязанностям, если он является:

Шаг 2. Написание заявления сотрудником.

Для того чтобы принять нового сотрудника на работу, нужно получить от него заявление. Его визирует руководитель того отдела, в котором планирует трудиться специалист.

После этого глава компании рассматривает заявление (оно должно содержать резолюцию и отметку об исполнении документа). Если он одобряет решение принять нового сотрудника на работу, происходят дальнейшие этапы оформления специалиста.

Шаг 3. Заключение договора.

Принять на работу нового сотрудника можно, заключив с ним гражданско-правовой либо трудовой договор. В случае оформления гражданско-правового договора компания получает некоторые преимущества: упраздняются отчисления в ФСС, больничные и отпускные. Такой вид соглашения заключается только в ситуации, если необходимость принять специалиста на данную должность носит не постоянный, а временный характер, то есть для компании более важным является конкретный результат от выполненной человеком работы, чем его длительная трудовая деятельность. Все остальные случаи, когда предприятие готово принять нового члена коллектива, предполагают подписание трудового договора.

Шаг 4. Прием сотрудника – проставление подписей.

На этом этапе происходит знакомство нового работника с должностными инструкциями и другой важной документацией организации. Наличие должностной инструкции в компании не является обязательным, но очень часто данный документ помогает прояснить многие вопросы и разногласия, возникающие непосредственно в производственном процессе.

Работник подписывает ряд необходимых документов. Помимо трудового соглашения это еще и подтверждение о своем согласии на обработку его личных данных и обязательство не разглашать коммерческую тайну.

У сотрудников, занятых по временным трудовым соглашениям, так же как и у других работников, есть право на ежегодный отпуск. При этом они получают дополнительные дни отдыха по особым правилам: в соответствии со ст. 291 ТК РФ они имеют право на оплачиваемый отпуск или компенсацию при увольнении (положены два дня за месяц работы). Это означает, что максимальная длительность отпуска, на который может рассчитывать временно трудоустроенный человек, будет составлять четыре дня.

7. Расставайтесь по закону.

Срочное трудовое соглашение может быть расторгнуто на основаниях, прописанных в Трудовом кодексе РФ:

  • инициатива самого сотрудника;
  • инициатива работодателя;
  • обстоятельства, не зависящие от воли сторон;
  • окончание срока соглашения.

Согласно ТК РФ существует особый порядок расторжения срочного трудового договора. Работник должен письменно оповестить своего нанимателя о преждевременном увольнении за три дня до прекращения своей деятельности (ст. 292 ТК РФ). В случае стандартного договора сотрудник подает заявление своему руководству за две недели до предполагаемого ухода (ст. 80 ТК РФ).

Если действие договора желает досрочно прекратить сам работодатель, то в этом процессе также есть некоторые нюансы. Если увольнение происходит по причине уничтожения организации или уменьшения численности коллектива, то руководство должно проинформировать об этом свой персонал за два месяца до расторжения трудовых отношений (ст. 180 ТК РФ), а специалистов, работающих по трудовому договору на период до двух месяцев, оповестить не менее чем за три дня до окончания срока его действия (ст. 292 ТК РФ).

Сотрудник, заключивший трудовое соглашение не более чем на два месяца, не имеет права на выходное пособие при увольнении (ст. 292 ТК РФ). Другое решение может быть закреплено федеральными законами, коллективным договором или включено по соглашению сторон в трудовой договор.

8. Продлевайте временный договор по правилам.

В ситуации, когда сотрудник работает дольше оговоренного срока, соглашение будет считаться заключенным на неопределенный период.

Трудовой договор, который был оформлен для осуществления временных работ, прекращает свое действие во время беременности сотрудницы. Можно ли такое соглашение считать заключенным на неопределенный срок?

Работодатель обязан пролонгировать срок действия данного договора вплоть до окончания беременности (ст. 261 ТК РФ). Работница должна письменно изложить свою просьбу об этом, приложить медицинское подтверждение факта беременности. Женщина, трудовое соглашение с которой было пролонгировано до окончания беременности, должна предоставлять медицинскую справку, подтверждающую свое состояние, если наниматель запрашивает данный документ. Если сотрудница продолжает работать после факта завершения беременности, то предприятие имеет право расторгнуть такие трудовые отношения по причине истечения срока действия договора в течение семи дней, начиная со дня, когда было выявлено окончание беременности.

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

  1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
  2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
  3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
  4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
  5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
  6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
  7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
  8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров - они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

  1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
  2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
  3. Трудовая книжка.
  4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
  5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка. При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты. Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора. Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу. Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

Читайте также: Презентация бизнес-проекта: как подготовить

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

  1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
  2. Всеми пунктами коллективного договора.
  3. Должностными обязанностями и инструкциями.
  4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

  1. Гражданско-правовым.
  2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор. Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях - набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор. Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей. Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

  1. Полное название предприятия.
  2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
  3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
  4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
  5. Права сотрудника.
  6. Обязанности сотрудника.
  7. Права работодателя.
  8. Обязанности работодателя.
  9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
  10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
  11. Распорядок работы, длительность отпуска.
  12. Ответственность обеих сторон.
  13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
  14. Условия по страхованию сотрудника.
  15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная. Этот документ печатается в трех экземплярах - один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров. Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора - разницы в датах быть не должно.

Официальное оформление трудовых отношений является обязанностью работодателя. Согласно ст. 67 ТК срок заключения трудового договора составляет 3 дня с момента допуска человека к работе. Игнорируя эти нормы, многие наниматели до сих пор отдают предпочтение работе без оформления трудового договора.

Плюсы и минусы для работодателя

Не оформляя трудового договора с сотрудником, наниматель преследует определённую выгоду для себя. Она может заключаться в следующем:

  • Возможность не обеспечивать работника нормальными и безопасными условиями труда, ведь на него не распространяются нормы ТК в этой области.
  • Отсутствие необходимости делать за работника налоговые отчисления, что значительно сокращает расходы работодателя.
  • Право в любой момент прекратить трудовые отношения с сотрудником при этом, не соблюдая гарантии, предусмотренные ТК для отдельных категорий работников (уведомление об увольнении, выплата выходного пособия, ограничение увольнения беременных женщин, лиц предпенсионного возраста и т.д.).
  • Отсутствие конкретных сроков уплаты заработной платы, а также её размеров.

Единственным минусом трудоустройства без оформления для работодателя является ответственность, предусмотренная законом.

Ответственность работодателя

Ответственность работодателя за работу его сотрудников без трудового договора можно разделить на 3 типа:

Некоторые факты

  1. Налоговая. При официальном трудоустройстве работодатель должен производить отчисления в фонды социального, медицинского страхования, страхования от несчастных случаев, а также в пенсионный фонд в общей сложности в размере около 34% от заработной платы работника.
    Цель этих взносов – обеспечить периоды нетрудоспособности работника. Не заключая трудовой договор, работодатель лишает своего сотрудника возможности рассчитывать на выплаты при болезни и выходе на пенсию, а тратит деньги на увеличение собственной прибыли.
    В связи с этим ст.123 Налогового Кодекса обязывает работодателя нарушающего права работников не только в полном объёме возместить недоплаченные отчисления, но и заплатить штраф в размере 20% от них.
  2. Административная. Ст. 5.27 КоАП предусматривает для работодателя, допустившего человека к работе, но не оформившего с ним трудовые отношения соответствующим образом, наказание в виде штрафа от 10 до 20 тыс. рублей. Работой без оформления считается и договора найма, заключённый в соответствии с Гражданским Кодексом, хотя по факту человек выполняет в организации обязанности, регулируемые ТК. За него ст.5.27 КоАП предусматривает штраф от 10 до 20 тыс. для должностных лиц и от 50 до 100 тыс. – для юридических лиц.
  3. Уголовная. Если сумма недоплаченных налогов и сборов подпадает под понятия крупного или особо крупного размера, работодателя привлекут к уголовной ответственности по ст. 199.1 УК. За это преступление может быть назначено наказание в виде штрафа до 500 тыс. рублей, ареста или лишения свободы до 5 лет.

При оформлении сотрудника работодатель должен оформить следующие документы: 1) издать приказ о приеме; 2)внести запись в трудовую книжку; 3) предоставить должностную инструкцию в соответствии со штатным расписанием. Кроме того, руководитель компании должен ознакомить нового работника со всеми локальными актами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия и сотрудника. При ознакомлении с документами ставиться подпись работника.

Плюсы и минусы для работника

Выгоды работы без оформления заключаются в следующем:

Любопытная информация

При обращении работника в инспекцию по труду может быть проведена проверка деятельности предприятия, в том числе законность приема сотрудника, а также соблюдение прав и гарантий работника во время выполнения рабочих обязанностей и порядок увольнения. Тем не менее трудовая инспекция не располагает большими полномочиями и может только зафиксировать нарушение и вынести указание о его устранении в определенный срок и выписать штраф.

  • Получение более высокой заработной платы. Достигается за счёт того, что наниматель отдаёт на руки работнику часть налоговых вычетов, которые он не уплачивает в связи с отсутствием официального трудоустройства. Кроме этого работник может работать больше часов, чем этом предусмотрено трудовым законодательством, за что наниматель будет осуществлять доплату.
  • Работа без документов. Работнику, не заключающему трудовой договор, без официального трудоустройства не нужно предоставлять работодателю документы об образовании, состоянии здоровья и т.д. Многие иностранные граждане работают неофициально, чтобы не получать в ФМС соответствующую разрешительную документацию.
  • На работника не возлагаются дополнительные обязательства в виде возмещения материальной ответственности работодателю, сохранения коммерческой тайны, уведомления нанимателя о желании уволиться и т.д.
    Тем не менее плюсы работы без договора не перевешивают негативные последствия такого трудоустройства.
  • Не соблюдаются гарантии, предоставляемые Трудовым Кодексом: оплачиваемый отпуск и больничный, соблюдение норм рабочего времени и перерывы в работе, предоставление социальных отпусков, обеспечение безопасности на рабочем месте и т.д.
  • Неуверенность в заработной плате. В связи с тем, что документов, подтверждающих оговоренную сумму заработной платы, нет, наниматель может по своему усмотрению менять её размер и порядок выплаты.
  • Отсутствие трудового стажа. Всё время неофициальной работы не входит ни в общий трудовой стаж, ни в специальный (например, если человек работает на Крайнем Севере), поэтому по достижении пенсионного возраста такой работник останется без государственных выплат.
  • Неуверенность в сроке работы. Работать без трудового договора можно до тех пор, пока наниматель заинтересован в сотруднике. В любой момент он может прекратить трудовые отношения с человеком, при этом работник останется без выходного пособия и без гарантий приоритетного оставления на рабочем месте, которое предусматривает ТК для отдельных категорий граждан (инвалидов, беременных женщин, одиноких родителей и т.д.)

Отказ работодателя оформлять отношения должен насторожить работника уже с первых дней работы. Если наниматель утверждает, что берёт человека на испытательный срок и поэтому не видит необходимости заключать договор, работник рискует по окончании «испытательного срока» остаться и без работы, и без денежных средств.

В процессе работы без оформления руководство может увеличить рабочие часы свыше установленной нормы, привлечь работника к выполнению обязанностей даже в выходной день или ночью, не заботясь о действующих гарантий, указанных в ст.152-154 ТК РФ.

Что делать, если наниматель не заключает трудовой договор

Законодательство предусматривает 2 варианта официальных трудовых отношений: срочные и бессрочные, наниматель сам определяет какой договор заключить с работником. Работать без оформления рискованно для работника, но если такая ситуация произошла есть несколько вариантов решения:

  • Настоять на заключении трудового договора;
  • Уволиться из организации;
  • Продолжить работу неофициально, попутно собирая документы, при помощи которых можно будет доказать факт трудовых отношений.

Дело в том, что закон защищает работников, трудившихся без оформления, от произвола нанимателей, которые могут не только в любой момент выгнать работника, но и не выплатить ему заработную плату.

Так, ст. 67 ТК говорит о том, что допуск нанимателем или его уполномоченным лицом работника к выполнению трудовых обязанностей приравнивается к заключению трудового договора, несмотря на то, что на самом деле он может быть не оформлен. То есть работник без официального трудоустройства может обращаться в суд за восстановлением на рабочем месте и выплатой зарплаты, но для этого ему необходимо доказать суду факт трудовых отношений.

В ролике ниже юрист рассказывает об особенностях работы без оформления

Доказательства работы без оформления

В качестве доказательств работник может использовать свидетельские показания людей, работавших совместно с ним, а также письменные документы:

  • Персональная медицинская книжка сотрудника, если он проходил ежемесячные осмотры у работодателя;
  • Выписка из банковского счёт, подтверждающая ежемесячные переводы денежных средств в качестве заработной платы;
  • Путевые листы для водителей;
  • Доверенность на совершение каких-либо действий от лица организации;
  • Письменное или электронное приглашение на работу;
  • Другие документы, содержащие подписи работника или указание его фамилии.

Если суд признает факт работы без оформления трудового договора, работодателю придётся восстановить сотрудника на работе и выплатить задолженность по заработной плате. Однако время такой работы всё равно не будет учитываться в трудовой стаж для назначения пенсии.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

  • Сообщение работодателю обязательных сведений.

    • Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

    к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

    ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

    При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

    Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

    3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

    Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

    4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

    5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

    7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

    8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

    10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 .

    Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

    11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

    В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

    • Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
    • Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 ). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
    • Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

    При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

    Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов). материалы по кадрам из базы журнала "Кадровик-практик" и "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

    Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается.

    Бизнес не возможен без людей, поэтому организациям и индивидуальным предпринимателям для осуществления предпринимательской деятельности нужен персонал. В первую очередь, нужны постоянные работники, образующие основную команду. Таких работников принимают по трудовым договорам, и взаимоотношения с ними регулируются Трудовым кодексом. Расскажем, как правильно провести оформление приема на работу, не допустив ошибок и выполнив все требования законодательства.

    Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

    При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., « »). Без них прием на работу не состоится.

    Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

    Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

    Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

    Шаг 4. Заключаем трудовой договор

    После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

    Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

    Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., « »). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.