Доверенности на получение и выдачу тмц. Составляем доверенность на получение материальных ценностей

Для того, чтобы сотрудник организации мог получить у контрагента денежные средства или товарно-материальные ценности, ему необходимо выписать соответствующую доверенность по установленной форме (М-2 или М-2а). Доверенность может быть выписана лишь на сотрудников, которые официально трудоустроены в организации. Не допустимо выдавать данный документ лицам, которые не являются работниками фирмы. В статье рассмотрим как заполнить доверенность на получение товара образец и бланк, которые можно скачать приложены в конце.

Доверенность может быть выписана сотруднику по двум установленным межотраслевым формам:

  • Форма № М-2 , применятся в случае однократного получения денег или товарно-материальных ценностей (ТМЦ) сотрудником организации, поэтому новый документ выписывается каждый раз, когда необходимо совершить соответствующую операцию. Для регистрации выданных доверенности применяется отрывной корешок на документе, который необходимо заполнять и хранить в бухгалтерии в хронологическом порядке.
  • Форма № М-2а , применяется регулярном получении ТМЦ у одного поставщика в течение определенного периода времени. Документ выписывается в одном экземпляре. Для регистрации в бухгалтерии выписанных доверенностей применяется специальный журнал установленной формы № М-3 (скачать шаблон в ворде можно в конце статьи), так как на самом бланке отсутствует отрывной корешок.

Доверенность форма м2 образец заполнения (М-2а)

Заполнение лицевой стороны

Для того, чтобы документ был действителен, необходимо правильно заполнить доверенность. Заполнение начинается с правого верхнего угла – указываются коды классификаторов вашей организации и ее наименование. Проставляется очередной номер доверенности, дата составления и сроки ее действия. Отметим, что без указанной даты заполнения документ будет считаться не действительным.

Согласно действующему законодательству срок применения доверенности может доходить до трех лет. Если товар получается длительное время у одного поставщика, то на практике довольно часто ограничивают срок действия документа меньшими периодами, например, выписывают его на месяц, в течении которого предоставляют обновленный экземпляр. Однако вы можете выбрать и другие сроки. Если у вас разовая доверенность, то указывают меньшие сроки, как правило, от недели до двух, так как вывоз ТМЦ происходит обычно в данный период.

Так же в документе необходимо указать другие сведения об организации:

  • Наименование потребителя, в данном случае это наименование организации, которая выписывает документ.
  • Данные о плательщике, если это оно и тоже, то дублируется данные об организации, либо вносится запись – “Он же”.
  • Почтовый адрес организации.

Ниже указываются данные о сотруднике, на которого выписывается доверенность на получение товара:

  • Его должность.
  • Фамилия, имя, отчество.
  • Данные документа удостоверяющего личность (паспорт) – серия, номер, когда и кем выдан, дата получения.

Обращаем внимание, что ТМЦ вашему сотруднику выдадут лишь в том случае, если сведения паспорта и данные записанные в документе совпадут при предъявлении этих бумаг контрагенту.

В конце лицевой стороны заполняется от кого получаются ТМЦ и документ основание, например, номер накладной и ее дата: “Накладная № 216 от 05.11.2015”. На оборотной стороне заполняются данные о тех ТМЦ, которые подлежит получить сотруднику.

Заполнение оборотной стороны

Оборотная сторона бумаги нужна для указания всех необходимых сведений о тех товарно-материальных ценностях, которые надобно получить сотруднику по данному документу. В таблице пишется следующая информация:

  • Номер по порядку.
  • Наименование ценностей.
  • Количество указанных ТМЦ и единица их измерения. Графу количество необходимо заполнять прописью, так как цифры при желании можно дописать. Если в графе получается пустое место после заполнения, то остаток прочеркивается. Если в графе присутствуют пустые строки, то их также необходимо прочеркнуть. Можно прочеркнуть каждую строку, либо на оставшемся месте нарисовать букву “Z”, чтобы она закрывала все оставшееся пустое место.

Далее сотрудник должен поставить свою подпись, только после этого документ заверяется главным бухгалтером и руководителем организации. Если сотруднику вручают документ, составленный по форме № М-2, то он должен еще расписаться в получение на корешке, а если по форме М-2а, то в журнале выдачи доверенностей.

Если сотрудник по какой-либо причиной не воспользовался выписанной ему доверенность, то сразу поле окончания ее сроков действия она сдается в бухгалтерию, а на корешке или журнале учета вносится запись “не использована”. Документ необходимо хранить до конца текущего года у ответственного лица.

В отрывном корешке содержатся сведения о сроке действия доверенности, ее номере, сотруднике, который ее принял (ФИО и должность), а также данные о дате получения ТМЦ и подтверждающем документе.

После истечения срока доверенности никто не имеет права ни получать, ни выдавать на ее основе какие бы то ни было товары и материалы. Надо ли регистрировать документ Каждую выданную доверенность секретарь компании, делопроизводитель или иной сотрудник, в обязанности которого входит учет исходящей документации, обязан вносить в специальный журнал. Как правильно составить и оформить доверенность М-2 Уже из названия доверенности ясно, что она имеет стандартный вид, поэтому оформление ее строго регламентировано законом. Все ячейки нужно заполнять обязательно, не допуская никаких ошибок и корректировок – если таковые все же будут, лучше не вносить в бланк исправления, а создать новый документ. При заполнении межотраслевой формы М-2 следует использовать данные из паспорта доверенного лица или иного документа, удостоверяющего его личность.

Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей.

Разница между этими формами заключается в том, что форма доверенности М2 выдается для однократного принятия товара, а форма М2а доверенности - для регулярной периодической приемки. Доверенность М2 состоит из 2 частей: отрывной и основной.


Внимание

Отрывная часть остается у бухгалтера, основная же отдается доверенному лицу. В отличие от М2 доверенность формы М2а отрывной части не имеет, поэтому бухгалтер ведет соответствующий журнал и регистрирует все выдачи.


Доверенностью М2 или М2а организация уполномочивает своего сотрудника на получение им каких-либо товарно-материальных ценностей. В зависимости от регулярности получаемого товара выбирается подходящая форма доверенности.

Типовая межотраслевая доверенность по форме м-2

Подпись доверителя также должна присутствовать на бланке и должна быть заверена руководителем предприятия или лицом, уполномоченным действовать от его имени. Одну доверенность можно выдавать на получение товара от одного поставщика сразу по нескольким сопроводительным документам – в форме М-2 надо только указать все их реквизиты.

Но если поставщики разные, то в каждом случае потребуется создание индивидуального документа. Доверенность составляется в единственном оригинальном экземпляре.

Она состоит из двух частей:

  1. одна, после заполнения, отрывается и остается у бухгалтера,
  2. вторая же – основная, передается доверенному лицу.

Как правильно оформить доверенность формы м2 -бланк?

Форма М-2 – это доверенность руководителя организации на кого–либо из сотрудников для получения товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк формы М-2 .xlsСкачать образец заполнения формы М-2 .xlsСкачать пустой бланк формы М-2 .docСкачать пустой бланк формы М-2а.doc Для чего нужна доверенность по форме М-2 Обычно к составлению такого документа прибегают представители тех компаний, в которых получение каких-то товаров или материалов по доверенности происходит с высокой периодичностью и в массовом порядке.

Инфо

Однако при этом доверенность формируется чаще всего для однократного принятия товара и на строго ограниченный период. Основанием для составления доверенности служит договор, заключенный между предприятиями: о поставке, купле-продаже и т.п., а также приходники, накладные, акты, счета-фактуры и прочие подобного рода бумаги.

Доверенность на получение тмц м-2 и м-2а

Пример заполнения Доверенности на получение оборудования — форма № М-2. Уважаемые клиенты! В целях сокращения времени на оформление документов при получении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складах нашей компании, просим вас обеспечить ваших представителей правильно оформленными доверенностями.
1. Доверенность на получение ТМЦ должна быть оформлена на бланке типовой формы № М-2, либо в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих реквизитов:

  • наименование организации, выдавшей доверенность и ее реквизиты (ИНН, адрес, расчетный счет, наименование банка),
  • порядковый номер доверенности,
  • дата выдачи,
  • срок действия,
  • ФИО, паспортные данные лица, которому выдана доверенность,
  • ПРАВИЛЬНОЕ наименование поставщика товара (ООО «МИТЭК»),
  • наименование и номер документа, по которому отпускается товар;

Доверенность на получение товара

Доверенности Доверенность на получение ТМЦ форма М-2 и М-2а – документ, на основании которого доверенное лицо сможет получать товарно-материальные ценности от имени доверителя у поставщика. Бланк форма М-2 – скачать в формате doc. Бланк форма М-2а – скачать в формате doc.

Форма М-2 содержит отрывной корешок, содержащий основную информацию о доверенности и доверенном лице. Заполненная доверенность отрывается, корешок остается в бухгалтерии и подшивается в специальную папку.

Форма М-2а такого корешка не имеет, поэтому сведения о выписанной доверенности подлежат занесению в специальный регистрационный журнал. Доверенность, заполненная с использованием этой формы, удобна в применении в том случае, если получение ТМЦ происходит у одного и того же поставщика или же получение разовое. В рамках данной статьи разберем порядок заполнения именно этого бланка доверенности.

Правила заполнения доверенности

М-2 В отличие от доверенностей, которые пишутся в свободной форме и которые можно выписывать на любое физическое лицо и даже стороннюю организацию, типовую доверенность М-2 можно выдавать только работникам предприятия, числящимся в ее штате. Обычно функция по оформлению доверенности ложится на специалиста бухгалтерского отдела, который контролирует финансовую часть проводимой сделки, а также процесс получения и приходования товарно-материальных ценностей, но она также в обязательном порядке должна быть завизирована директором компании. На какой срок выдается доверенность Как правило, доверенность по форме М-2 на получение каких-то конкретных товаров или материалов выдается на срок, не превышающий двух недель, однако в некоторых случаях, этот период может быть продлен до одного месяца (например, если получение товарно-материальных ценностей происходит у одного и того же поставщика).

Правильно заполняем типовую межотраслевую форму м-2

В 1-м блоке (в левой части листа) приводятся данные, отражающие всю информацию о выданной доверенности (она остается у оформляющей документ стороны для учета выданных доверенностей):

  • номер выданной доверенности, дата ее выдачи, длительность действия;
  • Ф. И. О. и должность сотрудника, на которого оформлен документ;
  • подпись доверенного лица, подтверждающая получение документа;
  • название поставщика, у которого нужно забрать ТМЦ;
  • номер и дата первичного документа, по которому осуществляется получение материальных ценностей;
  • номер и дата документа, который подтверждает получение ТМЦ.

Во 2-м блоке (в правой части листа) должны присутствовать:

  • название и адрес стороны, выдающей доверенность;
  • номер, дата, срок действия доверенности;
  • Ф. И.

Доверенность на получение товара и тмц. форма м-2 и м-2а. правила заполнения

Доверенность должна быть заполнена полностью и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана. При этом необходимо иметь в виду, что в доверенности должны быть перечислены

  • если в доверенности указано, что ТМЦ отпускаются по договору, то их перечень (в соответствии с договором), в обязательном порядке должен быть заполнен на оборотной стороне доверенности,
  • если в доверенности указано, что ТМЦ отпускаются по счету, их перечень на оборотной стороне доверенности прочеркивается;

Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными (в этом случае должен быть приказ) и заверена печатью этой организации; 4. Доверенность не должна быть просрочена.

Ваш аккаунт создан!

После этого вносятся данные о предприятии-потребителе (т.е. опять же той компании, которая выдает доверенность), его название и адрес, а также номер расчетного счета и сведения о банке, в котором он обслуживается.

  • Заполняем должность, фамилия-имя-отчество представителя организации, который будет действовать на основании этой доверенности и его паспортные данные: серия, номер, дата и место выдачи (при получении товара представитель организации вместе с бланком доверенности должен предъявлять и свой паспорт).
  • Чуть ниже вписывается название организации-поставщика и ссылка на документ, по которому происходит выдача товарно-материальных ценностей (в данном случае это договор).
    • Оформление третьей части формы М-2 Третья часть межотраслевой формы М-2 включает в себя таблицу, в которую вносятся все товары и материалы, которые уполномочен получить доверенный человек.

Форма м-2 для доверенности на получение товара

Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365) Скачать бланк доверенности М-2а: (Excel) (Word) Посмотрите образец заполнения доверенности: М-2 М-2а Посмотреть полный каталог бланков Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее Специальная программа для малого бизнеса Класс365 — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Бесплатно для одного пользователя Посмотреть как работает Класс365Вход в демо-версию Как правильно заполнить доверенность Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдаётся под расписку получателю.

Д оверенность - это прежде всего документ, поэтому его нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота компании. А раз так, то как и для любого другого документа, должен быть определен порядок его оформления и составления, согласования, подписания, регистрации, выдачи, хранения, порядок отзыва, контроля исполнения доверенностей. Если с порядком отзыва мы разобрались в прошлом номере журнала, то с остальными перечисленными задачами предлагаем разобраться сейчас.

Способы регламентации работы с доверенностями

На многих предприятиях порядок работы с доверенностями не регламентирован. Обычно доверенности готовятся юристами, и порядок подготовки доверенностей определен, скажем так, «на словах». Но на крупных предприятиях, как правило, он закрепляется в локальном нормативном акте. Причем возможны два варианта:

  • утверждение общего порядка выдачи и регистрации доверенностей приказом организации (Пример 20);
  • утверждение Инструкции о порядке подготовки, выдачи, учета, отзыва и контроля исполнения доверенностей (Пример 21).

В том случае, когда Предприятие выдает большое количество доверенностей, порядок работы с доверенностями требует более четкой регламентации, поэтому такой порядок может закрепляться в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по подготовке, учету, выдачи, отзыву и контролю использования доверенностей.

Рассмотрим, какие же основные разделы будет содержать такая Инструкция (обращаем внимание на то, что разделы эти примерные, вы можете их дополнять или исключать в соответствии с вашими потребностями):

  1. Общие положения.
  2. Нормативные ссылки.
  3. Общие правила работы с доверенностями на предприятии:
    1. Порядок оформления запроса на подготовку доверенности.
    2. Подготовка доверенностей (ответственные, оформление на фирменном бланке, разработка типовых форм доверенностей, требования к тексту доверенности).
    3. Подписание, проставление оттиска печати, регистрация и выдача доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
    4. Порядок отзыва доверенностей.
    5. Контроль исполнения доверенностей.
    6. Порядок ведения регистрационного дела доверенностей.
  4. Ответственность по Инструкции.
  5. Порядок пересмотра Инструкции.

Инструкция утверждается приказом предприятия (Пример 21).

Ранее мы рассмотрели различные варианты отзыва доверенностей . Локальными нормативными актами необходимо предусмотреть тот из них, что вам более подходит. Кроме того, следует четко прописать, в какие сроки должна быть возвращена доверенность, которая отозвана.

Контроль за исполнением доверенностей возлагается на руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности. Данный раздел Инструкции не является обязательным. Если же вы все-таки решите включить его, то необходимо будет прописать процедуру такого контроля. Взять на контроль исполнение всех доверенностей практически невозможно. Но в Инструкции можно прописать контроль исполнения тех доверенностей, которые выдаются, например, на совершение разовых действий или для выполнения конкретного поручения, например, для оформления и переоформления лицензий. Для контроля исполнения таких доверенностей можно обязать руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности, раз в квартал (или месяц) представлять отчет о выполнении конкретных поручений, на основании полномочий, определенных в доверенностях. Отчет может представляться одному из руководителей в зависимости от организационной структуры предприятия.

Запрос на подготовку доверенностей.
Подготовка доверенностей

Подготовка доверенностей на предприятии может осуществляться:

  • самим подразделением, которое выступает инициатором подготовки доверенности. В этом случае особое значение приобретают типовые формы доверенностей, которые утверждаются в установленном порядке на предприятии;
  • юридической службой (или юристом при отсутствии юридической службы / юридического отдела);
  • доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета.

На крупных предприятиях подготовка доверенностей возлагается на юридическую службу (юридический отдел). Поэтому должен быть четко определен порядок предоставления ей информации для подготовки доверенности. Для этих целей обычно готовится запрос. Запрос на подготовку доверенности оформляется в виде служебной записки на имя руководителя юридической службы (юридического отдела). В нем указывается:

  • должность и Ф.И.О. лица, которому выдается доверенность,
  • прилагается копия паспорта (частично),
  • наименование организации, куда будет представляться доверенность,
  • полномочия,
  • срок выдачи доверенности,
  • ссылка на возможность передоверия (см. Пример 22).

Если на предприятии в силу специфики его деятельности часто используются однотипные доверенности, то приказом по предприятию можно утвердить формы типовых доверенностей (Пример 23); в этом случае типовые доверенности будут готовить сами ответственные исполнители, а юридическая служба будет только проверять их тексты на соответствие типовым. Возможно также для упрощения документооборота предусмотреть подготовку доверенностей по типовой форме без соответствующего запроса. Шаблон такой доверенности можно настроить в СЭД или выложить отдельным word`овским файлом в локальной сети на сервере предприятия, чтобы все заинтересованные лица могли ею воспользоваться. Это уменьшит количество ошибок при оформлении доверенностей.

Как правильно оформить доверенность?

Но независимо оттого, кто будет составлять доверенности на вашем предприятии, следует помнить правила ее оформления, можно сделать даже своеобразную памятку на этот счет.

Ведь правильное оформление доверенности обеспечивает преимущество вашему предприятию при возникновении споров с контрагентом, а иногда позволяет выиграть дело в суде. Как оформляются реквизиты доверенности, мы расскажем чуть позже, а сейчас посмотрим, что говорит судебная практика. Я думаю, что подходы судов к вопросам оформления доверенностей многих удивят.

Судебно-арбитражная практика

Суд разъяснил, что действующее гражданское законодательство (положения статей 185,189 ГК РФ) не содержит положений о необходимости присвоения подлежащим выдаче доверенностям каких-либо номеров.

(Постановление ФАС МО от 10.09.2007, 03.09.2007 № КА-А40/8959-07 по делу № А40-76383/06-80-286)

Судебно-арбитражная практика

Свернуть Показать

В доверенности был неправильно указан адрес организации, ее выдавшей - он не соответствовал фактическому адресу общества. Это действительно имело место. Но суд разъяснил, что данное обстоятельство не предусмотрено в качестве основания для признания доверенности ничтожной, при этом сослался на п. 5 ст. 185, на ст. 182 и ст. 186 ГК РФ, а также на ст. 57 Закона «Об акционерных обществах».

(Постановление ФАС МО от 28.06.2007, 21.06.2007 № КГ-А40/4265-07 по делу № А40-61271/06-131-421)

Судебно-арбитражная практика

Отсутствие в доверенности образца подписи уполномоченного лица и указания на количество получаемого товара не свидетельствует о ее ничтожности. Так решил суд, сославшись на статьи 185 и 186 ГК РФ.

(Постановление ФАС СКО от 12.12.2006 № Ф08-6278/2006 по делу № А53-3857/2006-СЗ-43)

Анализируя Гражданский кодекс Российской Федерации, можно сделать однозначный вывод о том, что он не содержит каких-либо специальных требований к форме доверенности (они есть только к форме доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и установлены не ГК РФ). Поэтому доверенность можно составлять в произвольной форме, но при этом все-таки следует придерживаться определенных требований.

Подписываем, регистрируем, выдаем доверенность

После подготовки проекта доверенности на представление интересов предприятия , который завизирован всеми необходимыми специалистами, доверенность ложится на подпись руководителю предприятия или иному уполномоченному лицу.

При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) оформляют департаменты (управления) бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать паспортные данные и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. При заполнении доверенности не допускаются исправления, подчистки, помарки.

После подписания доверенности на нее проставляется оттиск печати предприятия, и доверенность передается для регистрации в то структурное подразделение, которое отвечает за учет (регистрацию, выдачу доверенностей) в соответствии с локальными нормативными актами предприятия. Следует разграничивать учет доверенностей на представление интересов предприятия и доверенностей на получение товарно-материальных ценностей.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляют и регистрируют департаменты (управления) бухгалтерского учета. Инструкция Минфина 1967 года содержит и требования относительно регистрации таких доверенностей.

Бухгалтерия должна регистрировать ее в корешке книжки доверенностей (образец полностью заполненной доверенности по форме № М-2 см. в Примере 13 в № 5` 2010 журнала на стр. 60). В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись: «В настоящей книжке пронумеровано ___ листов». Количество листов указывается прописью.

Организации, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей; его форма утверждена той же Инструкцией 1967 года и содержит графы, аналогичные тем, что размещены на корешке книжки доверенностей формы № М-2 (см. Пример 24).

По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия присваивает доверенности порядковый номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке товарно-материальных ценностей.

Журнал регистрации доверенностей на получение товарноматериальных ценностей должен храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ценностей (п. 7 Инструкции № 17).

После того как ТМЦ получена, подотчетное лицо представляет документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу ТМЦ по назначению.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их учреждению на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручения...»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются. Так предписывает Инструкция 1967 года.

Регистрация и факт выдачи доверенностей на представление интересов предприятия осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Это может быть служба ДОУ, юридический отдел или все та же бухгалтерия. Регистрация доверенностей производится в Журнале регистрации и выдачи доверенностей (возможный состав его граф приведен в Примере 25).

Регистрация доверенностей производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Как правило, доверенность на выполнение юридически значимых действий подписывается в одном экземпляре руководителем предприятия (уполномоченным лицом) и выдается под подпись доверенному лицу (он и осуществляет последующее хранение данной доверенности). Но на практике встречаются и другие варианты местоположения доверенностей:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании

Бланки аттестатов, книги для учета бланков об основном общем и среднем (полном) общем образовании, а также все документы (накладные, доверенности и расписки, на основании которых бланки аттестатов получены и выданы) хранятся в установленном порядке, а при смене руководителей органов управления образованием и общеобразовательных учреждений передаются новому руководителю по акту, в котором указывается состояние хранения, учета и наличия бланков с указанием их номеров.

На многих предприятиях ведется учет доверенностей в автоматизированной информационной системе . Если на вашем предприятии осуществляется такой автоматизированный учет, то ответственных за его ведение необходимо зафиксировать в приказе.

Основанием для регистрации в автоматизированной системе является доверенность, подписанная руководителем предприятия.

Как правило, при использовании автоматизированной системы учета доверенностей номер присваивается автоматически. В ней может фиксироваться та же информация, что и в журналах учета из Примеров 24 и 25. При этом регистрационные сведения можно расширить, добавив туда:

  • паспортные данные, место жительства представителя;
  • Ф.И.О. и должность подписавшего доверенность (руководителя организации или уполномоченного лица);
  • наименование ответственного подразделения;
  • реквизиты служебной записки (запроса о подготовке доверенности) с указанием, кто подписал служебную записку (запрос).

Доступ к автоматизированной системе имеют, как правило, все руководители предприятия. Такая система позволяет группировать информацию по доверенностям по различным запросам, что делает работу с доверенностями более удобной.

Порядок ведения регистрационного дела доверенностей

Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей - 5 лет (ст. 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, 2000 год).

Если документооборот ведется только в бумажном виде, то вопросов по ведению журналов, в т.ч. об отражении в них факта выдачи доверенности подписью получателя, не возникает. А как быть, если журналы регистрации доверенностей ведутся в электронном виде? В этом случае в номенклатуре дел следует указать, что документ хранится в электронном виде. А вот зафиксировать факт передачи доверенности уполномоченному лицу можно следующим образом: из системы электронного учета доверенностей распечатывается регистрационная карточка доверенности, которая уже будет содержать всю информацию о выданной доверенности, включая реквизит «отметка о передаче доверенности уполномоченному лицу под подпись», при этом не потребуется заполнять эту карточку вручную. На этой распечатке получатель доверенности и должен будет расписаться. Все распечатанные карточки с оригинальными подписями можно формировать в отдельное дело, срок хранения которого будет совпадать со сроком хранения Журнала учета и выдачи доверенностей.

Обязанности по формированию регистрационного дела возлагаются на тех же ответственных лиц, что занимаются регистрацией доверенностей. Дело формируется из ксерокопий доверенностей, выданных в период одного календарного года, т.е. с 1 января по 31 декабря текущего года. К ксерокопии доверенности подшивается и служебная записка (запрос о выдаче доверенности), если таковая имела место. В случае аннулирования доверенности на ксерокопии делается отметка, например, «Доверенность отозвана приказом предприятия от 03.03.2010 № 45-о/д» . К копии также подшивается оригинал прекращенной доверенности, возвращенный уполномоченным лицом. Срок хранения дела - 5 лет, ЭК.

Следует обратить внимание на то, что Перечень типовых управленческих документов (2000 года) для некоторых доверенностей (их копий и возвращенных оригиналов) устанавливает более длительные сроки хранения . Так, статья 5 предписывает хранить постоянно протоколы заседаний и другие документы к ним (в т.ч. доверенности), если они документируют заседания коллегиальных исполнительных, контрольных / ревизионных, научных / экспертных / методических / консультативных органов организации, а также совещания у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний / пайщиков.

Сноски

Свернуть Показать


Доверенность - официальный документ, позволяющий совершить любые юридически значимые действия, так сотрудник компании при наличии полномочии имеет право получить какой-либо товар от поставщика или продавца, а в некоторых случаях и заключить сам договор поставки или купли-продажи. А именно это доверенность, дающая возможность получить материальные ценности в рамках одной организации. Актуальные , для ознакомления и скачивания. Резонный вопрос - что это за документ, как он оформляется и что из себя представляет?

В отличие от гражданского законодательства в потребительской сфере в зависимости от формы различают два вида доверенностей на получения товара: М-2 и М-2А. Форма М-2 используется в том случае, если товар или иная материальная ценность получается однократно, а М-2А если доверенность необходима для разового использования. Различается и процедура выдача документов. Так, для выдачи формы М-2 необходимо оформить расписку от получателя доверенности. Документ М-2А заносится в книгу учёта, при этом подробно описывается сама доверенность: количество страниц, круг полномочий, адреса, и сфера применения. Помимо вышеуказанной классификации, выделяют доверенности на получение материальных ценностей как от физического лица, так и от юридического. Особенности данных разновидностей рассмотри более подробно чуть дальше.

Общие правила заполнения доверенности.

Основная цель правильного заполнения доверенности это исключение возможности ее использования не уполномоченным лицом, а главное, получение товаров ненадлежащим субъектом. Ведь даже самая небольшая помарка может стать причиной хищения ценностей или их потерей. Действующие законодательство предъявляет строгие требования к заполнению доверенности, так еще в 90-х годах постановление Государственным комитетом статистики России была утверждена инструкция, включающая в себя следующие правила:

1. В обязательном порядке доверенность должна имеет индивидуальный регистрационный номер и быть действующий на момент выдачи. По общему правилу срок не является существенным условием документ и если он отсутствует, то доверенность действительна в течение 10 рабочих дней с момента выдачи.

2. В «шапке» документа необходимо указать наименование организации, при этом в точном соответствии с учредительными документа.

3. Кроме того, указывается полный юридический адрес и индекс предприятия.

4. Данные получателя доверенности заполняются полностью без каких-либо сокращений.

5. Для выдачи и заполнения доверенности необходим документ, удостоверяющий личность, данные с которого также заполняются в полном соответствии с документом.

6. Также в документе подробно описываются материальные ценности, на получение которых выдана доверенность. В частности, указывается тип и номер договора, контрагенты и поставщики товара, наименование, перечень и количество продукции. На корешке указывается срок и номер доверенности, а сам корешок хранится у бухгалтера до окончания срока действия документа.

7. Итоговый документ заверяет печатью организации, притом именно оттиском. Ни в коем случае нельзя воспроизводить печать на принтере, так как наименование компании, ИНН должны отчетливо читаться, а не расплываться по документу.

8. Кроме печати документ заверяется подписями: руководителя, бухгалтера и лица, кому выдается доверенность. При этом подписи выполняются только черной шариковой ручкой. Не допускается простая штамповка или сканирование росписи.

9. Любые исправления, помарки автоматически влекут недействительность доверенности.

Особые требования предъявляются к бланку доверенности на получения товара. Его образец можно либо скачать из сети интернет, либо составит ь в произвольной форме, но важно помнить, что несоблюдение любого из перечисленных услови й влечет отказ в выдач е товаров. Однако, если поставщик всё-таки возьмет на себя риски и выдаст продукцию лицу с неправильно заполненной доверенностью, это не освободит его от ответственности за утрату материальных ценностей. Другими словами, поставщик будет нести ответственность за злоупотребление своими правами. Доверенность - это своеобразная защита собственности организации. Однако это лишь общие правила заполнения доверенности и в зависимости от того, от кого Вы получаете товар, правила могут различаться.

Получение товара от юридического лица: особенности заполнения доверенности.

Рассмотрим особенности заполнения доверенности на получения материальных ценностей от юридических лиц. Так, отличия от общего порядка имеются в сроке действия документа, так в этом случае он составляет 3 года. Как правило, ее выдают на 1-2 месяца по форме М-2 или на две недели по форме М-2А. В графе «Информация о плательщике» указываются банковские реквизиты, обязательные для юридических лиц. Кроме того, в обязательном порядке указываются данные компании-поставщика: наименование, ИНН, организационно-правовая форма. К вопросу о заверение доверенности в этом случае, также нужно отнестись очень внимательно, так как сделки между юридическими лицами заключаются на весьма внушительные суммы, а потому лучше соблюсти нотариально заверенную форму документа.

Так, в большинстве случаев одной подписи руководителя недостаточно для доказательства факта выполнения поручения уполномоченным лицом и компания-покупатель терпит большие убытки из-за потери товара.

Получение товара от физического лица: особенности заполнения доверенности.

К порядку получения материальных ценностей физическим лицом, предъявляются упрощенные требования, ввиду предписаний гражданского законодательства, касающихся сделок в простой письменной форме между гражданами. Так, для личного получения товара у физического лица доверенность необязательна. Эта процедура оформляется накладной или приходной квитанцией с простым заверением руководителем организации. Все что нужно это документ, удостоверяющий личность индивидуального предпринимателя, свидетельство о государственной регистрации и документы на товар. Простота оформления сделки объясняется статусом сторон договора, а именно их ограниченной ответственностью по сравнению с юридическими лицами.

На практике может происходить так, что юридическое лицо требует предъявление доверенности для отпуска товара , руководствуясь якобы Гражданским кодексом, однако положения главы «Представительство» не содержит указания на обязательность оформления доверенности на получения товара лично. И в этом случаи требования компании являются неправомерными.

Однако из общего правила есть несколько исключений. Так, если руководитель компании является физическим лицом некоторые материальные ценности могут выдаваться только на основе доверенности. При взаимоотношениях с посторонним для предприятия человеком в частных случаях представительство также является обязательной, например, генеральная доверенность на получения товара от конкретного юридического лица.

Когда доверенность является недействительной?

При обнаружении помарок ил подчисток другая сторона вправе требовать признание такого документа недействительным. Однако, эту проблему можно решить простой подписью руководителя, подтверждающей согласие лица со всеми исправлениями. Еще одной причиной недействительности доверенности является использование бланка не соответствующего требованиям законодательства. Не менее важным нарушением является истечения срока действия документа, при этом в этом случае отпуск товаров не производится.

ВАЖНО: отпуск материальных ценностей без доверенности влечет административную или уголовную ответственность!

В опрос об использовании доверенностей на получение или выдачу товарно-материальных ценностей (ТМЦ) заслуживает серьезного внимания. Если ТМЦ будут переданы ненадлежащему лицу, то факт получения товара, возможно, придется устанавливать в судебном порядке. Кроме того, у продавца есть большие риски не получить деньги, причитающиеся за товар. То же самое касается передачи товара покупателю ненадлежащим лицом со стороны продавца. В статье мы рассмотрим правила оформления доверенностей на выдачу и получение ТМЦ, а также порядок их регистрации.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (так сказано в п. 1 ст. 185 ГК РФ). Мы рассмотрим следующие виды доверенностей, обычно применяемые при передаче / получении товара:

  • доверенность на получение ТМЦ представителем покупателя;
  • доверенность на выдачу ТМЦ и подписание необходимых документов представителем продавца (или поставщика). Она используется реже, потому вызывает больше вопросов у практиков.

Доверенности на получение ТМЦ

Когда нужны такие доверенности?

Как правило, доверенность на получение ТМЦ является документом, подтверждающим полномочия покупателя получить товар от продавца по .

В договоре стороны могут предусматривать иные условия, нежели те, которые указаны в ст. 458 ГК РФ, и по своему усмотрению прописать момент исполнения обязательства по передаче товара покупателю. Таким моментом может быть:

  • передача товара на складе продавца;
  • передача товара на складе покупателя;
  • передача товара в ином месте доставки, согласованном сторонами. Все возможные места доставки при этом должны быть перечислены в договоре.

При получении представителем покупателя товара продавец вправе проверить документы, подтверждающие его полномочия. Таким документом на практике является, как правило, доверенность.

Исключением является передача товара на складе покупателя. В этой довольно распространенной ситуации подразумевается, что на складе не могут работать чужие люди, и в любом случае они являются работниками покупателя - материально ответственными лицами, действующими в рамках своих трудовых обязанностей. Таким образом, организация-покупатель как сторона договора действует через своих работников. Ей не требуется дополнительно оформлять на сотрудников доверенности на получение товара.

Пример 1

Свернуть Показать

ООО «Поставщик» заключило договор поставки продовольственных товаров с ООО «Покупатель». В разделе «Условия доставки товаров» было указано: «Поставщик обязуется поставить указанное в заявке Покупателя количество Товаров путем их доставки на склад Покупателя, находящийся по адресу: г. Москва, ул. Красноказарменная, д. 4, в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения заявки Покупателя».

ООО «Поставщик» своим автотранспортом доставило товар на склад покупателя в установленный срок. Далее работники ООО «Покупатель» зафиксировали прибытие автотранспорта ООО «Поставщик» и после разгрузки начали приемку товара.

У представителя ООО «Поставщик» не возникло сомнений в том, что товары принимают ответственные работники со стороны ООО «Покупатель», поскольку они продемонстрировали ему памятку приемщика товаров, являющуюся приложением к трудовому договору. В этом случае необходимости представления доверенности для подтверждения полномочий представителя ООО «Покупатель» не требовалось. Эти полномочия были очевидными.

В данном случае кладовщик, принимающий товар на складе покупателя, явно является его представителем. Полномочие конкретного физического лица действовать от имени юридического лица может быть очевидным и в ряде других аналогичных случаев: продавец или кассир в розничном магазине и т.п. (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Судебная практика

Свернуть Показать

В постановлении ФАС Центрального округа от 20.07.2010 по делу № А68-12245/09 арбитры пришли к выводу о необоснованности довода ответчика о том, что товар принимали и товарные накладные подписали неуполномоченные лица. Суд указал, что получение товара без доверенности само по себе не означает, что товар не был доставлен покупателю. Представленные истцом товарные накладные суд признал надлежащими доказательствами поставки, т.к. на них была проставлена печать организации и имелась подпись получателя товара.

Свое решение арбитры обосновали ссылкой на п. 1 ст. 182 ГК РФ. Кроме того, согласно п. 11 Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» при централизованной доставке отпуск товаров и материалов поставщиками может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров обязан сообщить поставщикам образец печати, которую материально ответственное лицо, получившее завезенный товар, ставит на сопроводительных документах (накладной и т.п.), остающихся у поставщика, кроме того это лицо должно поставить свою подпись о получении ценностей.

Аналогичный вывод сделан в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 14.03.2011 по делу № А56-12774/2010, ФАС Уральского округа от 14.12.2009 № Ф09-8471/09-СЗ и др.

Пример 2

Свернуть Показать

ООО «Поставщик» централизованно поставило товары в ООО «Покупатель». Приемка проводилась на складе ООО «Покупатель» его работниками - материально ответственными лицами. Сотрудники, непосредственно принимавшие товары, проставили свои подписи о получении ТМЦ на экземплярах товарных накладных, а также продемонстрировали представителю ООО «Поставщик» печать ООО «Покупатель» и поставили ее оттиск в документах. Представитель поставщика, учитывая, что печать организации не может находиться у посторонних лиц, не требовал предъявления доверенности на получение ТМЦ. По его мнению, необходимость в этом отсутствовала.

Однако договором была предусмотрена возможность самовывоза товаров со склада поставщика силами и транспортом ООО «Покупатель». В такой ситуации если бы представители покупателя принимали товары на складе ООО «Поставщик», то помимо скрепления товарной накладной печатью ООО «Покупатель» предоставили бы работникам поставщика сопроводительное письмо следующего содержания:

В Примере 2 мы показали случай, когда полномочия представителей покупателя явствуют из обстановки, а также, как при необходимости можно сообщить поставщику образец печати организации-покупателя.

Кому выдавать?

Ограничений круга лиц, которым может быть выдана доверенность на получение ТМЦ, законодательство не предусматривает. Доверенность может быть выдана как работнику, так и лицу, не числящемуся в штате организации-покупателя.

В таком случае может возникнуть справедливый вопрос: а зачем выдавать доверенность работнику организации ? Ведь то, что он работает в организации-покупателе и в его обязанности входит приемка товара, отражено в его трудовом договоре, должностной инструкции, а может, и в локальном нормативном акте, например, в инструкции о порядке приемки товара. То есть его полномочия на получение товара можно подтвердить и без выдачи специальной доверенности.

Чтобы ответить на этот вопрос, следует прежде всего обратиться непосредственно к договору, поскольку мы отметили, что если получение товара осуществляется на складе продавца либо в ином месте доставки товара, согласованном сторонами в тексте договора, но отличного от склада покупателя и от склада продавца, то продавец не может быть уверен, что к нему за товаром приехал именно представитель покупателя и что он передает товар надлежащему лицу. Более того, полномочия покупателя в данном случае не явствуют из обстановки, как это возможно при получении товара на складе покупателя.

Таким образом, если работник покупателя не является руководителем этой организации, то представлять ее перед любыми третьими лицами он может только по доверенности (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Следовательно, ее предъявление продавцу при получении товара является обязательным.

Как мы установили, доверенность на получение ТМЦ может быть выдана и лицам, не состоящим в штате организации-покупателе . На практике такой вариант не является редкостью. В основном это происходит в случаях, когда осуществляется разовая купля-продажа или поставка небольшой партии товара, а для этого можно привлечь и постороннего человека. Другое дело, что такой человек для покупателя не будет являться материально ответственным лицом. А это существенный риск покупателя - не получить предназначенный ему товар, но иметь при этом обязательство его оплатить, а затем пытаться привлечь к ответственности данное лицо в судебном порядке (и не в рамках трудовых отношений, что было бы гораздо легче).

Кроме того, договором может быть предусмотрена доставка товара силами транспортной компании , то есть продавец передает товар представителям такой компании по отдельному договору перевозки или договору транспортной экспедиции. Доверенность на конкретное лицо, имеющее право получать ТМЦ, выдает в таком случае транспортная компания. Причем в этой ситуации также отсутствуют ограничения по кругу лиц, то есть данная компания может выдать доверенность как своему работнику, так и иному лицу.

Как оформить доверенность?

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, составляется в письменном виде в произвольной форме с соблюдением требований ст. 185-187 ГК РФ. Так, обязательными требованиями к составляемой организацией доверенности являются:

  • письменная форма (п. 1 ст. 185 ГК РФ);
  • наличие даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
  • наличие подписи руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами организации, а в случае выдачи доверенности организацией, основанной на государственной или муниципальной собственности, - также подписи главного (старшего) бухгалтера (п. 5 ст. 185 ГК РФ);
  • наличие печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Если указать в доверенности лишь перечисленные в ГК РФ реквизиты, то она не будет являться полноценным документом. В связи с этим опишем и другие необходимые реквизиты доверенности:

  • наименование и эмблема организации (на практике обычно указываются на бланке);
  • наименование документа - «Доверенность»;
  • регистрационный номер документа (не обязателен, но желателен);
  • дату принято писать прописью (не только месяц, но и день, год);
  • место выдачи доверенности - населенный пункт;
  • текст доверенности, включающий в себя:
    • полное (дополнительно можно указать и сокращенное) наименование организации-доверителя, а также адрес ее места нахождения, дата и место государственной регистрации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика;
    • должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего доверенность от имени организации;
    • фамилию, имя, отчество доверенного лица, удостоверяющий личность документ и его реквизиты, адрес регистрации по месту жительства;
    • объем полномочий: перечень сделок, для совершения которых выдается доверенность, указание на третье лицо, перед которым доверенное лицо будет представлять интересы доверителя, указание на то, какие документы имеет право подписывать доверенное лицо и какие еще действия может выполнять;
  • срок действия доверенности;
  • сведения о выдаче доверенности с правом передоверия (если такое право предоставляется);
  • образец подписи доверенного лица.

Пример 3

Оформление доверенности на получение ТМЦ в произвольной форме

Свернуть Показать

В практике работы торговых организаций часто применяются унифицированные формы доверенностей на получение ТМЦ № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Выдача таких доверенностей предусматривается и действующей в настоящее время в части, не противоречащей ГК РФ, Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее - Инструкция).

Применение указанных унифицированных форм не является обязательным. Покупатель может использовать и иную форму доверенности, более привычную для него. Тем не менее он должен указать в ней все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Обратите внимание, сейчас не подлежат применению следующие положения пунктов 1, 3 и 4 Инструкции, не соответствующие ГК РФ:

  • выдача доверенностей исключительно работникам организации;
  • подписание доверенностей лицами, уполномоченными руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером, с оформлением права подписи доверенности приказом;
  • запрет выдачи доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны;
  • ограничение срока действия доверенности пятнадцатью днями, календарным месяцем, календарным кварталом.

Более того, совсем недавно ВС РФ решением от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 признал недействующим абз. 2 п. 1 Инструкции, в котором, в частности, говорится о том, что выдача доверенностей лицам, не работающим на данном предприятии (организации, учреждении), не допускается.

Тем не менее, учитывая требования Инструкции, не противоречащие действующему законодательству, унифицированные формы доверенностей на получение ТМЦ оформляются с некоторыми особенностями:

  • в доверенности необходимо четко перечислить ТМЦ, получаемые от определенного поставщика и по конкретному документу (наряду, счету, договору, заказу, накладной или другому заменяющему их документу) или нескольким документам, при этом нужно указать номера и даты этих документов (п. 2 Инструкции).
    Перечень подлежащих получению ТМЦ, предусмотренный на обороте доверенности, заполняют в тех случаях, когда в документе на отпуск ценностей, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ТМЦ. Если же такой список есть, то перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается буквой Z;
  • регистрация и учет доверенностей ведется бухгалтерией (п. 3 Инструкции);
  • лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ТМЦ (или их части) представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче ТМЦ на склад или материально ответственному лицу (п. 7 Инструкции);
  • доверенность наряду с руководителем организации должна быть подписана главным бухгалтером.

О необходимости подписи главбуха скажем подробнее. На первый взгляд, такое требование спорно, если доверенность выдает компания, не основанная на государственной или муниципальной собственности. По большому счету, оно не соответствует п. 5 ст. 185 ГК РФ. Попробуем разобраться.

Так, в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность, в свою очередь, не является ни денежным, ни расчетным документом. Однако согласно п. 8 Инструкции главный (старший) бухгалтер обязан обеспечить:

  • контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
  • инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;
  • своевременный контроль на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.п.) за использованием доверенностей;
  • контроль за своевременным представлением приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Следовательно, требованием о наличии в доверенности на получение ТМЦ по унифицированной форме подписи главного (старшего) бухгалтера пренебрегать не стоит.

Срок действия

Срок действия любой доверенности, в том числе и на получение ТМЦ, не должен превышать трех лет. Если же в доверенности срок ее действия вообще не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Соответственно, день ее совершения (дата выдачи) должен быть в ней указан в обязательном порядке. Доверенность, в которой не указана дата ее составления, ничтожна.

Конечно, удобнее выдать доверенность на максимальный срок. Однако сделать это не всегда возможно. Например, если товар поставляется централизованно и каждый раз перечень получаемого товара отличается от предыдущего, то и обобщить его не всегда представляется возможным. Кроме того, поставщики часто просят оставить им оригинал доверенности, чтобы приобщить его к подписанной доверенным лицом накладной.

Пример 4

Заполнение доверенности на получение ТМЦ по унифицированной форме № М-2

Свернуть Показать

Регистрация, учет и хранение

Инструкция обязывает бухгалтерию организации регистрировать доверенности на получение ТМЦ по унифицированным формам № М-2 и № М-2а. Необходимо это прежде всего для того, чтобы иметь возможность контролировать движение ценностей и действия материально ответственных лиц.

Согласно п. 6 Инструкции выданные доверенности регистрируются в корешке книжки доверенностей, то есть в отрывной части доверенности по форме № М-2. До начала выдачи доверенностей все листы книжки должны быть пронумерованы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись:

Пример 5

Свернуть Показать

Если компания часто выдает доверенности на получение ТМЦ, то их можно регистрировать в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей» по образцу, также утвержденному Инструкцией. В этом случае для составления самих доверенностей используется форма № М-2а.

Рассмотрим пример заполнения Журнала учета выданных доверенностей (он составлен по форме № М-3, утв. постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Данное постановление утратило силу в части применения интересующих нас форм, но журнал многие продолжают составлять именно по этой форме).

Пример 6

Заполнение Журнала учета выданных доверенностей

Свернуть Показать

Книжки доверенностей по унифицированным формам и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Даже если ваша организация применяет не унифицированные формы доверенностей, а разработанные самостоятельно, регистрировать и учитывать их все равно нужно.

В соответствии с п. 7 Инструкции лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частично, представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ.

Независимо от того, какие формы доверенностей на получение ТМЦ использует организация, они обычно передаются поставщикам и остаются у них вместе со вторым экземпляром товарной накладной либо иного документа, подтверждающего передачу товара.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 10 инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Однако Инструкцией предусмотрены и случаи возврата доверенностей выдавшему их лицу:

  1. при аннулировании доверенности (отмены доверенности лицом, выдавшим ее): при лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отбираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность будет нести уже поставщик (п. 5 Инструкции). В подобных случаях об отмене доверенности необходимо извещать и доверенное лицо, которому она была выдана (ст. 189 ГК РФ);
  2. при неиспользовании доверенности: неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей в графе «Отметки о выполнении поручений» (п. 7 Инструкции).

Выданные доверенности должны храниться в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее - Перечень). Но и в этом вопросе имеются некоторые исключения.

Независимо от того, в какой форме выдана доверенность - в унифицированной или произвольной, общий срок хранения доверенностей на получение ТМЦ (хранятся, как правило, организациями - поставщиками товара), включая аннулированные доверенности на получение ТМЦ (хранятся, как правило, организациями - получателями товара), согласно ст. 412 Перечня составляет 5 лет (при условии проведения проверки (ревизии).

Однако про срок хранения неиспользованных доверенностей на получение ТМЦ (хранятся организациями - получателями товара) в Перечне ничего не указано. А вот Инструкция о них говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 7 инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»

Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Есть правовой принцип: «специальный закон отменяет (вытесняет) общий закон». Суть его в том, что в случае конкуренции норм общего и специального характера предпочтение при толковании и применении должно отдаваться специальным нормам. Инструкция по отношению к Перечню является специальным нормативным актом, поэтому по вопросу о сроке хранения неиспользованных доверенностей на получение ТМЦ предпочтение должно отдаваться ей. Однако, если по каким-то причинам организации потребуется хранить неиспользованные доверенности на получение ТМЦ дольше предусмотренного Инструкцией срока, то никто не сможет ей запретить, только желательно регламентировать данный вопрос в локальных нормативных актах с четким обоснованием необходимости такого хранения.

О хранении доверенностей на представление интересов организации читайте в статье «Хранение доверенностей: технология и сроки » на стр. 12 журнала № 9’ 2011
Окончание статьи, посвященное доверенностям на выдачу ТМЦ, а также начало цикла по оформлению доверенностей на представление интересов организации читайте в следующем номере журнала.

Сноски

Свернуть Показать